在財務管理中的高階應用
5.1 excel模板簡介
5.1.1 excel摸板功能及其建立
excel摸板是一種用來生成其他工作簿的格式檔案。由乙個摸板檔案生成的檔案，可包括與摸板檔案特徵相同的布局、檔案、資料公式、設定、樣式、名稱、巨集、工作表控制以及visual basic模組表每乙個由模板檔案生成的工作簿是模板的複製品。模板在財會管理、製作報表的資料錄入、支出賬項以及保證個分支部門預算規範的一致性方面是十分有用的。
excel模板與普通工作簿在形式上是完全一樣的，但是功能上有如下兩個基本區別。
（1） 工作簿是一次應用的，模板是多次應用的。開啟乙個模板時僅開啟模板的複製件而不是模板本身。
（2） 模板檔案的擴充套件名為.xlt
除此而外，工作簿模板與工作沒有什麼不同。
1 建立和儲存工作簿模板
建立模板與建立工作簿檔案完全一致。開始時，建立excel的工作表、圖表或其他檔案，然後加人資料、格式的檔案所需的其他資訊，最後以模板檔案型別存檔。
（1） 建立乙個工作簿模板的實質是在通常的工作表編輯環境下，設計好乙個工作簿的錶樣。設計的工作簿包含模板所需要的全部內容（如**布局、資料、文字、格式、公式、以及控制等）。所謂建立模板就是它存為模板形式，步驟如下：
1 選取excel檔案「excel另存為「命令；
2 輸入模板名稱，按通常方式選取存放模板的檔案目錄；
3 在excel「另存為」對話方塊中選擇儲存型別為excel「模板」，它自動將副檔名.xlt加到檔案後，如圖5-1-1所示；
4 單擊excel「儲存」按鈕。
注意：在excel「檔名」文字框內，僅僅將副檔名改寫成.xlt並不能將資料夾及模板格式儲存，一定不能忽略上面的第4步。
（2） 自動模板
要改變excel的預設、（預設）字型、格式、保護狀況等工作屬性，最好生成乙個自動模板。例
如，可以生成一張工作簿的自動模板，它包括使用者名字或當前日期作為腳注。如果將乙個模板檔案以名字book存入目錄c：\mydocuments\hy下，該模板檔案稱為自動模板，它為使用者所建的一切新工作簿賦予模板式樣，實際上它控制所有新工作簿的樣式和內容。
生成自動模板的步驟如下：
1 開啟或建立乙個用所有新工作簿樣式的工作簿，如必須的資料、公式以及所需要的格式；
2 選取「檔案」「另存為」命令；
3 在「檔名」文字框鍵入book，如圖5-1-2所示；
4 在「儲存位置」處選取c:\mydocuments\hy;
5 從「儲存型別「列表框內選取」模板「，它將副檔名.xlt加到檔案後；
6 單擊「儲存」按鈕。
在生成自動模板後，每當開啟乙個新工作表（例如選取命令「檔案」「新建」，或凌晨擊常用工具欄的「新建」按鈕），新工作表自動命名為book的模板樣式。因為利用模板建立的新檔案都以模板名加乙個整數的形式命名，所以模板名不宜過長，以不超過6個字元為宜。
5.1.2 維護和使用模板
建立、儲存工作模板是為了使用模板。為了更好地使用模板，還應對模板進行一定的維護。
1 從模板建立工作表
開啟乙個模板將生成乙個以模板為基礎的新工作表檔案，但模板本身並不改變，新文
件使用臨時檔名。例如，槿板檔案為「工業企業財務報表.xlt」，新檔名則為「工業財務報表1.xls、工業企業財務報表2.xls等。
根據模板建立的不同形式，從模板建立工作表的方式有所不同。但有乙個共同點是，要用模板建立工作表，該模板一定不能以模板檔案本身開啟。
1 如果建立模板未存放在目錄c:\mydocments\hy下，則只能使用「檔案」「開啟」命令，在「開啟」對話方塊中直接選擇模板檔案開啟。注意這時並非開啟模板檔案本身，而是乙個與模板檔案內容完全相同的工作表檔案。
2 如果建立的模板存放在c:\mydocuments\hy目錄下，但名字不是book.xlt（即非自動模板p，而且在該上目錄下沒有自動模板檔案，則除了用「檔案」「開啟」命令外，使用「檔案」「新建」命令將開啟乙個「新檔案」對話方塊，該對話方塊內顯示所有c:
\mydocments\hy目錄下模板，使用者可從呂選擇乙個模板用於建立自己的工作簿檔案。
3 如果建立了乙個自動模板，除了用「檔案」「開啟」命令外，也可以使用「檔案」「新建」命令。這時不開啟「新檔案」對話方塊，而是直接按自動模板建立新檔案，如圖5-1-3所示。
如上所述，雖然可以開啟乙個存於任何乙個下模板用「資料夾」「開啟」命令，但只
有存於目錄c:\mydocuments\hy下的模板才能出現在「新檔案」對話方塊內供呼叫。如果建立聞自動模板，又要使用他模板檔案時，也只有使用「檔案」「開啟」命令。
在圖5-1-3中單擊「確定」按鈕，則會出現圖5-1-4所示資產負債表模板，它是在「工業企業財務報表.xlt 」檔案下的。
如果要用「工業企業財務報表.xlt的其他模板，另建立一張完全相同的工作表檔案，直接用「檔案」「開啟」命令選中檔案「工業企業財務報表.xlt」，按回車建。
如果該模板檔案儲存在c:\mydocuments\hy下，使用「檔案」「新建」命令從新檔案對話方塊內選擇「工業企業財務報表.xlt」，按回車鍵。
2 編輯模板
乙個模板應當反映不同時間的要求，因此需要有時隨時修改。可像編輯普通工作簿一樣編輯模板檔案。但是，開啟模板檔案與開啟普通檔案有一點區別，否則開啟的就不是模板檔案本身而只是它的複製件。
在這種情況下，不能對模板檔案做任何修改。如果要編輯模板檔案，必須開啟模板檔案本身，過程如下：
1 選取「檔案」「開啟」命令，或單擊常用工具欄的「開啟」按鈕；
2 在「開啟」對話方塊內，選取想要編輯的模板檔名；
3 按住shift鍵，單擊「確定」按鈕。
因為在第3步按住了shift鍵，開啟的就是模板檔案本身。編輯後，再選「檔案」「儲存檔案」命令，將修改後模板檔案以同名存檔。
2 插入工作表模板
有時，使用者需要組裝若干個不同型別的模板到工作簿中。把乙個模板插入人當前工作簿之內，其步驟如下：
1 移動滑鼠指標至想要插入模板表其前的工作表標籤，然後單擊滑鼠右鍵；
2 選取「插入」命令，彈出「插入」對話方塊（見圖5-1-5），其中包括早先建立的模板檔案「工業企業財務報表.xlt「；
3 選取想要插入的模板表，此處為「工業企業財務報表.xlt；
4 單擊「確定」按或按回車鍵。
5.1.3模板格式設計
模板格式設計包括錶樣格式設計、公式設計（與巨集設計有關）以及顯示形式設計三方面內容。錶樣格式設計是指按照實際報表的格式，在excel上進行的報表式樣的設計。圖5-1-4所示的資產負債表就是工業企業常用的錶樣格式，關於報**式設計將在第6章報表模板應用例項中進行詳細介紹。
公式設計（與巨集設計有關）我們將在5.2節中進行介紹。此處主要介紹顯示形式的設計。
1格式設計的必要性
由於excel的資料格式定義比較複雜，有時難免遇到一些問題。本節主要介紹一些常用的格式定義技巧。
如果讀者使用的是office 97版本的excel，當然啟動excel，並在「檔案」選單下選擇「新建」時，選擇「電子**模板」，您會看到許多電子模板，如圖5-1-3所示。其中包括各種行業的會計報表，您可以選擇乙個適合本單位的會計報表。這種報表可能並不完全適合本單位，您可以對它進行修改，使之成為乙個可用的報表模板。
圖5-1-4是工業企業財務報表模板中的資產負債表模板。
2 格式化數字
當在excel裡往單元格輸入乙個數字時，這個數字不可能以輸入時的數值形式出現在工作表裡，例如某些尾零可能已經被遺漏了。excel把所有的數字和日期都作為數字儲存起來，在螢幕上顯示的數字或日期都是被數字格式化了的。
excele有許多定義好的數字和日期/時間格式。另外，使用者可以設計自己的宣稱格式，可以包括使用者指定的字元和符號，指定想要的十進位制精度，並能應用16種不同顏色中的任何一種。這些格式和顏色甚至能夠根據單元格裡的數值範圍來進行改變。
沒有使用的、或者已經被清理的單元格具有常規數字格式，這意味著excel用要能是最高的精度顯示乙個數字。如果這個數字太大或太小，就用科學格式來顯示。例如：
5.367e+0.5。
如果乙個數字或日期還是太大以致於不適合指定的格式，這個單元格就用#符號來填充。
（1） 了解格式化數字的潛在危險
在螢幕上出現的格式化數字不可能具有計算中使用的數字相同的值。這個差異造成顯示的或列印的結
果與手工計算的結果不一樣。
為建立使用者自己的整個工作表，以便使顯示的數字與那些用在計算裡的數字匹配，選擇「工具（t）」「選項（o）」命令，「重新計算」標籤。選擇「以顯示值為準（p）」核取方塊（當選擇「確定」按鈕時，將會被警告：「資料將永遠失去其精度」）。
使用者也可通過使用excel中的roundo涵數來設定選定單元格的精度。例如，可以在e5單元格裡使用公式「=round（b5*c5，2）」，這個公式在求和前對相乘的值進行了捨入處理。在做前一步的計算前總是要捨入的。
（2） 使用excel的自動數字格式
儲存在單元格裡的數字、日期的時間都是純粹的數字，沒有經過格式化。然而，excel要考察輸入的數
字格式，以決定這個應用程式是否能夠格式化乙個單元格。例如把數字#12.95輸入到乙個使用預設的常規格式格里，那麼e xcel將格式化這個單元格為貸幣使用。
若輸入到乙個百分數（如15%）到乙個使用常規格式的單元格裡，那麼雖然它在公式上是15，而在工作表裡看到它卻是15%。
警告：如果乙個單元格裡填寫有#字元，那麼按當前的格式，它的列就沒有足夠的寬度來容納裝入的數字。為了解決這個問題，加寬列寬。
如果對這個列的加寬引起了工作表其他地方的格式化問題，使用text（）涵數來把這個數字改變成文字。數字或日期能夠超過單元格的寬度，並可以有任何格式，包括自定義的格式。
（3） 設計自定義數字格式
使用者可以為金融或科學試驗任務設計自己表示數字的格式，並為編制數字目錄、**號碼、各國貨幣
等等建立各種不同的格式。無論何時，當需要用特殊的方法顯示數字時，都可根據需要使用自定義的數字格式。
附註：excel包括了一些用於社會保險號數字和**號碼的特殊格式，如果這是想要建立的格式型別、就不必再建立自定義的格式了。需要做的事情僅僅是在分類列表中選定特殊項，然後選定所想要的格式。
1 了解自定義數字格式
建立乙個定義數字格式是很容易的，但需要了解幾個excel用來定義乙個數字碼的符號。為了建立自己的數字格式，需要在數字標籤裡把這些符號輸入「型別（t）」字框裡去。
建立的自定義格式有4個部分。就像下面所示的語法例子：
positive format; negative format; zero formt; text formt
請注意，每一部分都被乙個分號所分開。第一部分指出一單元格裡正數的格式，第二部分指出一單元裡負數的格式，如此等等。
使用的符號作為佔位或格式指示符。請注意，0作為乙個佔位符，並且在沒有任何數字被顯示的位置上顯示乙個0。
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