常用公文處理排版方法

辦公室常用公文處理排版方法（2號宋體加粗）

一、平行文的排版方法。

（一）如檔案為wps檔案格式太的word檔案，另存為txt檔案，用word開啟重新排版。公文中所用阿拉伯數碼均用全形。

（二）頁碼設定。紙張為a4型；頁邊距上為3.7cm、下為3.5cm、內外側（或左右側）均為2.7cm、頁首頁為2.5cm。

（三）字元數、行數設定。正式公文要求每頁22行、每行28字。可用「頁面設定」中「文件網格」進行設定數值並無固定的設定數值（參考資料：

每行42個字元、每頁44行），需自行調節。頁面、字、行設定應在錄入文字前進行。

行數設定另一方法：可在「頁面設定」中「文件網格」設定為「無網格」後，用「格式」，「段落」，「行距」，「多倍行距」進行設定。

（四）發文字號：居中排布在第6行此為參考數值，針對各種文頭不同略微調整行數數），設定為4號仿宋，年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號括入。如「雲審發〔2006〕88號。

」「〔〕」可在「插入」選單「特殊符號」的「標點符號」中選擇，也可在「輸入法狀態列」的「軟鍵盤」中選擇。

（五）公文標題：設定為2號小標宋體（即方正小標宋簡體。如無此字型，可暫用宋體加粗代替），可成1行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（如是方正小標宋簡體，需選定後將行間距設定為「格式」中「段落」「行距」中「固定值」設為32磅。）

（六）公文正文：排在主送機關名稱下1行，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數字、年份用阿拉伯數碼標識的的不能折行，如折行，通過字間距調整。

正文層次序數：第一層為「

一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」第五層為「①」。（操作方法見六角括號「〔〕」操作方法。「（一）」、「1」、「（1）」、「①」在「數字序號」中）。

正文中的標題：正文中如有小標題（指單列的小標題，正文層次第一層「

一、」仍用4號仿宋體）用4號小標宋體（即方正小標宋簡體。如無此字型，可暫用宋體加粗代替）或4號黑體字。

每個層次數處第一層外在錄入的時候需要空2字。

例如：1、團隊工作：

（一）學生會

1、根據學生會工作特點……結合學校德育工作，形成自己的工作特點……

（1）圍繞……

（八）頁碼設定。頁碼設定在「外側」。用4號半形白體阿拉伯數碼標識，數碼左右各飾1條4號一字線。操作方法：

1、進入「頁面設定」的「版式」中選擇「奇偶頁不同」打√。

2、進入「插入」選單中「頁碼」，「位置」選擇頁尾，「對齊方式」選擇「外側」，在「首頁顯示頁碼」打√。

3、先在單頁碼處操作一次，再在雙頁碼處操作一次。如頁碼位置被移動，可手動將單頁碼調至頁面右端，雙頁調至頁面或端。

將滑鼠移至頁碼所在位置雙擊滑鼠左鍵，出現頁碼選單，將原頁碼刪除；選擇頁碼選單中「插入自**文集」中「-頁碼-」命令，這時原頁碼所在頁尾位置處即出現「-頁碼-」（以頁碼1為例，即出現「-1-」），將「-1-」選定後（必須連同一字線一併掃黑）在字型大小字型快捷選單中選擇為四號仿宋。

（九）附件：公文如有附件，在正文下空1行、左空2字，用4號仿宋體標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如「附件：1、×××」）；附件名稱後不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。

（十）成文日期：落款年月日（發文單位不必落款）必須與正文同一頁，與正文之間空3行。如排版時日期至下一頁，就調整正文的行距或字距（一般調整最後幾頁的行數），不得採取標註「（此頁無正文）」的方法解決；成文日期中「00」設定為全形，用全形英文狀態下的大寫「○○」（封面之類）。

成文日期也可用「插入」中的「日期和時間」自動生成。單一機關發的公文，位置在靠右端並離右邊界7字；3個機關聯合發的公文，在最後一排印章之下或空2字標識。

（十二）版記部分：版記部分位置放在公文的最後一頁的最下面的位置。如果公文主體之後的空白位置容納不下版記部分，另加一頁在最下面標識版式記，前面可完全空白；每條下劃線均頂兩頭。

版記部分排版方法如下：

1、主題詞：「主題詞「用3號黑體字居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字（即方正小標宋簡體。如無此字型，可暫用宋體加粗代替），詞目之間空1個全形字。

2、抄送機關：抄送機關在主題詞下居左空1個全形字，用3號仿宋字標識，後標全形冒號；抄送機關回行時與上一行冒號後的抄送機關對齊。

3、印發機關和印發時間：印發機關和印發時間位於廳內分送，用阿拉伯數碼標識，佔1行位置，用3號仿宋體字；印發左空1個全形字，印發時間右空1個全形字。