規範檔案移交工作

2021-12-30 08:53:08 字數 797 閱讀 9814

為規範公司檔案管理,保障檔案的安全,準確、全面地做好檔案資料的歸檔工作,結合我公司檔案工作現狀,現將檔案資料移交的有關事項及要求通知如下,望各部門遵照執行。

一、工作職責

1、各部門的兼職檔案員為第一責任人,負責檔案資料的收集、整理及移交工作。移交時,要完成移交資料的分類、編目等整理工作,並保證本部門涉及前期資料如實歸檔,按期歸檔。

2、各部門總監為本部門檔案收集移交工作的第二責任人,負責全程監督管理本部門檔案資料的移交工作。

3、建設專案資料員為該專案檔案資料管理第一責任人,負責專案申報、建設、竣工驗收等全過程資料文件的分類整理、歸檔。

4、各部門其他工作人員負責將自己工作範疇內所涉及的相關歸檔資料及時交於本部門兼職檔案員。

二、收集移交要求

1、各部門兼職檔案員對照歸檔範圍,完成本部門各類資料的收集工作,嚴格按照要求編制《移交資料清冊》,並負責向檔案室移交;

2、各部門對所收集的資料進行初步整理:

(1)、部門總監負責所移交資料的鑑定:是否齊全、系統和準確,並組織相關人員加以補充完善;

(2)、移交資料應為原件,無原件移交複製件,並核對印章簽字的真偽。移交資料應包括紙質版和電子掃瞄版;

(3)、各部門應將常用資料複製留存;

3、**和聲像檔案、實物檔案由形成部門負責收集,並編寫文字說明,及時向檔案室移交;

三、其他注意事項

1、檔案應按《移交資料清冊》規定順序移交檔案室。移交時,交接雙方清點核對,無誤後履行移交手續,詳細填寫並簽訂《移交資料清冊》。

2、已移交資料,在檢查期間,若發現資料存在不完善情況,原資料移交人應在規定時限內及時補充、完善。

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