如何使會議更有效率

2021-03-15 20:48:50 字數 2422 閱讀 9255

先看乙個案例

出場人物:部門經理a及職員b、c、d、e

a:今天我們來討論兼職顧問的管理方式,大家談談自己的想法。

b:我們在各區域的兼職顧問應該有個組織,加強相互的交流和溝通,這樣才能增強凝聚力。

a:目前我們沒有精力做這個事情,這個先放放。

c:應該多給兼職顧問創造一些專業上提公升和交流的機會,這樣他們才願意給我們提供長期的服務

a:關於這點你有什麼具體的計畫嗎,前提是,不能增加公司的成本。

c:這個。。。。。。

d:可以請一些初級的顧問,他們經驗不太豐富,但從業熱情高,對收入也不會太計較,有利於我們降低成本。

a:我們服務的都是世界500強公司,這些初級顧問風險太大了。

e:可以找一些地方的小顧問公司作我們的掛牌服務商,這樣我們就不用每次再派人過去,可以大大降低差旅成本。

a:他們羽翼漸豐,會搶我們在地方的客戶。

沉默……

a:我就知道,沒有人認真動腦子想過這些問題。

a:既然這樣,我來談談自己的想法……(30分鐘過去了)對於這些,大家有什麼意見嗎?

沉默……

a:好,那就這樣,散會。

這是職場中常見的會議情境。因為承擔壓力感覺不滿的人是經理,所以我們從經理的角度分析。

從表面的事實來看,這是乙個思考周全的經理和一群不敬業的員工,但從中我們可以看出經理內心裡隱藏著一種不安全感,他這樣的溝通方式是為了讓自己的方案不受到攻擊。這個例子裡的經理,可能是帶著這樣一種想法來到會議室的:「我知道你們一直瞧不起我,認為我不夠專業。

別想否定我,我會讓你們嚐嚐我的厲害。」這就是一種「我好,你不好」的心理定位。

在這個溝通中,從表面上看,經理a提出問題:「今天我們來討論兼職顧問的管理方式,大家談談自己的想法。」這好像是一種**與**之間的正常溝通,是乙個成年人在向另幾個成年人徵求意見。

但是當職員b、c、d、e都提出自己的意見後,他們的意見都被經理a以各種理由立即否決,而且他會告訴對方否決的理由,並批評說:「我就知道,沒有人認真動腦子想過這些問題。」因此,在表面之下隱藏著另一種溝通,這就是經理a的父母狀態針對職員們的兒童狀態的溝通……。

表面上的溝通是經理與員工都像成年人一樣在討論問題,就事論事,但心理層面的真實狀況卻是乙個挑剔的父母處處指責不負責任的孩子。

溝通中的自我心理狀態

表面上的溝通是經理與員工都像成年人一樣在討論問題,就事論事。但心理層面的真實狀況卻是經理並沒有給出確切的標準,然後別人怎麼做他都苛責。他鑽的牛角尖就是他對自己的心理定位「我就知道你們瞧不起我」。

他的做法就像小時候他的父母總是批評他,使他無所適從:「做也不是,不做也不是。」成了管理人員後,他扮演了乙個批評式的父母的角色,處處挑剔在他看來不負責任的兒童一樣的員工。

這是一種童年經驗的影響,他的父母也許對他的限制過嚴,也許完全放任不管,導致他反抗的心理。

在溝通中什麼被漠視了

發起遊戲的人都會存在一種漠視現象。主要表現為漠視存在的問題,漠視問題改變的可能性,漠視個人解決問題的能力。

在此情境中,遊戲的發起人——經理,漠視的是自己的能力。按正常的溝通,他應該提出自己的計畫,讓大家提出不足之處,共同完善。如果他對自己的方案有自信,即使大家提出不同意見,自己也有能力說服。

正是因為擔心這一點,所以先否定每個人,等大家接受到他隱藏的潛台詞(你們說的都不對,說了也沒用),才提出自己的方案。經理人心理層面真實的感覺是自己平時沒有得到足夠的尊重,認為員工不認同自己,內心深處也在懷疑自己是否有能力坐在這個位置上。

經理人如何調整

如果這個經理人希望與員工實現正常的溝通,希望大家一起來完善自己的方案,他可以從以下幾個方面著手:

1)經理人應從內心深處接納自己,即使自己的能力有所欠缺,但坐在這個位置是事實。真實地接納自己首先要正視自己的不足,提出自己的方案,也提出自己的困難,明白指出哪些方面需要大家的幫助,這樣會議有效得多。

2)調整心理定位,沒有人想否定你或取代你。

下屬如何應對

1) 對於不自信的經理,要從平時的細節中注意去尊重並認可他。首先,無論領導的能力、為人如何,下屬都不能說三道四,散布領導的「流言飛語」,要管住自己的「口」。其次就是要有足夠的耐心。

這種領導比較麻煩,所以下屬一定要把自己的心態調整好。第三就是總結看看他相比較之下更注重的方面,這種領導可能既關心過程又關心結果,但是他總有些更為關注的方面,你每次可以在這些方面事先準備一下。第四,工作要做到位,把事情一條條列出來,整整齊齊,依據和資料及結論都要很清晰,他有的時候想不起來就可以去看檔案,不用來找你問一遍又一遍。

2) 對經理方案的不足之處在執行中自然地修訂,不需要事先在言語上反駁或強調。

和不自信的經理相處,還有一點最難的,就是如何不受他的情緒困擾。由於經理的焦慮,所以他可能經常處在負面的情緒下,而他的領導角色又讓他可以自由地表達這種情緒。作為下屬首先要不斷地告訴自己,他的情緒與你無關,他的評價也並非全部客觀。

只有這樣,才能在和他發生衝突時,保持冷靜,就像睜開了第三隻眼睛,能跳出來看他為什麼發脾氣。

——節選自《四大溝通模式》徐麗麗著,長江文藝出版社 ,2014 .

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