5.1 監理檔案的管理
1、 監理檔案是指監理專案部的監理人員在監理作業中所形成的文類管理；
2、 監理檔案的分級管理是指檔案形成的過程中，按職責許可權進行編制、審查和簽發；
3、 監理檔案的分類管理是指檔案形成後的編號、傳送、傳遞和保管。
5.2 監理專案部發出的監理檔案的編制和審批分為五級管理
1、 監理專案部管理制度及監理作業指導檔案、監理規劃、專業監理實施細則由有關人員編制後總監審定，作為i級檔案；監理規劃作為公司檔案經公司批准後，作為i級檔案管理；
2、 監理專案部向業主提交的重要報告：總結、月報、專題報告、圖紙會審、評審紀要、工程暫停令、延期工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告，由有關專業監理工程師編制，總監審批簽發，作為ii級檔案。
3、 監理專案部所發正式函件由有關監理工程師編制，總監理工程師簽發，作為iii級檔案。
4、 監理專案部所發工程聯絡單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監理作業表等由有關專業監理工程師編制，交規定的簽發人審核後簽發，作為ⅳ級檔案。
5、 監理統計表以及其他監理內部檔案通知等作為ⅴ級檔案。
5.3 監理作業中形成監理檔案的分類
1、 按專業分類，分為以下幾類：建築、結構、供配電、弱電通訊、採暖、通風、消防、給水、排水及綜合等。
2、 檔案性質分類：
綜合管理：監理規劃、監理的管理制度、監理專案部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計，施工單位的作業指導書等綜合性施工作業指導檔案進行審核所發的工程聯絡單；
質量管理：對施工質量、裝置質量等所發的通知單、聯絡單等有關質量控制檔案；
進度管理：對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答覆所發出的聯絡單、通知單等有關投資控制的檔案；
安全文明控制：對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監督檔案；
合同管理：對合同執行中的問題（包括索賠）所提出的意見而發出的聯絡單和通知單等檔案。
5.4 監理部收到的工程檔案的分類管理
1、 來自建設單位的工程檔案：
建設單位的正式公文，可作為業主來函（包括上級審批檔案）建檔管理；
建設單位所編制的日常工程檔案按如下分類進行管理 ；
---建設單位所編制的會議紀要；
---建設單位和第三方所簽訂的合同檔案；
---建設單位有關建設專案報建檔案；
---建設單位所**的裝置檔案；
---建設單位所**的設計檔案；
---質量監督站檔案；
---建設單位所發的通知單、聯絡單；
---施工現場建設管理制度。
2、 來自設計單位的檔案，可按如下分類管理：
初步設計檔案及概算書；
主/輔機裝置技術規範書；
施工圖設計檔案；
施工圖預算；
設計變更；
設計聯絡會資料。
3、 來自施工和承包單位的工程檔案可按如下分類管理：
施工依據檔案和技術檔案（施工組織設計及作業指導書）；
開工報批檔案；
要求變更施工設計或材料代用的檔案和聯絡單；
質量保證資料；
要求變更施工進度的檔案和聯絡單；
要求增加費用或要求索賠的檔案和憑證；
關於施工質量方面的檔案或聯絡單；
關於裝置質量和開箱驗收的檔案和聯絡單；
工程除錯檔案；
施工質量驗評資料及安裝除錯記錄；
製造廠家的變更、答覆、提供資料、方案等；
承包單位提供的檢驗檔案和自製檔案、憑證和單據；
各承包單位的正式來函做專檔管理；
事故處理及不合格項處理；
施工總結及技術總結。
5.5 檔案的傳送
1、 所有檔案的收發傳送由資訊員負責；
2、 監理檔案發出前應按32條的規定，由審批人簽字後發出；
3、 收入檔案應交總監批閱，按批閱意見交有關負責人處理；
4、 監理部編制對外傳送報表應按報表規定的審簽許可權審批；
5、 承包單位的報表審查，按36條規定的審簽許可權分別遞送審查；
6、 監理部收發檔案用表見表3-1 3-2
表3-1 監理專案部來簿
表3-2 監理專案部發文簿
5.6 監理作業表示及審批
對施工單位報審表的審批：
1、「工程開工/復工報審表」由總監理工程師審批；
2、「施工組織設計（方案）報審表」由專業監理工程師審查，由總監理工程師批准；
3、「分包單位資格報審表」由專業監理工程師審查，由總監理工程師批准；
4、「工序報驗申請表」由專業監理工程師審查，由總監理工程師批准；
5、「工程款支付申請表」由專業監理工程師審查，並填寫「工程款支付證書」由總監簽發；
6、「延長工期報審表」由專業監理工程師審查，由總監簽發；
7、「費用索賠申請表」由專業監理工程師審查，並填寫「費用索賠審批表」由總監簽發；
8、「工程材料/構配件/裝置報表」由專業監理工程師審查，由總監或專業監理工程師批准；
9、「工程竣工報驗單」由專業監理工程師審查，由總監簽證；
10、「工程變更單」由專業監理工程師審查，由總監簽證；
11、「監理工程師通知單」由專業監理工程師審查，由總監或專業監理工程師簽發；
12、「工程暫停令」由專業監理工程師審查，由總監批准。
5.7 檔案編號
1、檔案的分類表示：
檔案資料歸檔都應按不同類別進行標識。
檔案資料的分類標識如圖3-1所示。
2、檔案編號
「監理現場用表」按如下編號：
x x ------年月 ------ x x
表示後兩位數字流水號（二位以上）
3、檔案簽字加蓋印章
在監理作業中需要發出檔案時，編制人及審核人均應由本人簽字，資訊員歸檔，加蓋印章傳送。
5.8 監理統計用表及監理台賬
監理統計用表是監理專案部內部的管理用表，作為監理人員的工作台賬，由監理專案部自存，不向外傳送，主要有：
1、 專案監理作業大事記；
2、 設計變更工程聯絡單彙總登記表；
3、 單位工程形象進度一覽表；
4、 施工質量驗評統計表；
5、 裝置缺陷彙總表；
6、 監理作業資訊月報；
7、 承建單位月進度款支付台賬。
5.9 監理檔案的移交和歸檔
1、監理檔案的移交
安裝工程結束後，施工檔案向建設單位進行移交的同時，監理檔案也要按規定向建設單位進行移交，移交監理檔案的目次要求和建設單位協商後確定，一般移交如表3-3所示檔案或按gb/t50328-2001規定移交。
2、監理檔案的歸檔
監理專案部撤離現場後，應將監理檔案向公司檔案部門歸檔。
監理專案部在撤離現場後，對有儲存價值和供今後追溯的檔案/資料/憑證，均應向本公司歸檔。
監理依據資料按以下案卷歸檔：
第一卷工程審批檔案
第二卷工程合同/協議
第三卷工程報建資料及開工審批檔案
第四卷工程裝置招標投標資料
第五卷工程設計圖紙資料
監理作業資料按以下案卷歸檔：
第一卷監理合同檔案
第二卷監理部質量體系檔案
第三卷監理內部管理制度
第四卷監理部來往公文函件
第五卷監理月報/演示文稿
第六卷監理總結報告
第七卷監理會議紀要
第八卷監理部質量控制過程檔案
第九卷監理部進度控制過程檔案
第十卷監理部投資控制過程檔案
第十一卷監理部安全文明控制檔案
第十二卷工程索賠檔案
對承包單位資料的歸檔，按如下案卷：
第一卷施工組織設計
第二卷施工作業指導書
第三卷安全技術措施檔案
第四卷除錯及試執行檔案
第五卷工程達標驗收檔案
第六卷其他
技術檔案及檔案管理制度
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檔案及檔案管理制度
為加強公司的檔案管理，根據企業檔案管理要求，結合公司實際情況，特制定檔案管理制度。一 職責要求 1 公司檔案由辦公室負責管理。負責公司所有檔案的收集 整理 歸檔 保管 借閱及檔案室的日常管理工作。2 公司設立專門的檔案室，由辦公室人員負責日常管理。3 公司各部門檔案由各部門落實具體工作人員負責本部門...
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技術檔案管理制 度1總則 1 1為建立 健全公司技術檔案工作，完整地儲存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。1 2本公司技術檔案是指各技術部門在生產技術 科研成果 質量 裝置 等技術活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙 圖...