第一章公文管理
第一條公文包括：上級、同級的來文、來函、來電；本公司上報下發的檔案、函件、傳真、決定、會議紀要、通報、通知等各種公文。
公文管理內容包括：公文的收發、傳閱、行文規範、立卷、歸檔、借閱及銷毀等。
第二條收文管理
（一）公司辦公室對接收的公文要逐件核對、簽收、分類登記、編號，並填好收文處理籤，由辦公室主任簽批呈請有關領導閱批後，機要員分送承辦單位落實。為避免公文積壓誤事，承辦單位要及時辦理，一般應在三天內辦完並退還機要室。
（一）公司領導的信件應送交領導本人。如屬檔案、資料需要保留時，領導閱後應交機要員辦理收文手續。
（二）各單位收到的上級重要政策性檔案，應交辦公室存檔。
（三）外出開會者帶回的重要資料應交機要室登記存檔。
（四）傳閱的檔案領導閱籤後，通知機要員取回，檔案周轉時間一般不要超過兩天。
（五）對領導的批示，辦公室應安排相關部門進行落實，並負責督辦、查辦。承辦部門如需保留檔案備查，經有關領導批准可影印或摘抄，原件應退還機要室存檔。
（六）涉密檔案管理按照「機要保密制度」執行。
第三條發文管理與行文規範
（一）公司所發正式檔案，分為上報檔案和下發檔案兩種，其行文格式規範如下：
1、檔案根據上報或者下發的需要，使用公司印製的規範檔案頭。檔案版心大小依計算機ａ４紙標準規格。
2、發文字號由發文單位代字、年份和序號組成，在發文單位標識下空2行，用3號仿宋字居中排布。年號、序號使用阿拉伯數碼標識，年份應用全稱，用六角括號「〔 〕」括入。序號不設虛位，（即1不編為001），不加「第」字。
如豫外際字〔2002〕12號、豫外際人字〔2002〕5號等。
3、上報的檔案需標識簽發人姓名。簽發人平行排列於發文字號右側，字型字型大小相同。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。
簽發人後標冒號，冒號後標識簽發人姓名。下發檔案不標識簽發人。
4、檔案標題位於紅色反線下空2行，用加粗小2號宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
5、主送機關位於標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時也應頂格，最後用冒號。
6、正文位於主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。當正文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
7、如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋字標識「附件」，後標冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如「附件：1.
***xx），附件名稱後不加標點符號。附件應與正文一起裝訂。
8、成文日期用漢字將年、月、日標全，「零」寫為「○」，位於正文下方適當靠右位置。單一發文不需標明單位落款。發文印章底部稍微蓋壓住成文日期。
9、版記包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等要素，各要素行之間加1條與版心同寬的下劃線。版記的最後乙個要素置於該頁最後一行。主題詞用3號黑體字居左頂格加冒號標識，詞目用3號仿宋字，詞目之間空1字。
抄送機關在主題詞下1行，佔1行位置，用3號仿宋字。印發機關和印發日期佔1行位置。
10、頁碼用4號阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下1行右側，數碼左右各加1條4號一字線，如「—1—」。檔案統一在左側裝訂。
（二）上報檔案要根據隸屬關係確定，一般不得越級請示和報告。需要上級批覆的檔案，應使用「關於……請示」。
（三）公司內部通知、通報等公文，使用a4紙列印，頁面設定依計算機a4紙標準規格，標題使用2號宋體字加粗居中排列，正文及落款、日期均使用3號仿宋字，加蓋公章。
（四）會議紀要標題第一行使用3號仿宋字居中標識會議名稱；第二行用2號宋體字加粗居中標識「會議紀要」；第三行使用3號仿宋字居中標識會議年份和序號，年份應用全稱，用六角括號「〔 〕」括入，序號不設虛位。正文位於會議年份和序號下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行，最後也不要出現「此頁無正文」。
會議紀要不加蓋公章。
（五）對外函件、傳真要使用公司黑色臺頭稿紙列印，標題使用2號宋體字加粗居中排列，正文及落款、日期均使用3號仿宋字，加蓋公章。
（六）公司發文，屬公司全域性性的一般由辦公室起草；屬業務性的由主辦部門起草，辦公室審核行文規範質量。
（七）發文擬稿嚴禁使用鉛筆、原子筆和複寫。擬稿要做到正確體現領導意圖、情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、字詞規範、言簡意明，標點正確，篇幅力求簡短。
（八）公司正式檔案稿擬就後，擬稿人要按「發文稿籤」填寫有關內容，領導會簽和簽發後，到機要室編排文號。對領導修改後的文稿，要進行認真修正和校對，不允許出現內容錯誤、錯別字、漏字漏句、錯頁等現象。各類公文，都要做到版面整潔。
（九）檔案依不同性質和內容，先由公司主管領導會簽，最後由董事長或者黨委書記、總經理簽發。凡涉及本人事宜的檔案，當事者不能簽發。
（十）公司檔案由擬稿單位送交機要室蓋章後，底稿及正式檔案兩份交機要室存檔。其他重要函、電等發文，也應交機要室登記存檔。
（十一）外發檔案要寄發或送達；內發檔案直接送交收文單位簽收。發往駐外機構、專案組和致外商的函電，由主管部門負責辦理，並做好登記。公司內部發文要盡量使用網上辦公系統，逐步向無紙辦公過渡。
第四條公文立卷與歸檔
（一）所有收、發公文均應按系統、內容、時間分類立卷，填寫卷內目錄，按統一規格裝訂或用資料夾存放。
（二）所有歸檔公文不得遺失、缺頁、破損、塗改，要做到檔案齊全、裝訂規範、整齊有序、便於查詢。
（三）歸檔公文要做到月查、季清、年歸檔。年度分類歸檔工作應在下年的第一季度進行完畢。
第五條公文的借閱、清退與銷毀
（一）需借閱機要室存檔公文的，應經辦公室領導批准，由機要員辦理借閱登記手續並按時歸還。
（二）上級規定限期清退的檔案，應及時登記造冊、收繳清退。如發現檔案丟失，必須查明原因和責任者，如實向上級報告，同時制定措施，堵塞漏洞。
（三）對於重複、過時和無儲存價值的公文，機要員報經領導同意後到上級指定處監督銷毀。
第二章重要證照管理
第六條公司重要證照實行分類、分級管理：
（一）公司營業執照、各分公司營業執照、公司企業法人**證、各種業務許可證、國內工程資質證書等，由辦公室負責保管。
（二）公司稅務登記證等與財務相關的重要證照，由財務部負責保管。
（三）公司進出口報關證書等，由**分公司負責保管。
（四）子公司的重要證照由其自行保管，每年年審後應將副本影印件交辦公室備案。
第七條各部門要指定專人負責保管重要證照，並根據有關規定及時辦理年審或者更新。
第八條任何單位和個人不得塗改、出借、轉讓重要證照。重要證照遺失或者損壞應立即向領取單位報告，並按照有關法規申請補領。
第九條各部門因自身工作，需借用公司重要證照的，應經主管領導批准；需向外單位提供的，須報經總經理批准。
第十條各子公司重要證照的變更或登出，必須報請公司批准。
第三章印章管理
第十一條公司所有印章（含二級公司業務專用章）均由辦公室負責刻製、頒發，啟用前要建立印模和啟用日期檔案。任何單位無權自行刻製標有公司字樣的印章。
第十二條公司以及黨委、紀委的印章由辦公室負責保管。各部門、各二級公司的印章及業務專用章，由各單位指定專人保管。
第十三條使用印章要根據職責許可權經有關領導審批。使用公司、公司黨委等印章，要經董事長、黨委書記、總經理或者其他主管領導簽字批准並登記在案。
第十四條凡以公司名義辦理貸款、擔保、外匯核銷、重大合同等重要事項，必須由董事長或其授權人簽字批准。
第十五條任何人不得私自攜帶公司的法人印章外出，特殊需要時，必須經過公司主要領導批准，由機要員隨同辦理。
第十六條所有印章保管者必須加強責任心，嚴格按制度對所管印章安全和使用的正確性負責，不允許丟失、錯用或違規使用，否則必須追究其責任並嚴加處罰。
78文秘工作管理程式
一 目的 為加強文秘管理工作，不斷提高文秘人員素質，確保文秘工作高效運轉，特制定本程式。二 適用範圍 本程式適用於文字材料撰寫 收發文管理 機要管理等工作。三 職責 1 負責年度 季度 月度 工作總結 綜合性匯報材料 主要領導講話的撰寫和資訊調研工作。2 負責廠級會議記錄 會議紀要 黨政發文的審核 ...
文秘管理制度
第一條文案組的檔案管理工作由文案負責，對文案組的所有檔案進行分類，歸檔，整理，並及時對各項工作進行總結，在例會上向部長領導匯報情況。此外，部門部長的意見和建議，及時總結經驗，為文案組處的各種活動提供諮詢，以方便各部門開展工作。第二條文案組檔案分類為 會議記錄 管理檔案 獎懲記錄 考勤記錄 部門活動記...
文秘的管理制度
13 涉及企業總體協調或應由總經理審核的檔案，由辦公室彙總簽辦意見，呈總經理做最終審核 批示，並下發相關部門予以執行。14 經辦理歸檔後的檔案應立檔管理，行政檔案由辦公室建立歸檔管理。15 檔案的借閱，必須經辦公室主任簽字同意，重要檔案經總經理同意方可借閱。借閱後及時歸還。16 檔案的銷毀應請示領導...