我院在科研、教學、基建工程、裝置購買的重大活動中，實行了與檔案工作的「四同步」管理。即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。例如：
在學院組織的教學水平自評評估中，領導同時把檔案工作列為重要的評估專案。檔案工作不合要求者學院實行問責制，並要求在規定的時間內整改好。在評估結束後，將評估結果和在評估中所產生的檔案材料由院檔案室統一立卷歸檔。
對於檔案工作和其他部門工作出現了不協調的時候，董事長以檔案工作無小事，積極幫助解決。如：在檔案室人員的配備過程中，排出了一些不和諧因素，較好的協調了部之間的關係，為檔案室配備了合適的管理人才。
四、落實執行檔案法律法規，制定我院各項檔案管理規章制度
認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案工作規範》、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，宣傳、普及、落實《高等學校檔案管理辦法》統一思想，思想統一是做好檔案工作的基本保證。制定了學院的檔案管理辦法、檔案管理規章制度、各類檔案的管理辦法、歸檔範圍及立卷規範等7個檔案、9項規章制度（見《青島求實職業技術學院檔案管理工作指南》）。基本保證了學院檔案工作的正常運轉，保證了各立卷單位的材料的完整、系統，在規定的時間內基本完成各類檔案的立卷歸檔。
在院長的領導下，檔案室堅持貫徹依法製檔、科學建檔、規範管檔、以《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《歸檔檔案整理規則》等法律法規，結合學院實際，早在2023年1月編寫了《青島求實職業技術學院檔案管理工作指南》，本指南收集了檔案管理的法律法規，學院的檔案管理制度以及學院各類檔案立卷及管理辦法，對我院的檔案工作起到了規範、指導作用。2023年3月根據「27號令」精神重新修訂了《檔案管理工作指南》，同時增添了電子檔案歸檔管理辦法、實物類檔案管理辦法等一系列檔案工作規章制度，進一步明確了各分院、處、科、室分管檔案工作的領導職責和專兼職檔案工作人員的崗位職責，理順了檔案工作關係，規範了檔案工作管理，基本形成學院檔案工作有法可依、部門歸檔有章可循、檔案工作依法開展的新局面。
五、積極貫徹《高等學校檔案管理辦法》，認真做好各類檔案的立卷
我院的檔案是根據《高等學校檔案實體分類法》中所規定的類目進行分類，檔號用年度號+一級類目+二級類目+案卷號組成。對案卷質量的要求，嚴格按《高等學校檔案工作規範》的規定進行。遵循檔案形成的規律，保持彼此之間的有機聯絡；對專題性、成套性檔案（教學、科研、基建、裝置、出版）按階段、結構等分別組卷。
組卷規範、合理，符合標準要求，檔案編排有序，卷內檔案排列有序，並按照要求進行了編號。卷內檔案目錄、備考表填寫規範清晰。卷內檔案整齊，無金屬裝訂物。
案卷封面填寫規範，案卷標題簡明、準確，案卷排列有序。對所有檔案進行安全管理，杜絕出現霉變、褪色、汙損、蟲蛀現象。學院每個部門的歸檔率與準確率能達到95%以上，對不能及時歸檔的部門採取一切措施進行督促、**催交、甚至上門收交。
檔案工作做到耐心、細心，細節決定成敗。由於良好的工作態度，保障了我院檔案工作的正常運轉，使檔****率、歸檔率在穩定中提高。
六、規範管理，檔案管理基礎日趨完善
檔案是學院的寶貴財富，檔案裝置配備是檔案保管的必備物質條件。自2023年檔案室成立後，設立了專門的檔案室，面積達80平公尺，並配齊專門的較好的檔案櫥15組，檔案裝具符合國家有關要求。2023年山東省教育廳檔案局進行檔案檢查，學院又籌畫在圖書館六樓設立檔案室（面積約220平方公尺），將辦公室、閱覽室、庫房相分離，又新購進檔案櫥20組。
同時學院為檔案室配備了《南大之星》檔案管理軟體，對數字檔案館的建設及檔案自動化管理有著十分重要的意義。同時還配備微機兩台，列印、掃瞄、影印的一體機一台。並並加強注重檔案室的防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防汙染等設施的管理要求。
做好檔案庫房的安全保衛工作，將所藏的的檔案特別是密級檔案要嚴加防範，不得抄寫，更不能影印。謹防閒雜人進入庫房，杜絕檔案的不安全因素，確保檔案的安全，做到萬無一失，不留安全隱患。
七、檔案的開發和利用
1、高校檔案是學校各項活動真實的歷史紀錄，是學校的寶貴財富，具有任何文獻都無法取代的憑證。在《高等學校檔案管理辦法》的第32條：高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
在我院的檔案管理辦法中有明確規定：檔案室是學校出具檔案證明的唯一機構。在檔案的利用服務中諄諄遵循了這一點。
與時俱進，開拓創新，重視室藏檔案的開發利用工作，緊緊圍繞學校工作重點，積極為教學、科研及管理工作服務；為師生員工及校友出具學歷、成績證明等提供了可靠的憑證和依據。
2、檔案室是學院的資訊源中心，檔案源十分豐富，它包括了黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器裝置、出版、外事、財會、聲像等11個大類。為使檔案室的本源資訊活起來，動起來，使「死」檔案變成「活資訊」，我們注重檔案的開發、利用，編制了各類檔案案卷目錄、簡單的檢索工具。
3、積極開展檔案的編研工作。我們利用檔案材料，編寫了青島求實職業技術學院(2000-2008)年大事記。徵集、收集、採集校史材料，為編寫我院校史做好充分準備。
並且能積極參入學術研究，所撰寫**《加強我院的檔案管理工作》在本院院報發表。
4、開展多種檔案服務形式，為教學、科研和學院的管理工作服務。比如：**諮詢、查、借、閱。
有求必應，使用者至上。尤其在學院**開通了檔案室的欄目，更有效的提供了檔案為學院服務的重要場所，使檔案室的資訊更加有效地傳遞。同時，也注意到檔案的保密性，對開放的檔案和不開放的檔案要根據有關檔案法律法規，由鑑定小組嚴格界定，對不同使用者的不同需要設立不同的許可權，確保檔案的安全。
八、加強我院的檔案資訊化建設
《高等學校檔案管理辦法》指出，高校檔案管理機構要「組織實施檔案資訊化建設和電子文件歸檔工作」，並強調指出「高等學校應當對紙質檔案材料與電子檔案材料同步歸檔」這為高等學校工作適應知識經濟和電子資訊科技迅速發展的新形勢，提高服務水平提供了有力保障。我院把檔案資訊化建設納入學院資訊化建設總體規劃，與辦公自動化同步發展，從人力、物力、財力給與大力支援。我們認真貫徹執行《全國檔案資訊化建設實施綱要》，制定了《青島求實學院檔案資訊化建設實施方案》，把檔案資訊化建設作為檔案業務基礎工作抓緊抓好。
按照國家有關電子檔案歸檔與管理，制定我院電子檔案歸檔的管理辦法和歸檔範圍，認真做好我院在辦公自動化過程中形成的電子檔案歸檔與管理工作。在學院**建立了檔案室專項內容，及時宣傳檔案工作的資訊、動態，滿足師生通過網路快速獲取資訊、利用檔案的需求，為學院的教學、科研、管理提供服務。
九、加快檔案數位化建設
我院領導非常重視檔案資訊化建設，把檔案資訊化建設當做我院資訊化建設的重要組成部分，2023年學院為檔案室購買了《南大之星》檔案管理軟體，現已安裝、除錯，投入使用。《南大之星》檔案管理軟體，將為我院的數字檔案館的建設將起著巨大的作用，它將加快我院的檔案數位化建設步伐。
在過去的幾年裡，檔案遵循文件一體化，紙質檔案和電子檔案同時歸檔，隨著檔案管理軟體的使用，我們將遵循檔案數位化規劃，充分利用發揮好檔案管理軟體的功能，做好合理的自定義開發，建好檔案資料庫，逐步實現館（室）藏檔案數位化。並處理好現代化管理和常規管理的關係，做好不同載體檔案的規範化、標準化，為學院的教學、科研、管理工作提供優質服務。
十、今後的努力方向：
檔案編研概要
一 什麼是檔案編研 廣義 人們以檔案或事實為依據而進行的資訊編輯整理工作。二 檔案編研工作的意義 檔案是歷史的記錄。檔案編研是記錄歷史的活動。1 對國家的歷史有重大意義 2 對乙個單位的正常運作起到重要作用 三 杭州市開展檔案編研工作情況 1 修志情況 省市區縣 市 都有志辦，浙江通志 杭州市志 杭...
《小組工作》概要
第一篇總論 第一章小組工作概述 1 什麼是小組？小組是有組織 有秩序 彼此相互依存，有歸屬感和認同感，並持續互動的兩人以上的結合體。2 小組工作的定義？社會工作實踐將小組既當做過程也當做手段，它通過小組成員的支援，改善他們的態度 人際關係和他們應付實際生存環境的能力。這種方法強調通過小組過程及小組動...
專利申請檔案撰寫與審查概要
前言 1 只是從專利法，細則和審查指南出發串講一般原則，基本要求。因此，主要篇幅是講解相關法條的含義，需要時加一些片斷的例子。2 要想寫好申請檔案，在掌握基本原則和要求的前提下，理論指導實踐是重要環節。否則很難真正掌握這些原則和要求，寫好申請檔案。3 今天的課程與緊接下來的撰寫案例，是相輔相成的兩個...