函式與公式的概念
什麼是函式?
excel函式即是預先定義，執行計算、分析等處理資料任務的特殊公式。以常用的求和函式sum為例，它的語法是「sum(number1,number2其中「sum」稱為函式名稱，乙個函式只有唯一的乙個名稱，它決定了函式的功能和用途。函式名稱後緊跟左括號，接著是用逗號分隔的稱為引數的內容，最後用乙個右括號表示函式結束。
引數是函式中最複雜的組成部分，它規定了函式的運算物件、順序或結構等。使得使用者可以對某個單元格或區域進行處理，如分析存款利息、確定成績名次、計算三角函式值等。
按照函式的**，excel函式可以分為內建函式和擴充套件函式兩大類。前者只要啟動了excel，使用者就可以使用它們;而後者必須通過單擊「工具→載入巨集」選單命令載入，然後才能像內建函式那樣使用。
如果函式要以公式的形式出現，它必須有兩個組成部分，乙個是函式名稱前面的等號，另乙個則是函式本身。
一、初步了解excel公式
1.什麼是公式
前面已經介紹過，我們把「公式」列為不同於「數值」和「文字」之外的第三種資料型別。公式的共同特點是以「=」號開頭，它可以是簡單的數學式，也可以是包含各種excel函式的式子。
2.公式由哪些元素組成
輸入到單元格中的公式均由等號開頭，等號後面由如下五種元素組成：
運算子：例如「+」或者「*」號。
單元格引用：它包括單個的單元格或多個單元格組成的範圍，以及命名的單元格區域。這些單元格或範圍可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。
數值或文字：前面介紹過的兩種資料型別。例如，「100」或「新悅國際教育集團」。
工作表函式：可以是excel內建的函式，如sum或max，也可以是自定義的函式。
括號：即「(」和「)」。它們用來控制公式中各表示式被處理的優先權。
了解公式的組成是建立公式必備的基礎。另外，excel工作表中的公式最多可以由1024個字元組成，我們日常所建立的公式，超過100個字元的已經非常少，因此這個長度足夠我們使用了。
看看公式長什麼樣子
一、在公式中使用引用
我們在往單元格中輸入公式回車以後，單元格中會顯示公式計算的結果，如果要檢視公式，可以選中該單元格，單元格中的公式則會顯示在編輯欄中。
我們先來看看如果不使用引用將會有什麼弊端。
1.不使用引用的弊端
在圖1所示的工作表中，a列和b列單元格分別存放著「單價」和「數量」資料，顯然它們都是「數值」型別的，為了求出「fx82ms」的「金額」數值，可以在d2單元格中輸入公式「=250.5*12」，回車後d2單元格顯示該公式的計算結果「3006」。
圖1 這個公式中並沒使用引用，而是使用的具體數值。下面我們來分析一下不使用引用的兩個缺點：
首先，假設「單價」或「數量」的值改變了，我們必須對公式進行修改，這讓人覺得這個公式相當死板，毫無靈活性。
其次，假設我們想求出圖1中後面的各種商品的「金額」數值，必須重新逐個輸入公式，這樣不僅費時費力，而且還容易出錯。
如果在公式中使用引用則可以很好地克服上述的兩個缺點，下面我們仍利用圖1的**進行說明。
excel公式位置的引用
乙個引用位置代表工作表上的乙個或者一組單元格，引用位置告訴excel在哪些單元格中查詢公式中要用的數值。通過使用引用位置，我們可以在乙個公式中使用工作表上不同部分的資料，也可以在幾個公式中使用同乙個單元格中的數值。
我們也可以引用同乙個工作簿上其它工作表中的單元格，或者引用其它工作簿，也可以引用其他應用程式中的資料。引用其他工作簿中的單元格稱為外部引用。引用其他應用程式中的資料稱為遠端引用。
單元格引用位置基於工作表中的行號和列標。
7.4.1單元格位址的輸入
在公式中輸入單元格位址最準確的方法是使用單元格指標。我們雖然可以輸入乙個完整的公式，但在輸入過程中很可能有輸入錯誤或者讀錯螢幕單元位址，例如，我們很可能將「b23」輸入為「b22」。因此，在我們將單元格指標指向正確的單元格時，實際上已經把活動的單元格位址移到公式中的相應位置了，從而也就避免了錯誤的發生。
在利用單元格指標輸入單元格位址的時候，最得力的助手就是使用滑鼠。
使用滑鼠輸入的過程如下：
（1）選擇要輸入公式的單元格，在編輯欄的輸入框中輸入乙個等號「=」。
（2）用滑鼠指向單元格位址，然後單擊選中單元格位址。
（3）輸入運算符號，如果輸入完畢，按下「enter」鍵或者單擊編輯欄上的「確認」按鈕。如果沒有輸入完畢，則繼續輸入公式。
例如，我們要在單元格「b2」中輸入公式「=a1+a2+c6」，則可將滑鼠指向單元格「b2」，然後鍵入乙個「=」號，接著將滑鼠指向「a1」單擊，再鍵入「＋」號，重複這一過程直到將全部公式輸入進去。
7.4.2相對位址引用
在輸入公式的過程中，除非我們特別指明，excel一般是使用相對位址來引用單元格的位置。所謂相對位址是指：當把乙個含有單元格位址的公式拷貝到乙個新的位置或者用乙個公式填入乙個範圍時，公式中的單元格位址會隨著改變。
例如在上一節中，輸入的公式實際上代表了如下的含義：將單元格「a1」中的內容放置到「b2」單元格中，然後分別和「a2」、「c6」單元格中的數字相加並把結果放回到「b2」單元格中。使用相對引用就好像告訴乙個向我們問路的人：
從現在的位置，向前再走三個路口就到了。
例如，我們將上例中的公式「=a1+a2+c6」分別拷貝到單元格「c2」、「d2」、「b3」和「b4」中。圖7-5顯示了拷貝後的公式，從中看到相對引用的變化。
7.4.3絕對位址引用
在一般情況下，拷貝單元格位址時，是使用相對位址方式，但在某些情況下，我們不希望單元格位址變動。在這種情況下，就必須使用絕對位址引用。
所謂絕對位址引用，就是指：要把公式拷貝或者填入到新位置，並且使公式中的固定單元格位址保持不變。在excel中，是通過對單元格位址的「凍結」來達到此目的，也就是在列號和行號前面新增美元符號「＄」。
下面以圖7-6來中的「b2」單元格來說明絕對位址引用。例如，公式「=a1*a3」中的「a1」是不能改變的。我們就必須使其變成絕對位址引用，公式改變為「=$a$1*a3」，當將公式拷貝時就不會被當作相對位址引用了，從圖7-6的「c2」單元格可看到發生的變化。
7.4.4混合位址引用
在某些情況下，我們需要在拷貝公式時只有行保持或者只有列保持不變。在這種情況下，就要使用混合位址引用。所謂混合位址引用是指：
在乙個單元格位址引用中，既有絕對位址引用，同時也包含有相對單元格位址引用。例如，單元格位址「$a5」就表明保持「列」不發生變化，但「行」會隨著新的拷貝位置發生變化；同理，單元格位址「a$5」表明保持「行」不發生變化，但「列」會隨著新的拷貝位置發生變化。圖7-7是混合位址引用的範例。
7.4.5三維位址引用
前面我們學習過，microsoftexcel2000中文版的所有工作是以工作簿展開的。比如，要對一年的12個月銷售情況進行彙總，而這些資料是分布在12張工作表中的，要完成這些銷售資料的彙總，就必須要能夠讀取（引用）在每張**中的資料，這也就引出了「三維位址引用」這一新概念。
所謂三維位址引用是指：在一本工作簿中從不同的工作表引用單元格。三維引用的一般格式為：
工作表名！：單元格位址，工作表名後的「！」是系統自動加上的。
例如我在第二張工作表的「b2」單元格輸入公式「=sheet1!:a1+a2」，則表明要引用工作表「sheet1中的單元格『b1』和工作表sheet2中的單元格『b2』相加，結果放到工作表sheet2中的『b2』單元格。
利用三維位址引用，可以一次性將一本工作簿中指定的工作表的特定單元格進行彙總。
函式的引數
函式右邊括號中的部分稱為引數，假如乙個函式可以使用多個引數，那麼引數與引數之間使用半形逗號進行分隔。
引數可以是常量(數字和文字)、邏輯值(例如true或false)、陣列、錯誤值(例如#n/a)或單元格引用(例如e1:h1)，甚至可以是另乙個或幾個函式等。引數的型別和位置必須滿足函式語法的要求，否則將返回錯誤資訊。
(1)常量
常量是直接輸入到單元格或公式中的數字或文字，或由名稱所代表的數字或文字值，例如數字「2890.56」、日期「2003-8-19」和文字「黎明」都是常量。但是公式或由公式計算出的結果都不是常量，因為只要公式的引數發生了變化，它自身或計算出來的結果就會發生變化。
(2)邏輯值
邏輯值是比較特殊的一類引數，它只有true(真)或false(假)兩種型別。例如在公式「=if(a3=0,"",a2/a3)」中，「a3=0」就是乙個可以返回true(真)或false(假)兩種結果的引數。當「a3=0」為true(真)時在公式所在單元格中填入「0」，否則在單元格中填入「a2/a3」的計算結果。
(3)陣列
陣列用於可產生多個結果，或可以對存放在行和列中的一組引數進行計算的公式。excel中有常量和區域兩類陣列。前者放在「{}」(按下ctrl+shift+enter組合鍵自動生成)內部，而且內部各列的數值要用逗號「,」隔開，各行的數值要用分號「;」隔開。
假如你要表示第1行中的56、78、89和第2行中的90、76、80，就應該建立乙個2行3列的常量陣列「。
區域陣列是乙個矩形的單元格區域，該區域中的單元格共用乙個公式。例如公式「=trend(b1:b3,a1:
a3)」作為陣列公式使用時，它所引用的矩形單元格區域「b1:b3,a1:a3」就是乙個區域陣列。
(4)錯誤值
使用錯誤值作為引數的主要是資訊函式，例如「error.type」函式就是以錯誤值作為引數。它的語法為「error.
type(error_val)」，如果其中的引數是#num!，則返回數值「6」。
(5)單元格引用
單元格引用是函式中最常見的引數，引用的目的在於標識工作表單元格或單元格區域，並指明公式或函式所使用的資料的位置，便於它們使用工作表各處的資料，或者在多個函式中使用同乙個單元格的資料。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格，甚至引用其他工作簿中的資料。
根據公式所在單元格的位置發生變化時，單元格引用的變化情況，我們可以引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種型別。以存放在f2單元格中的公式「=sum(a2:e2)」為例，當公式由f2單元格複製到f3單元格以後，公式中的引用也會變化為「=sum(a3:
e3)」。若公式自f列向下繼續複製，「行標」每增加1行，公式中的行標也自動加1。
如果上述公式改為「=sum($a$3:$e$3)」，則無**式複製到何處，其引用的位置始終是「a3:e3」區域。
混合引用有「絕對列和相對行」，或是「絕對行和相對列」兩種形式。前者如「=sum($a3:$e3)」，後者如「=sum(a$3:e$3)」。
上面的幾個例項引用的都是同一工作表中的資料，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的資料，就要使用三維引用。假如公式放在工作表sheet1的c6單元格，要引用工作表sheet2的「a1:a6」和sheet3的「b2:
b9」區域進行求和運算，則公式中的引用形式為「=sum(sheet2!a1:a6,sheet3!
b2:b9)」。也就是說三維引用中不僅包含單元格或區域引用，還要在前面加上帶「!
」的工作表名稱。
假如你要引用的資料來自另乙個工作簿，如工作簿book1中的sum函式要絕對引用工作簿book2中的資料，其公式為「=sum([book2]sheet1!sas1:sas8,[book2]sheet2!
sbs1:sbs9)」，也就是在原來單元格引用的前面加上「[book2]sheet1!」。
放在中括號裡面的是工作簿名稱，帶「!」的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單元格或區域時，引用物件的前面必須用「!
」作為工作表分隔符，再用中括號作為工作簿分隔符。不過三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用陣列公式等。
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