第四章會議禮儀
教學目的:通過學習會議禮儀,把相關的禮儀應用到實際的工作中去,做好會議的組織服務等工作.充分發揮會議的功能作用.
教學重點:會前準備工作
會中組織工作
會議的座次安排工作
教學難點:禮儀的具體應用及座次安排工作
教學方法:情境設計練習分析,與講授要點相結合的方法
教學學時:4學時
教學具體內容:
情境設計:曉丹是五湖四海股份公司的辦公室主任,公司董事會決定在北京舉行年度股東大會,曉丹受命負責會議籌備與接待服務工作.請問曉丹應該從哪些方面著手組織這次會議呢?
一、會議禮儀的功能
1、傳達公司的經營理念,與目標協調一致;
2、集思廣益共同解決問題
3、腦力激盪尋求創意
4、檢討改進缺失、表彰先進,鼓舞士氣
5、達成告知的功能
6、傳達決策者的信念
二、端正會風:
1、避免形式主義(可開可不開的絕對不開,可短的絕不長開,能站著說的絕不坐著,能)
2、提高會議效率:集中主題,乙個會議只有乙個主題,議面不決,決而不行(有會必決,決而必行,行而必查;)壓縮會議內容,檔案;重要會議上進行限時發言,
3、嚴守會紀:準時到會,專心聽講,洗耳恭聽,
三、商務禮儀的環境禮儀:將會議現場作配合會議主題精神的布置
1、要求:突出主題、經濟商效
2、禮儀規範:
（1）會場的選擇交通便利,裝置齊全,環境安靜,停車方便,大小適宜,費用合理
（2）會場布置:會標(會議全稱的標題化)、會徽,標語,旗幟,花卉,燈光,座位
（3）主席台布置：座位:時下一般處理方式為:開會以左為尊,宴請以右為尊.
講台:主席台中間或主席台右前方
話筒後台
會議的其他用品
三、會議的服務禮儀:
（一）會議的準備階段：
1、議題
為什麼一定要開會
議程是否太過冗雜
會議的議程:對會議所要通過的檔案、解決的問題的概略安排
會議的日程:是指會議在一定時間內的具體安排102頁某經濟工作會議日程
2、時間選擇
決定開會日期應該注意什麼
避開所有不方便的時候
器材是否齊全
3、開會場合的選擇
最好有窗簾,
隔間裝置好
插座電源、白板、麥克風齊備
有無不適合處
4、工作人員的安排
會議人員的編派(主持人選、記錄人員、工作人員、)組織圖
誰負責聯絡
5、如何進行會議及搭配輔助器材
道具、視聽裝置的準備
麥克風(無線的)、
白板:紅、黑、藍-板擦
投影儀:雷射筆
筆、紙議程有相關的輔助資料
6、詳盡通知 104頁會議通知
（1）發得早-安排手頭工作,及做好會前準備;
（2）內容細-會議名稱、屆次、主要的議題議程、出席範圍、與會者應遞交什麼材料或作什麼準備,會期、會址等;
（3）交代明-食宿、費用、交通線路等
7、制定會議的預算:場地租金、裝置租金、交通費用、住宿費用、住宿餐飲以及宣傳、服務等費用100頁某公司會議預算表
（二）會議召開階段：接站、登記、聯絡、安全、娛樂
1、會議的接待、迎送工作
2、會議簽到、檔案發放
3、記錄(多種記錄形式)106頁會議記錄的範例、拍照、錄相
4、飲食安排
5、現場有關會議工作人員(聯絡員、安保人員)
（三）會議結束:照相、材料整理總結、禮品饋贈、送客
四、商務洽談禮儀:
（一）商務洽談的準備:
1、廣泛收集資訊
2、確定洽談地點
3、安排洽談座次
（二）進行座談的禮儀
1、介紹得體
2、提問禮貌、
3、沉著應對
4、文明交談
跨國會議的安排
安排通曉來賓語言的專業人員
安排口譯的專業人員
會場布置國際化(海報設計、會議桌椅的排列、)
接待外賓的細節
了解外賓的生活習慣
迎接外賓時要細心得體
住宿安排要細緻
要兼顧到家眷
會議的座次」
第八周總結
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