5一檔案管理制度

1、檔案管理由專業管理員負責，以便明確責任，檔案要分類清晰，保證原始資料及單據的齊全完整，屬密級檔案必須保證安全，離開檔案室必須隨手鎖門；

2、所有公司要求歸檔的資料，都要寫清檔案目錄，並在檔案盒上貼明標籤，檔案盒擺放整齊有序，保證檔案資料的有效使用。檔案管理部門對文書檔案的收進、移出要逐卷登記並辦理相關手續。借閱的檔案一般要在檔案室內查閱，需要借出時，必須辦理登記手續；

3、歸檔範圍：公司的規劃，年度計畫、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、專案方案、通告、通知、可研、批覆、圖紙、說明書等具有參考價值的檔案材料；

4、檔案的借閱與索取：

（1）總經理、副總經理、辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理正常的借閱手續，直接提檔；

（2）公司其他人員需借閱檔案時，要經公司領導批准，並辦理借閱手續方可借閱，凡借閱資料應在7日內完整歸還，超出7日應辦理續借手續；

（3）借閱檔案必須愛護，保持整潔，不准圈劃、勾點、汙損、塗改、剪裁、抽換，更不准丟失，借閱人員要對檔案的完整負責,並注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和複製，屬密級檔案必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔案經辦公室主任批准方可；

5、檔案的銷毀：

（1）任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；

（2）若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批准後方可銷毀，一般內部檔案須經公司行政部主任批准；

（3）經批准銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填製檔案銷毀清單，由專人監督方可實施銷毀。