行政辦公室作為公司職能機關的中樞
一、行政經理崗位的基本職能
概括的講，行政行政辦公室的主要職能就是創造良好的服務，即為領導的科學決策和決策的正確執行服務。具體的講，其基本職能大體有五項，即參謀職能、協調職能、承辦職能、管理職能和督辦職能。
1、參謀職能
行政經理的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現在：首先在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、範圍及程度上發揮參謀作用；另外在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用；其次在決策實施過程結束後，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。
2、協調職能
行政行政辦公室履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。所謂縱向協調，即指致全力於上下級之間關係流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協調工作。所謂橫向協調，即指針對安保、財務等其它科室融洽和諧的協調工作。
內部協調主要針對辦公室內部各種關係的妥善安排和指揮，保證工作效率。
3、承辦職能
行政經理的承辦職能大致來自三個方面：一是來自上級部門的，主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、資訊反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成；二是來平行部門的決策和交負的事務，行政辦要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任；三是來自一線職工需辦理有關事項或對單位的意見建議，按程式應先和人事部門或督察部門取得聯絡，這就需要根據實際情況去處理。總之，行政辦負責人對所負責的事項要高度負責，一絲不苟、一辦到底，落到實處。
4、管理職能
管理職能主要是針對行政行政辦公室內部而言，集中體現在以下兩個方面。一是文書管理，重點圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印製、收發登記、立卷、歸檔等環節是必不可少的。行政管理對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。
二是事務管理，行政行政辦公室作為公司中事務性管理機構，對這個機構的運作，應該做到事無鉅細、合理統籌、認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公用具以及為單位職工提供生活服務的有關事項，使行政辦公室真正成為公司職能機關的中樞。
5、督辦職能
督辦職能主要保證各項制度貫徹、工作落實。任何一項工作的有效執行必須要有檢查促進機制，行政辦公室在某一方面即發揮這一作用。具體督辦職責分為（一）制度執行督辦，即公司確定相關行政制度的落實；（二）常規事務督辦，即各項安排事務的及時跟進和檢查，確保工作開展各環節時刻保持暢通；（三）上級臨時安排的工作督辦，針對公司階段性、臨時性劃定的督辦專案進行工作檢查。
二、行政經理應具備的基本素質
一名合格的行政經理應具備哪些素質，總結分析大致需包括品德素質、心理素質、知識素質三個方面。
1、品德素質
要求做到光明磊落，忠實老實；服從組織，顧全大局；關心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。
2、心理素質
主要包括穩定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到隨和而不盲從，自信而不固執，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發，不以個人愛好為取捨，培養廣泛的興趣，培養興趣的多樣性，以適應工作需要。
此外，在工作中不僅要雷厲風行的作風，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負重。
3、知識素質
主要包括三方面。一是深厚的理**底；二是專業知識；三是寬廣的基礎知識，如歷史知識、自然科學知識等輔助知識，力爭使自己成為乙個知識淵博的人
三、行政經理應擁有的工作理念
1、崗位認知清晰
清晰的崗位認知是做好行政管理工作的首要條件，站在公司發展全域性角度充分認識行政辦公室所要開展的各項工作，分析、界定各項工作的重要性，按照重要程度逐步完成。只有做到崗位認知準確，才能保證工作有的放矢。
2、預算計畫完整
全面、細緻的工作預算和計畫是做好行政管理工作的必要條件，計畫妥當、預算完整對工作各環節的支撐尤為明顯，否則必然造成工作混亂以及諸多突發問題的產生，耗費工作時間和精力，影響最終結果。
3、工作執行高效
擁有高度的時間觀念，保持雷厲風行的工作作風，果斷的展開各項既定工作，把控工作開展流程各環節，嚴格要求過程為結果服務。
4、工作態度嚴謹
認真、嚴謹的工作態度能夠為行政管理工作帶來諸多保障，能夠避免很多人為何客觀問題；簡單的事情重複做，重複的事情做到位；堅持原則，同時加以適當的靈活；面對不同難題和困難局面，都必須從全方位積極尋求解決方法，用最合適、妥善的方法克服困難也是我們必須保持的心態。
5、工作總結全面
只有總結，才有提高；沒有最好，只有更好，不管是成功了，還是失敗了，總結得失，我們才會進步。
四、行政經理應具有的工作思路
行政管理工作最終把握在三個字：「精細化」。所謂精細化管理，就是要按照精確、細緻、深入的要求，明確職責分工，優化業務流程，完善崗責體系，加強協調配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作的薄弱環節，區別不同情況，有針對性地採取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。
1、更新觀念，提高認識
「天下大事，必做於細」。一方面，行政辦公室所有人員必須牢固樹立「細節決定成敗」的意識，把重視細節作為一種素質，一種修養，一種工作態度，增強工作的自覺性、及時性、細緻性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細緻、準確，要努力實現「六個不讓」，即不讓領導交辦的事在這裡延誤、不讓傳遞的檔案在這裡中斷、不讓辦理的檔案在這裡積壓、不讓各種差錯在這裡發生、不讓前來辦事的同事在這裡受到冷落、不讓公司形象在這裡受損。要努力做到「三個一點」，即常規的事，思路超前一點; 急辦的事，步伐加快一點; 敏感的事，考慮周全一點。
另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經驗，處事不冷靜；無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責任意識、創新意識和程式意識，「不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為」。
2、明確職責，細化流程
首先，要依職能辦事。行政辦公室的主要職責：履行參謀職能，為領導決策服務；履行協調職能，為推動全域性服務；履行承辦職能，為公司運轉服務；履行管理職能，為中心工作服務；履行督辦職能，為政令暢通服務。
要將行政辦公室的各項職能逐項分解到各環節、各崗位，明確「幹什麼」、「怎麼幹」、「幹得怎麼樣」、「幹錯了怎麼辦」，確保崗位職責精細化；按規章辦事，按程式運作，按規程服務，既不越位，也不缺位，確保職權人人有、任務個個擔、責任人人負、事事有人幹。
其次，要按流程理事。要按照程式精簡、環節順暢、責任明確、標準細化的基本要求，優化行政辦公室各項工作流程。行政辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策後的督查評估反饋等主要環節來設計工作流程。
同時，要逐項建立資訊調研、公文運轉、檔案管理、機要保密、安全值班、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、投訴處理、**管理等各方面工作的具體流程，做到環環相扣、互促互進。
第三，靠協調成事。公司許多任務作都歸口行政辦公室管理，不僅要靠部門全體同仁共同努力，還需要依靠整個公司、整個系統的力量。因此，行政辦公室要正確定位，加強協作，形成協調配合、齊抓共管的工作格局。
主要做好「五個協調」：一是做好與領導的協調。及時領會領導意圖，把領導安排的工作準確及時地安排、布置、貫徹下去。
二是做好與上級部門和領導機關的協調。對上級機關的發文、通知、安排，及時向領導匯報，在當好「參謀」的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協調。
在工作中，由於各科室之間的工作側重點和工作要求不同，不可避免的會產生一些不同的意見，行政辦公室要主動做好協調工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協調解決。四是做好與系統外部門之間的協調。五是做好與全體職員關係的協調，既讓領導放心，又讓同事滿意。
3、完善制度，強化考核
要對辦文、辦事、辦會、督辦等行政辦公室規章制度進行修訂、補充和完善，形成規範化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規範工作運轉，使行政辦公室工作切實做到有章可循、周密嚴謹。重點是要建立和完善以下三項制度：
首先，建立工作日誌制度。通過建立工作日誌，提高行政辦公室人員統籌安排工作的能力和科學利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務日誌。
對相關職能部門間業務聯絡的工作，會議接待、參觀學習等日常事項，建立專項日誌，工作完成後，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日誌。每個行政辦公室人員都建立自己的個人工作日誌，便於經常性地了解和及時推進各自職責範圍內的工作。
三是建立臨時工作日誌。對領導交辦或其他科室請求協助的臨時性工作建立臺帳，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。
其次，建立ab崗制度。ab崗工作制度是指行政辦公室在合理設定工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即兩個相近崗位互為ab崗，當a崗因故不在崗時，b崗自動頂崗，及時辦理根據工作性質可以即時辦理的一般性事務和緊急事務。
實行ab崗工作制一方面能夠通過a、b工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈結，防止行政辦公室職能發揮出現「缺位」，另一方面，在a、b崗工作人員都在崗的情況下，a、b崗能夠相互把關、審核，最大限度地減少工作中差錯或低階失誤。
第三，完善績效考核制度。嚴格實行「三定」（定員、定崗、定責）和目標管理。將行政辦公室內部劃分為文秘綜合、文件機要、考核督辦三個考核小類，按各自所擔負的職責細化為日常性、階段性和臨時性任務目標，明確完成時限、工作程式和具體要求，實行分工負責、量化考核，行政經理每個月初寫前乙個月工作總情況結和下月工作計畫，按時向領導匯報月度工作任務完成情況，年終彙總，按考核情況進行評先評優。
在考核過程中，要合理確定考核標準，對能夠量化的工作盡可能地設計量化指標，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應當設計必要的定性評價指標。
總之，行政辦公室的工作看似千頭萬緒、紛亂繁雜，實際上如果把握住工作重點，理清工作思緒，明確工作方向，完全可以化繁為簡，顯著提高工作效率，產生良好的工作效果，為整個公司的良性運轉輸送動力。同時結合「簡單的事情重複做，重複的事情做到位！」的工作態度，一定可以將整個行政辦公室形成有效合力，解決各種難題。
上善若水懷真素，居高聲遠路中人。以上為本人對行政辦公室工作的一些思考，存在不足及不當之處請給予更正和傳授，本人將持謙虛包容的心態坦然受之。
行政經理應聘人：劉巨集
二○一二年九月
行政管理職位工作手冊
目錄第一章行政部職責描述 5 一 行政部工作職責一覽表5 第二章行政部組織管理 6 一 行政部組織結構與責權表 6 二 行政辦公工作一覽表 6 三 行政辦公職位規範表 7 第三章辦公事務管理 7 一 行政費用計畫表 7 二 行政費用申請單 8 三 通訊費用報銷單 9 四 外勤費用報銷單 9 五 車輛...
弗布克行政管理職位工作手冊系列
行政管理職位工作手冊 第2版 目錄第一章行政部職責描述 5 一 行政部工作職責一覽表5 第二章行政部組織管理 6 一 行政部組織結構與責權表 6 二 行政辦公工作一覽表 6 三 行政辦公職位規範表 7 第三章辦公事務管理 7 一 行政費用計畫表 7 二 行政費用申請單 8 三 通訊費用報銷單 9 四...
行政管理相關的內容
與公司現有制度重複的如果沒有特殊說明直接引用或者註明參照公司現有規定 員工守則相關 各種細節 檔案相關的細節 常規考勤 加班 出差 請假及假期管理 法定假日 漏簽，漏崗，缺崗，請假，曠工判定方法及處理 崗位職責及臨時崗位職責確定，相應考核辦法 個人目標確定，目標承諾及論證 獎懲辦法 計畫體系與任務分...