專案文件管理規範
金蝶建築與房地產事業部
實施管理部
目錄1. 目的 3
2. 範圍 3
3. 文件發布標準 3
4. 文件變更標準 4
5. 文件歸檔標準 4
6. 專案文件範圍 5
7. 文件審計標準 6
附件 10
在專案生命週期中會形成很多文件資料，包括工作文件和技術文件。這些文件資料是未來進行系統維護、公升級和提供運維服務所必須的，是專案管理中非常重要的一部分工作。為加強專案過程中的風險控制，維護金蝶公司利益，特制訂本規範對專案各類文件進行規範管理。
從法律角度來看，專案生命週期中產出的文件代表了金蝶公司作為服務提供方按照合同約定完成交付義務的標誌，具有重要的證據作用；同時也代表了客戶方對金蝶公司提供的服務的接受和確認。
此規範適用於組織內所有專案的文件管理活動，並且各公司設定了相應的專案管理辦公室（pmo）管理專案，各公司可依據自身的實際情況進行修改選用。
為了規範專案文件的格式、結構、範圍和填寫標準等，金蝶房地產實施管理部參考公司開發方**和實施方**，整理了專案各階段需要提交的文件名稱和模板，通過評審後進行發布，所有在建專案均須使用標準模板。
流程說明：
（1） 專案管理專員參考公司實施方**和開發方**制定文件模板；
（2） pmo對文件進行評審，部門經理對文件進行會審；
（3） 審核通過後，專案管理專員通過oa和郵件發布。
注：pmo為專案管理辦公室，文件模板見實施工具包中，參考選用。
在文件使用過程中，如果發現文件模板或提交方式等有問題，可以提交變更需求，由pmo進行評審，評審通過後，由pmo修改並進行發布應用。
流程說明：
（4） 顧問或專案經理將變更需求提交給部門經理審核；
（5） 部門經理彙總後提交pmo評審；
（6） 專案管理專員根據需求修改標準模板，並發布應用。
一般而言，專案生命週期中的重要文件都需客戶方專案經理簽字並加蓋公章。但考慮到文件重要性不同以及實際情況的複雜性，不同性質文件的確認標準也有所不同。需要客戶簽字或蓋章確認的各專案成果、文件和檔案一律採取書面形式提交pmo，不得通過口頭、電子郵件等其他形式。
紙質文件提交的同時，需要提交版本一致的電子檔（在蓋章審批的時候作為附件提交即可），以供pmo進行專案配置管理。
流程說明：
（1） 專案經理將經客戶專案經理簽字蓋章的專案文件原件提交部門經理；
（2） 部門經理審查確認後，將文件（原件）提交pmo；
（3） pmo蓋章後，留乙份存檔，同時更新文件伺服器（vss）；
（4） pmo將經公司蓋章的文件返回給專案經理。
實施類專案週期主要包含專案規劃、藍圖設計、系統建設、系統切換和持續支援五個階段，開發類專案週期主要包含規劃、設計、編碼、上線和驗收五個階段，各個階段的工作任務不同，所涉及和需要提交的文件也有所不同。
實施類文件清單：
開發類文件清單：
備註及說明：
（7） 所有文件一式兩份，乙份公司存檔，乙份客戶存檔；
（8） 文件頁數≦2頁時每頁都須蓋章；文件頁數﹥2頁時，首頁和未頁須蓋章，其餘蓋騎縫章；
（9） 專案立項時，可根據評審情況適當裁減。
pmo設定專案管理專員，定期（每個季度不少於一次）根據《文件審計標準》審計專案文件，並出具《文件審計報告》，審計報告發：專案經理、部門經理、pmo經理。《文件審計報告》發出後，專案經理有2周的整改時間，2週後pmo再組織審計，其作為階段審計結果，納入專案kpi考核，最終審計結果影響kpi。
為了體現文件審計的可操作性和標準性，本規範建立了審計評分規則，按照標準模板設定checklist點和對應分值，對顧問提交上來的文件逐項進行打分，從而判定文件是否合格，打分結果納入專案kpi考核。
文件審計評分標準（滿分100分，不合格項扣分）
文件審計評分標準（加分部分，滿分20分，合格項加分）
專案計畫v1
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