1.描述物件不同
業務流程圖的描述物件是某一具體的業務;資料流程圖的描述物件是資料流。
業務是指企業管理中必要且邏輯上相關的、為了完成某種管理功能的一系列相關的活動。在系統調研時,通過了解組織結構和業務功能,我們對系統的主要業務有了乙個大概的認識。但由此我們得到的對業務的認識是靜態的,是由組織部門對映到業務的。
而實際的業務是流動的,我們稱之為業務流程。一項完整的業務流程要涉及到多個部門和多項資料。例如,生產業務要涉及從採購到財務,到生產車間,到庫存等多個部門;會產生從原料採購單,應收付賬款,入庫單等多項資料表單。
因此,在考察一項業務時我們應將該業務一系列的活動即整個過程為考察物件,而不僅僅是某項單一的活動,這樣才能實現對業務的全面認識。將一項業務處理過程中的每乙個步驟用圖形來表示,並把所有處理過程按一定的順序都串起來就形成了業務流程圖。如圖1所示,就是某公司物資管理的業務流程圖。
資料流程圖是對業務流程的進一步抽象與概括。抽象性表現在它完全捨去了具體的物質,只剩下資料的流動、加工處理和儲存;概括性表現在它可以把各種不同業務處理過程聯絡起來,形成乙個整體。從安東尼金字塔模型的角度來看,業務流程圖描述物件包括企業中的資訊流、資金流和物流,資料流程圖則主要是對資訊流的描述。
此外,資料流程圖還要配合資料字典的說明,對系統的邏輯模型進行完整和詳細的描述。
2.功能作用不同
業務流程圖是一本用圖形方式來反映實際業務處理過程的「流水帳」。繪製出這本流水帳對於開發者理順和優化業務過程是很有幫助的。業務流程圖的符號簡單明瞭,易於閱讀和理解業務流程。
繪製流程圖的目的是為了分析業務流程,在對現有業務流程進行分析的基礎上進行業務流程重組,產生新的更為合理的業務流程。通過除去不必要的、多餘的業務環節;合併重複的環節;增補缺少的必須的環節;確定計算機系統要處理的環節等重要步驟,在繪製流程圖的過程中可以發現問題,分析不足,改進業務處理過程。
資料流程分析主要包括對資訊的流動、傳遞、處理、儲存等的分析。資料流程分析的目的就是要發現和解決資料流通中的問題,這些問題有:資料流程不暢,前後資料不匹配,資料處理過程不合理等。
通過對這些問題的解決形成乙個通暢的資料流程作為今後新系統的資料流程。資料流程圖比起業務流程圖更為抽象,它捨棄了業務流程圖中的一些物理實體,更接近於資訊系統的邏輯模型。對於較簡單的業務,我們可以省略其業務流程圖直接繪製資料流程圖。
3.基本符號不同
(1)業務流程圖的常用的基本符號有以下六種,見圖2所示。
(2)資料流程圖的基本符號見圖3所示
對資料流程圖的基本符號解釋如下:
外部實體表示資料流的始發點或終止點。原則上講,它不屬於資料流程圖的核心部分,只是資料流程圖的外圍環境部分。在實際問題中它可能是人員、計算機外設、系統外部的檔案等。
在圓形框中用文字註明外部實體的編碼屬性和名稱。
資料流是用箭頭線及其上的資料表示資料流動的方向,資料流由乙個或一組資料項組成。
資料儲存表示邏輯意義上的資料儲存環節,不考慮儲存的物理介質和技術手段的資料儲存環節。它用乙個右邊開口的長方形條來表示,圖形右部填寫儲存的資料和資料集的名字,左邊填寫該資料儲存的標誌。
處理邏輯加工也稱為處理或功能,它包括兩方面的內容:一是改變資料結構;二是在原有資料內容基礎上增加新的內容,形成新的資料。一般用乙個長方形表示處理邏輯,圖形下部填寫處理的名字,上部填寫該處理的標誌。
關於業務流程圖和資料流程圖的基本符號很多教材上都不完全一致,還沒有形成乙個統一的標準。例如,有的教材上用圓形表示外部實體,有的用矩形表示外部實體。二者所使用的符號不同,但代表的含義都相同。
業務流程圖中的業務處理和儲存這兩個符號和資料流程圖中的相應的符號基本一致;業務流程圖和資料流程圖中都有箭頭線的符號,但含義不同:業務流程圖中的箭頭線表示資訊流向,它沒有名稱;資料流程圖中的箭頭線表示某一資料流,它有名稱,通常寫在資料流的上方。
4.繪製過程不同
業務流程圖就是用一些規定的符號及連線來表示某個具體務處理過程。業務流程圖的繪製是根據系統詳細調查過程中所得的資料,按業務實際處理過程,用規定的符號將它們繪製在同一張圖上。它的繪製無嚴格的規則,只需簡明扼要地如實反映實際業務過程。
在繪製過程中一般也遵循「自頂向下」的原則。
資料流程圖的繪製方法較為複雜,它是按照「自頂向下,逐層求精」的方法進行的,也就是將整個系統當成乙個處理功能,畫出它和周圍實體的資料聯絡過程,即乙個粗略的資料流程圖(頂層資料流程圖),然後逐層向下分析,直到把系統分解為詳細的低層次的資料流程圖。如圖a是乙個高等學校學藉管理系統的頂層資料流程圖。圖b、圖c則分別是學藉管理系統的2層、3層資料流程圖。
繪製資料流程圖的注意事項:
①資料流程圖的繪製一般是從左到右進行。從左側開始標出外部實體,然後畫出由外部實體產生的資料流,再畫出處理邏輯、資料流、資料儲存等元素及其相互關係,最後在流程圖的右側畫出接收資訊的系統外部實體。
②父圖與子圖的平衡。子圖是對父圖中處理邏輯的詳細描述,因此父圖中資料的輸入和輸出必須在子圖中反映。父圖與子圖的平衡是資料流守恆原則的體現,即對每乙個資料處理功能來說,要保證分解前後的輸入資料流與輸出資料流的數目保持不變。
③資料流至少有一端連線處理框。資料流不能直接從外部實體直接傳送到資料儲存,也不能從資料儲存直接傳送到外部實體。
④資料儲存輸入/輸出協調。資料儲存必定有輸入資料流和輸出資料流,缺少任何乙個則意味著遺漏了某些加工。
⑤資料處理流入/流出協調。只有流入沒有流出,則資料處理無需存在;只有流出沒有流入的資料處理不可能滿足。
⑥合理命名,準確編號。對資料流程圖的基本元素進行編號,這樣有利於編寫資料字典及方便系統設計人員和使用者的閱讀與理解。
二、業務流程圖和資料流程圖的聯絡
1.業務流程圖和資料流程圖都是從流程的角度動態地去考察分析物件,都是用圖形符號抽象地表示調查結果。
2.資料和業務的聯絡具體表現在:資料流是伴隨著業務過程而產生的,它是業務過程的衍生物;資料資料基本上也是按組織結構或業務過程收集的;在資料彙總時,我們也是以業務流程為單位,將同一業務的不同處理步驟中的資料加以集中;資料流程圖的繪製遵照業務處理的全過程。
3.資料流程圖和業務流程圖存在一定的對應關係。由業務流程圖可以匯出相應的資料流程圖。
有兩種思路:一種是先按業務流程圖理出的業務流程順序,然後將相應調查過程中所掌握的資料、表單分離出來,接下來考查資料的流向,加工處理過程和儲存,把它們串起來就繪製成一完整的資料流程圖;另一種是從業務流程中分離出處理過程,再考查每乙個處理過程的輸入資料與輸出資料,將業務過程中所有的處理過程的輸入、輸出資料流進行有機的整合就形成了乙個完整的資料流程圖。
業務流程圖與資料流程圖的區別與聯絡
1.描述物件不同 業務流程圖的描述物件是某一具體的業務 資料流程圖的描述物件是資料流。業務是指企業管理中必要且邏輯上相關的 為了完成某種管理功能的一系列相關的活動。在系統調研時,通過了解組織結構和業務功能,我們對系統的主要業務有了乙個大概的認識。但由此我們得到的對業務的認識是靜態的,是由組織部門對映...
業務流程及資料流程圖
業務流程圖舉例 某大學現在實行校 系兩級學習成績管理，學校教學管理科 系教務員部登記學生成績。任課教師把學生成績單一式兩份分別送系教務員和學校教學管理科 簡稱教管科 系教務員根據成績單登入學籍表，學期結束時，給學生發成績通知，並根據學籍管理條例，確定每個學生公升級 補考 留級 退學的情況。教管科根據...
資料流程圖
實訓07 資料流程圖繪製 實驗目的 1 了解系統分析的主要步驟 2 掌握資料流程圖的繪製方法 實驗條件 個人計算機一台 個人計算機中預裝office2003包含visio2003 通過區域網形式接入網際網路 知識準備 本實驗需要的理論知識 管理資訊系統的基本知識。實驗內容與步驟 1.在盤點管理流程中...