辦公室工作要常懷八心

2021-06-01 08:49:21 字數 3004 閱讀 2328

辦公室在乙個組織機構中居於核心地位,既是協調各方的「中樞」,又是對外形象的「視窗」;既是輔政設謀的「智囊團」,又是服務上下的「大總管」;既是領導意志的「傳聲筒」,又是內部和諧的「潤滑劑」。辦公室工作質量的好壞,直接影響乙個單位執行效率的高低,影響組織目標的實現。筆者認為,做好辦公室工作,真正發揮好參謀助手、服務協調、溝通聯絡作用,關鍵是要常懷「八心」:

一是上心。「上心」是指思想上要重視辦公室工作,充分認識、深刻理解、準確把握做好辦公室工作對整個單位工作的重要性。雖然辦公室的事務性工作多、瑣碎事情多,但這些工作都是圍繞領導決策、圍繞中心工作開展的,都具有很強的政治性與敏感性。

所以,辦公室工作水平的高低,不僅影響辦公室自身工作目標的實現,還「牽一髮而動全身」,影響整個組織目標任務的實現。如果將決策者比作大腦,各個部門比作肢體,那麼辦公室就相當於中樞神經系統。大腦指令的傳遞能否暢通,指令下達後肢體是否協調,取決於中樞神經系統是否健康,執行是否有效。

在辦公室工作,任何輕率疏忽和對工作不重視、不負責的行為,都會直接影響辦公室工作質量,進而影響整個組織的正常執行。

二是用心。「用心」,就是要善於開動腦筋研究問題,發現規律改進工作。辦公室工作看似雜亂紛繁,實則有規律可循;看似簡單易做,實則學問頗深。

例如,接打**看似簡單,但面對不同的人、不同的情境,要用怎樣的語氣、怎樣的表達方式溝通,如果不用心去醞釀、思考,就難以產生良好的溝通效果。可以說,辦公室工作處處皆學問、事事見水平,唯有用心琢磨、悉心研究,才能發現規律、把握規律、運用規律,從而提高工作水平。具體說來,要在以下幾個方面用心:

一要用心學,學習好的經驗做法,學習必備理論知識,學習各項業務技能,提高服務決策的水平。二要用心看,勤於觀察思考,善於發現問題,敏銳捕捉資訊,準確反映情況,有針對性地協助領導解決問題。三要用心聽,聽各界意見建議,聽群眾願望呼聲,及時反饋情況,提供決策參考。

四要用心思,思現行做法之弊,思改進工作之策,思創新方法之道,努力做到超前謀事、周密謀事,使辦公室工作把握規律性、體現時代性、富於創造性。

三是專心。「專心」是指要專注於辦公室工作,沉下身子、靜下心來,專心致志、心無旁騖,默默無聞、甘於奉獻,不能心浮氣躁、好高騖遠。辦公室工作是一項業務性很強的工作,辦文、辦會、辦事,服務、聯絡、協調,要幹出成績、幹出水平,非得專心致志、潛心鑽研不可,非得全身心投入不可。

不專心,就可能出差錯;不專心,就無法上水平。因此,從事辦公室工作要力戒浮躁之氣。要全神貫注、全力以赴,將全部心思用在提高自身工作水平、做好各項本職工作上,認認真真做事,踏踏實實做人,不為困難所動搖,不為名利所困擾。

四是細心。細心,就是要一絲不苟、精益求精,做到大事不誤、小事不漏;要細心觀察,及時發現隱患、排除險情,把問題消除在萌芽之中。辦公室工作頭緒眾多、環節複雜,又與方方面面息息相關,如果不專心、不細緻,毛毛糙糙、粗枝大葉,極易釀成大錯、貽誤大事。

同時,辦公室作為日常運轉部門,重複性、程式性勞動較多,有些工作日復一日、鮮有變化,容易使人疲勞懈怠,從而出現差錯。因此,從事辦公室工作應時刻繃緊責任弦,牢記「辦公室工作無小事」的道理。出主意、做方案、辦事情,都要縝密思考、周全考慮、反覆權衡,事先把工作包含的各個環節、涉及的各個方面,以及可能遇到的各種情況、可能出現的各類問題想清楚,腦子裡要事先「過電影」,有時還要搞「模擬演練」。

每項工作完成後,都要認真總結反思,尋找紕漏,以便日後進一步完善細節、改進工作。

五是公心。「公心」就是凡事都要有對事業高度負責的態度,以公道的方式、公認的規則、公開的程式去處理各類問題。不存私心雜念,不搞親疏遠近。

辦公室無論是從事規章制度的制定、執行和監督,還是代表領導行使某項具體職權,往往與其他部門利益息息相關。唯有事事出於公心,才能照顧好大多數人的利益,做到「一碗水端平」。唯有堅持公道正派的作風,識大體、顧大局,才能維護和促進組織內部的和諧統一。

同時,無私才能無畏,無畏才能敢於堅持原則,敢於觸及矛盾,敢於發現和解決問題。在實際工作中,無論是當參謀、出主意,還是作決定、辦事情,都要力求公正。不以感情代替原則、不拿權力去做交易,有話說在當面、有事擺在桌面,不搞當面一套、背後一套。

凡事均出於公心,即使執行制度嚴格了一點,對工作要求苛刻了一點,也會得到領導和同事們的理解與支援,得到群眾的尊重與擁護。

六是耐心。所謂「耐心」,就是做辦公室工作要不厭其雜、不厭其難,不厭其瑣碎、具體。要沉得住氣、靜得下心,踏踏實實將工作做好。

辦公室需要協調處理的關係錯綜複雜,難免會遇到棘手的事情,這就需要反覆協調、反覆溝通,倘若沒有足夠的耐心,就無法做好這些工作。作為辦公室工作人員,越是緊張忙碌,越要不急不躁;越是頭緒繁多,越要條理分明;越是困難當頭,越要振奮精神。只有不懼其難,不厭其煩,才能堅定執著、耐心細緻地做好每一件事情,才能戰勝工作中的所有困難和挑戰。

七是熱心。「熱心」,就是指辦公室工作人員要滿腔熱忱地對待工作、對待他人,做到交往上與人為善,生活上助人為樂,工作中**之美,盡心盡力幫助他人、愛護他人、服務他人。辦公室是視窗部門,對內代表領導集體的形象,對外代表單位整體的形象,每個人都是「形象大使」。

因此,在工作中保持熱情的態度就顯得尤為重要。但在實際工作中,辦公室人員工作不積極、不主動,態度冷漠、服務不周、消極應付的情況並不鮮見。有些人認為辦公室是輔助性部門,幹得再多也是在幕後,所以工作起來提不起勁、打不起精神;還有一些人則以為自己「實權」在握、高高在上,「門難進、臉難看、事難辦」。

這都是極其不應該的。從事辦公室工作要做到不分上級下級,無論上班下班,不管分內分外,都熱情待人、熱心助人。對符合規定的事情,要積極主動去辦;對不符合規定或雖符合規定但目前不具備條件去辦的事情,也要做好相應的解釋說明工作,爭取得到對方的理解與支援。

八是寬心。「寬心」是指在辦公室工作要正確看待名利得失和榮辱進退,以寬廣的胸懷面對周圍的人與事,聽得進逆耳之言,裝得下酸甜苦辣,容得下難容之事。辦公室工作是從屬性很強的工作,容易使人缺乏成就感,導致心理失衡;辦公室工作也是綜合性很強的工作,雜事多,難事也多,很難做到讓大家都滿意,挨批評、遭抱怨是常有的,往往是「費力不討好」。

所以,要做好辦公室工作,寬廣、豁達的胸懷十分重要。要經得起挫折,受得起委屈,能正確看待批評、指責和非議,積極調整心態;要甘於寂寞、甘當配角,甘為他人做嫁衣,甘做無名英雄;要正確處理苦與樂、得與失、名與利的關係,守得住清貧,耐得住寂寞,經得起**。只有淡泊名利,志存高遠,始終保持積極向上的精神狀態,始終保持平和坦然的良好心態,才能在辦公室這個平凡而又特殊的工作崗位上有所作為、有所貢獻。

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