採購管理資訊系統

摘要本文以材料採購管理資訊系統為背景，從實際工作出發，在分析目前本單位採購管理中存在的問題的基礎上，結合管理資訊系統開發的概念、結構及系統開發的基本原理和方法，開發了一套材料採購管理資訊系統。企業採購流程通常是指有製造需求的廠家選擇和購買生產所需的各種原材料，零部件等物料的全過程。在這個過程中，作為購買方，首先要尋相相應模式，必然會要求生產方式，物料搬運方式都做相應的變動，合在一起共同構成.

關鍵字：材料管理；採購管理資訊系統 ; 業務流程圖 ;資料流程圖 ; e-r圖

目錄1 系統開發背景與調查結果1

1.1 開發背景1

1.2 調查結果1

1.2.1 現行系統的組織結果及工作任務1

1.2.2 現行系統的業務流程及概況1

1.3 系統規劃3

2 系統分析3

2.1 系統目標3

2.2 資料流程圖3

2.3 資料字典5

2.4 e-r圖8

3 系統設計11

3.1系統功能模組圖11

3.2 系統硬,軟體配置11

3.2.1 硬體配置11

3.2.2 軟體配置11

3.3輸入設計12

3.3.1 訂貨單12

3.3.2 入庫通知12

3.3.3 **商錯誤改正13

3.4輸出設計13

3.4.1訂貨單13

3.4.2 缺貨單13

3.5系統hipo圖14

4 參考文獻14

正文作為企業而言，為銷售而生產，為生產而採購是乙個環環相扣的物料輸入，輸出的動態過程。在這個過程，銷售流程，從物流的角度看，最初的採購流程執行得成功與否將直接影響到企業生產，銷售最終產品的定價情況和整個**的最終獲利情況，換言之，企業採購流程的「龍頭」作用不可輕視。

企業採購流程通常是指有製造需求的廠家選擇和購買生產所需的各種原材料，零部件等物料的全過程。在這個過程中，作為購買方，首先要尋相相應模式，必然會要求生產方式，物料搬運方式都做相應的變動，合在一起共同構成.

一．系統開發背景與調查結果

1．開發背景

本系統針對企業的採購業務而設計, 該公司接受客戶定單,查清庫存後編制缺貨單,由採購員彙總缺貨情況和**商情況確定採購數量.收到**商提供的材料如符合要求,則放入庫存,如不符合要求,則退回給**商.

2．調查結果

(1)現行系統的組織結果及工作任務

採購科的任務是，對缺貨單進行彙總，根據彙總情況和各廠商供貨情況，向有關廠商發出訂購單。當供貨廠商發來供貨單時，對照留底的訂購單加以核對。如果正確則建立進貨帳和應付款帳，併發到貨通知單並修改庫存記錄；如果供貨單與留底訂購單不符，則把供貨單退還給供貨廠商。

（2）現行系統的業務流程及概況

現行系統的業務流程情況如圖1所示。12

3，系統規劃

（1）實現整個百貨商店業務資訊流程的計算機管理。

（2）採購子系統的缺貨單彙總、缺貨貨物統計和編髮訂貨單由計算機完成，核對訂貨單和修改庫存也用計算機進行。

(3)改善訂貨策略.

二，系統分析

1,系統目標

(1) 人力和裝置費用的減少;

(2) 處理速度的提高;

(3) 降低採購成本;

(4) 決策科學性的提高;

(5) 人員利用率的提高.

2,資料流程圖

本系統的頂層資料流程圖如圖2所示，二級資料流程圖如圖3所示.倉庫管理員把缺貨單給採購員,由採購員彙總缺貨單,再編制訂貨單交給**商。對收到的**商的供貨單和貨物進行檢驗後，符合要求的入庫，不符合的則退回給**商。

343,資料字典

5資料字典用於進一步定義和描述所有資料項，包括資料流字典（如表1所示）、資料儲存字典（如表2所示）、資料處理字典（如表3所示）三類。6

表1為資料流字典，此處僅對f1作如下解釋，資料流f1（見圖3）是倉庫管理員s2提出的缺貨單，它的去向是按貨物彙總p1.1，在f1中包含如下資訊：缺貨單號,貨物**,數量,日期。

f2、f3……f15均代表資料流名，它的**、去向以及該資料流所含內容。

表2-資料儲存字典

表2為資料儲存字典，均以d表示。此處僅對d1進行解釋，其餘類推。d1（見圖3）為廠商名錄，它是用來記錄廠商情況的。

將資料流f3寫入p1.2（編制訂貨單）。d1包含如下資訊：

**商號,名稱,位址,聯絡**。

7表3-資料處理字典

表3為資料處理字典，它對資料流圖中的所有處理功能作出說明。此處僅以p1.1（按貨物彙總）為例（見圖3），根據缺貨單和**商情況編制訂貨單。凡是圖4中方框都代表處理，以p為代表。

4，e-r圖

如圖5,圖6所示,一下為本系統的e-r圖.

8倉庫管理員(管理員號,姓名，性別,倉庫號,年齡)

採購員(採購員號,姓名,性別,採購單號,年齡)

缺貨(管理員號,採購員號,貨物**)

9採購員(採購員號,姓名,性別,採購單號,年齡)

採購處理(採購員號,**商號,訂貨單號)

**商(**商號,名稱,位址,聯絡**)

10三，系統設計

1．系統功能模組圖

2.系統硬,軟體配置

a.硬體配置

<1>三颱微機（包括主機、顯示器及磁碟驅動器）。

<2>印表機。

<3>介面卡、電纜等其它網路配件。

<4>ic卡

<5>讀卡器

b.軟體配置

<1>漢字多使用者作業系統。

11<2>漢字dbase—ⅲ資料庫系統。

<3>企業報稅專用軟體.

<4>其他應用軟體

3,輸入設計

輸入的資料有三種，分別為訂貨單、入庫通知和**商錯誤改正。分別描述如下：

(1).訂貨單

**——採購部

**——卡片（每張訂單上的每種貨物各占用一張卡片）

字段——採購**（八位數字型）

商品**（八位數字型〕

訂貨數量（六位數字型）

廠方**（六位數字型）

單價（八位數字型一兩位小數）

估計卡片數量——每天平均1 600張

每天最多2 500張

(2).入庫通知

**——庫房

**——卡片（每到一種貨物占用一張卡片）

字段——商品**（八位數字型）

12數量（六位數字型）

廠方**（六位數字型）

訂單發出日期（六位數字型）

估計卡片數量每天平均800張

每天最多1 500張

(3).**商錯誤改正

**——所有**商

**——卡片

字段——由負責改錯工作的程式設計師設計（也包括盤點後的實際庫存的輸入）

4,輸出設計

(1).訂貨單

去向——**商。

形式——傳真

順序——依訂貨單代號排序。

(2).缺貨單

去向一採購員

形式——列印。

順序——依缺貨單排序。

135，系統hipo圖

系統的hipo圖如圖7所示：

以上完成的是百貨商店業務結構管理資訊系統的系統分析和系統設計工作。

採購管理資訊系統

管理資訊系統

管理資訊系統

管理資訊系統

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