目錄序華南理工大學學生會辦公室 - 2 -
第一章秘書部簡介 - 6 -
第二章辦公室秘書部工作 - 7 -
第三章辦公室工作規範 - 11 -
第四章部門對外工作 - 14 -
第五章 「紅旗分會、表揚分會」評選制度 - 15 -
第六章工作培訓及學生會績效考核制度培訓 - 18 -
第七章學生會其他各部門職能 - 19 -
序部訓：謙和謹信，行勝於言
這是辦公室人五十年來一直稟承的優良傳統
這是辦公室人代代相傳生生不息的原因所在
這是辦公室人發自內心溢於言表的切切情感
這是辦公室人精誠團結恭行善舉的卓越精神
凝聚了華工無數俊傑的心血
承納了華園一方聖地的靈韻
於是——
我們——
將一如既往
去續寫昨天的
感人的故事……
五心 + 五新
五心：細心耐心熱心誠心恆心
五新：新理念新空間新視野新起點新人生
細心：我們一絲不苟井然有序
耐心：我們始終如一不驕不躁
熱心；我們笑容相對熱情服務
誠心：我們真心相待誠信對人
恆心：我們追逐信念一如既往
新理念：你會懂得快樂與付出同在
你會懂得成長與汗水並存
新空間：乙個新的舞台
一方新的天地
新視野：更多的精英與你相識共進
更多的挑戰與你相遇共存
新起點：這裡讓你羽翼豐滿
這裡讓你傲視蒼穹
新人生：精英的思想在這裡孕育
精英的路途在這裡啟程
傳承言談之中彰顯儒雅
規矩之外可見創新
穩健之後蘊涵銳氣
進退之內體現精神
服務理念
乙個微笑一聲問候乙份關懷一種感動一絲溫暖
行為理念
傾聽不同的聲音做出有效的回應
溝通從心開始感動無處不在
modern idear
happy office
h —— heartfelt真誠
a —— ability才智
p —— persistence執著
p —— philanthropy 關愛
y —— youthful青春
o —— obligation責任
f —— forerunner開拓
f —— fortitude勇氣
i —— integration團結
c —— ***munication 溝通
e —— enthusia**熱情
we are a team ；
we are a family；
we are always together；
no matter in gains
or in rains……
第一章秘書部簡介
華南理工大學廣州汽車學院秘書部作為學生會的資訊樞紐，負責學生會的日常行政事務，為學生會提供後勤保障及指導各院、各系分會秘書部工作開展的職能部門。秘書系統使院學生會與各系學生會之間得到了很好的交流，為院學生會發布各種重要新聞提供了便利，也為各院、各系及時反饋資訊提供了良好的平台。
總體而言，華南理工大學廣州汽車學院秘書部主要包括以下五點職能：
1. 負責參與華南理工大學廣州汽車學院科技文化節活動考核工作，包括場地申請，現場考核，統計結果等工作。
2. 負責參與華南理工大學廣州汽車學院學生會「紅旗分會、表揚分會」的評選工作，包括資料提交，資料審核和統計結果並公布等工作。
3. 負責參與華南理工大學廣州汽車學院學生會「紅旗分會、表揚分會」評選制度的修改工作，包括各項制度的修改和完善，各份考核表的完善，以及考核方式的完善。
4. 負責整個華南理工大學廣州汽車學院學生會的物資交流，包括向校學生會申請物資，和各系之間的物資交流，為各項活動的開展提供了良好的後勤保障。
5. 秘書系統群的建立是為了是各項工作能夠更快捷、更準確、更有效地開展，也為秘書系統工作人員相互熟悉提供了良好的平台。
第二章辦公室秘書部工作
一、值班工作
1. 值班時間：週日至周四17：30——18：30
2. 值班工作流程：
1) 憑學生會出入證或本人學生證到辦公室負責人處領取鑰匙
2) 開門（開啟辦公室窗戶，保持室內空氣流通）
3) 值班中
值班人員應該做到衣著整潔、態度熱情主動、言行舉止文明禮貌。在值班時間內保持良好的精神面貌，時刻注意出入辦公室的人員。發現門口有徘徊者或前往值班室有意諮詢的人員要主動上前詢問，並在職權範圍內盡量提供相關幫助。
1 物資出借
i. 檢視值班登記，確認出借物件、借用物品的名稱、數量；工作物件服出借要檢視有老師簽名的工作物件出借申請。
ii. 填寫物資出借登記表注意事項：務必註明借方單位聯絡人及其****，其餘按照**要求填寫，賠償要求參見物資出借制度。
iii. 請假條、影印條存放在指定的文件櫃，使用要求參見請假條使用制度。
2 接待來訪人員
i. 接待地點：辦公室
ii. 接待要求：安置好客人，了解相關事宜，注意文明禮貌，聯絡相關人員。
3 物資整理
i. 整理辦公桌上的資料夾，按標籤歸類。
ii. 物資，資料的整理：物資室資料的整理，文件櫃及陳列櫃的資料整理。
4 值班日誌的填寫
i. 辦公室日常登記，包括物資出借、列印條請假條、學生會辦公室借用、資料借用。
ii. 值班本登記包括兩大部分：本日值班摘要和下次值班須知（本日未完成的工作，下次仍需繼續完成）
4) 每天值班的同學下班前打掃辦公室衛生
5) 關好風扇、日光燈、門窗，歸還鑰匙
注意：1. 學生會辦公室內不能胡亂堆放物資，歸還後的物資要及時放到物資裡。
2. 來訪同學提出的意見、建議、批評、投訴等，由辦公室移交有關部門。移交本會各部門的，該部門須在乙個工作週內將處理結果轉達提出的同學，並辦公室備案。
3. 本會值班及接待實行首問負責制，來訪人員提出的學生會職責範圍內的問題，首先接觸的幹部必須為來訪同學解決或指引聯絡到本會相關部門或人員。
4. 每年寒暑假、法定節假日、公休日，考試周及其前一周，值班及接待工作停止，有特殊需要的，由辦公室作特殊安排。
附：1. 請假條的使用
現行的請假條須由請假當事人在學生會辦公室值班時間到值班室取用。當事人必須根據實際情況填寫請假內容和理由，辦公室值班人員把副
本存根，然後對請假條存根乙個月裝訂一次，並檢查、核實請假情況。
2. 辦公室的使用
秘書部可以直接使用，學生會辦公室放有使用登記表，其他部門使用完以後自行登記。
注：學生會辦公室都只能由院學生會內部使用，不能借給外部使用。
3. 會議簽到制度
每一次會議用固定好的會議簽到表。
4. 紙質文件管理規範
i. 活動策劃書文件： 各部門的活動策劃應在學生會辦公室值班時間到學生會辦公室領取活動專案申請**，填寫審批後將其交由辦公室入檔存放。
ii. 活動總結文件： 各部門在活動結束後乙個星期內寫好工作總結， 於學生會辦公室值班時間交辦公室人員入櫃存檔。活動總結為活動經費報帳提供依據。
iii. 活動相關參考資料： 各部門根據部門特點把相關文件歸進部門文件櫃中，做好資料的備份和整理。
iv. 送檔的資料應做到格式規範、內容完備、條理清楚。手寫文件應用碳素墨水工整書寫，在文件入櫃的同時要填寫好文件入櫃憑條。
注：活動策劃書和活動總結均一式兩份轉交學生會辦公室存檔，
二.物資管理制度
1. 物資出借
1) 申請程式：
寫好書面申請——>.由輔導員簽名同意——>交申請書到辦公室物資出借負責人——>組織物資出借
2) 審批程式：
由秘書部審批通過。（我們將會在每天晚上11點前做好審批的工作）
2. 物資歸還程式：
在活動結束當天（晚上的活動，次日歸還），在周一到周五下午辦公室值班時間17：30——18：30把物資整理歸還到物資室，並做好相關的登記。
注意事項：
1. 物資申請在活動開展前三天做好準備，緊急申請沒通過而造成活動不能順利開展的，責任自負。
2. 十一點之後申請的物資，無特殊原因，作為第二天申請的處理。
3. 一般情況下，如果沒有提前在書面申請，而是直接通過聯絡申請的物資，一般是不被批准的。
4. 請妥善保管並在用完物資之後按時歸還物資，如果無故遲還或丟失會有相應的懲罰措施。
5. 請按規定在值班時間取還物資，配合值班人員做好登記工作。
第三章辦公室工作規範
一、日常工作規範
1. 辦公室鑰匙使用規範
1) 學生幹部必須憑校園卡、學生證和個人身份證等有效證件之一到管理人員處領取鑰匙，並做好出借登記。（包括時間，部門，姓名，鑰匙種類、****和歸還時間等）。
2) 鑰匙的使用許可權僅限於學生會全體委員會和其他秘書部成員，其他部門幹事必須憑所在部門部長的有效證件方可取用學生會鑰匙。
3) 鑰匙使用期間，使用者必須妥善保管，不得將鑰匙帶離學生會辦公室，離開者須將鑰匙歸還管理人員或轉交於學生會秘書部現場幹部，並作好相關的證件替換和鑰匙續借登記手續，使用者必須負責學生會辦公室內的設施安全，確保門鎖上後歸還鑰匙。
2. 公眾場合行為規範
1) 會服著裝標準：紅馬夾、淺色上衣、深色褲子
2) 不得穿拖鞋進入工作現場。
3) 工作中要面帶微笑，注意自己的禮儀。
3. 會議行為規範
1) 會議成員必須按時到場，無故遲到、早退者將按考核制度處理。
2) 會議中，手機等通訊工具調為振動或關閉狀態。
3) 與會成員必須做好會議記錄，每次會議要有專門人員做好詳細的記錄儲存入檔。
4) 工作匯報要言簡意賅。
5) 會議期間各部門要注意保持會議室的衛生環境，會後要做好會議室的整理和清潔工作。
4. 請假條的使用規範
現行的請假條須由請假當事人在學生會秘書部值班時間到值班室取用。當事人必須根據實際情況填寫請假內容和理由， 並把副本存根交由辦公室人員整理。秘書部將對請假條存根乙個月裝訂一次，並檢查、核實請假情況。
5. 列印條的使用規範
常委、各部門部長根據需要，在值班時間內到學生會辦公室領取列印條並做好領取使用登記。
注：影印、列印超過200元，需經團委老師審批。
多份資料列印規則：先列印乙份，其他影印。
6. 辦公室的使用規範
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