如何提高會議效率和效果的課題每個公司、每個發展階段都會存在，差別在於優秀公司做得好一些。那我們怎麼樣才能做得更好一些呢？提出一些想法供大家參考。
讓我們先分析一下會議都涉及哪些人。一般來說，與會人員包括三種人：組織者、參會者、秘書。
其中，組織者應該是受問題困擾的人，解決問題需求最強烈的人，解決問題的責任人。他的職責是：反映問題、提出方案、確認參會人員、會議主持、決議責任落實。
參會者是組織者請來解決問題的，他的職責應該是：參會之前充分了解背景，了解問題核心，帶著自己的意見參會。會上充分表達自己的想法，如果認同會議決議，會後就要堅決執行。
秘書輔助組織者組織會議，職責包括確定會議時間、地點、發通知、跟催參會人員等，可能還包括會議記錄。如果小型會議沒有秘書，這些工作就應該由組織者承擔。
會議成功的前提是當組織者宣布會議開始的時候，參會者都能按時到會議地點，投影裝置都能正常運轉。這一點如何實現？讓我們首先看看秘書該幹什麼：
1、 根據組織者提供的參會人員名單，打**協調時間，預定會議室。
2、 發會議通知，明確參會人員、時間、地點。
3、 通知發出之後適當時間打**確認參會人員都收到了通知而且保證能參加。
4、 會議前適當時間再通過**或**提醒參會者，例如開會之前十分鐘。如果是從西麗趕來的，應該在班車開車時間之前提醒。
5、 會前調整好投影裝置，留出故障解決時間。
6、 會議時間到了之後確認人是否到齊，答應到沒到的，打**跟催。
這些看起來似乎都很簡單，但並不是每個秘書、每次會議組織都做到了。舉個簡單例子，第二條中說到會議通知中明確參會人員，好像很簡單，但實際就發生過這樣的例子：到了會議時間，人還沒來，打**一問，回答說據他對郵件的理解這個會議不需要他參加。
所以此處要求應該是：不僅僅預設郵件的「收件人」是參會人員，而是通知裡再明確一遍參會人員名單。
有的人說了，每個會議都這樣，豈不是要把秘書累死？這裡需要提出的兩點是：
一、這是優秀秘書的基本素質；
二、如果每次會議都這樣做了，準時、有問題及時反饋的工作氣氛就會慢慢養成。
好了，現在人已經到齊，投影已經打出來，下面會議程序能否順利？會議能否成功的關鍵在於組織者。組織者是會議的核心，他對問題最了解，最希望解決問題。
那組織者如何做才能達到目的呢？關鍵在於會前的準備和溝通。充分的準備和溝通決定會議的效率和效果，極端情況是：
會前達成一致，會議沒有必要開了，達到了「無會勝有會」的理想境界。
組織者首先要摒棄通過會議本身找到解決方案的幻想。換句話說，如果會前沒有乙個初步的、盡量詳細的解決方案，會上要麼達不成一致，要麼會議決議不具備可操作性。例如筆者曾經參加乙個組織者期望簡化某個流程的會議，組織者只是有個大概的想法而沒有具體可操作的方案，也缺少對方案詳細的分析。
會議召集了近十個各部門的經理、總監級人員參加，大家對問題理解不一致，會議過程中經常偏題，因為沒有事先對可能風險做詳細分析，參會人員會上只能選擇對本部門來說風險最小的方案，不輕易讓步。會議開了很長時間，最後勉強達成決議，沒有實現組織者的初衷，決議本身也不是最優。
有一種例外，就是如果是很棘手的問題，超出了組織者的能力，需要用「頭腦風暴」法大家坐在一起討論解決，上面的方法就不適用了。
組織者另外乙個習慣誤區是讓參會者的意見到會上再反映，換句話說，就是知道參會者可能有很多意見，但不是在會前盡量溝通解決，而是期望把意見拿到會上一起提出來討論解決。這是一種偷懶的做法，因為單個參會者的意見不一定代表所有參會者，對於僅限於雙方職責範圍的意見，應該在會前單獨溝通解決，會上只作確認。否則，就會出現十個人參會，兩個人討論的熱火朝天，其餘八人旁聽了半個小時，而且聽不懂。
那麼，組織者該怎麼做才好呢？可以借鑑公司評審制度的一些思想。根據《設計評審工作規範》，評審的思路是：
1.設計者先發出評審資料（相當於解決方案）；
2.評審專家預審資料提出預審意見；
3.設計者根據意見修改設計，和評審專家私下充分溝通；
4.如果有些意見不能達成一致，則到評審會上討論.因為會上只討論有問題的點，所以可以保證評審會效率。
回到我們現在討論的話題。組織者面對需要解決的難題，應該先調查研究，和相關人員溝通，逐步整理思路，設計解決方案。解決方案慢慢成型後，仔細考慮可行性及具體操作步驟，在某些可能有問題、有異議的點上和相關人員私下溝通。
這個過程的好處是：
1、讓相關人員都了解了問題的背景，這樣可以保證開會的時候大家站在乙個起跑線上，而不需要再解釋相關的背景、流程。
2、經過充分溝通的解決方案可以接近最優。
3、更有機會得到利益衝突部門的理解和讓步，實現公司利益最大化。
4、會上可以僅針對方案的疑問點進行討論，節省時間。
下一步，組織者確定參會人員。原則是人數盡量少。需要注意的是如果參會者沒有得到授權對疑問點拍板的話，需要及時換人。
會上只針對方案中的疑問點討論。如果會前已經經過充分溝通，會上將只會是各方的最後博弈，能很快的得出結論。
組織者還要特別注意推動會議確定決議的具體落實措施、責任人、計畫時間點、檢查措施及檢查人，而不是提出一些放之四海而皆準的原則，否則會議可能白開。例如會議紀要如果是「對於機加廠採購的原材料，採購負責提供品質證明」，後面可能就會出現很多問題：
1、 品質證明包括哪些內容？
2、 這個要求如何落實到來料檢驗規範？
3、 是否每批次都提供品質證明還是僅首批提供一次？影印件行不行？
4、 採購用什麼形式和**商約定此要求？
5、 誰負責跟催？
6、 **商提供此證明不了怎麼辦？
這些問題不解決，不明確，會議紀要就成了一紙空文，表現就是會上預設通過，會後提出各種理由不執行。
最後，說說參會者該幹什麼。參會者接到會議通知，如果自己參加不合適或沒有時間參加，應該第一時間向組織者或秘書提出來。
會前，參會者應該仔細閱讀會議資料，明確會議背景和議題，確定自己的意見，主動和組織者溝通。自己做不了主的，及時反映給上級主管。
會議上，參會者應該保持清醒頭腦，充分表達意見。這裡需要倡導的文化是：即使有悖於會議上高層人物，也要敢於表達不同意見。
另外乙個就是保持開放心態及客觀立場，不偏激的固守本部門或個人的利益。如果會議達成決議，會後就要堅決落實。
管理的重要原則是要有控制點，上面講了會議如何才能提高效率，那麼，如果這些要求做不到如何控制？例如會議遲到是否就要罰款？會前如果沒有明確解決方案是否就不能組織開會？
會議是否需要哪一級主管批准才能開……？這些問題涉及到管理成本和效率的永恆矛盾，期望大家在實踐中逐漸找到平衡。
會議效率問題是個很大的話題，涉及到公司管理及文化的很多方面，而且會議型別也多種多樣，不能一概而論，一篇文章更不能面面俱到。本文重點從會議組織者事前要充分溝通角度談了一些如何提高會議效率的想法，供大家參考。
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