1．目的
為了加強對企業科學技術檔案材料的管理、收集和整理工作，有效地保護和利用科學技術檔案，滿足企業的生產、科研、建設的需要，特制定本制度。
2．適用範圍
適用於本公司生產、科研、基建、裝置及其技術管理活動所形成的科學技術檔案，其包括文字、圖表、聲象等不同形式的科學技術檔案材料。
3．職責
3.1 技術質量部、機械動力部、建築公司及各生產單位負責產品圖樣及技術檔案的審批、歸檔、更改，保證產品圖樣的正確性、一致性。
3.2 各生產單位及有關部門的兼職檔案管理員負責管理本單位或部門範圍內產品圖樣及技術檔案的有效性、完整性。
3.3 技術質量部檔案室負責科學技術檔案的管理、借閱、更改監督以及成套（成本）的科學技術檔案資料的複製、發放、加蓋標識等。
4．工作程式
4.1 科學技術檔案的構成
4.1.1 產品技術檔案（簡稱產品檔案）
產品技術檔案是在產品的開發、設計、試製和生產過程中形成的技術檔案。它既包括產品本身的設計檔案，也包括產品工藝、工裝等生產方面的檔案。企業產品技術檔案以產品代號成套歸檔管理。
4.1.2 裝置技術檔案（簡稱裝置檔案）
裝置技術檔案是在裝置的開發、使用、維修、改造、更新等過程中形成。企業的裝置檔案包括兩種，一種是形成於自製裝置的設計、研製活動中的裝置檔案；另一種是隨外購裝置而帶來的隨機檔案。企業裝置技術檔案以裝置型號成套歸檔管理。
4.1.3 基建工程檔案（簡稱基建檔案）
基建工程檔案是在基建工程專案的設計、施工、維修等活動中形成的技術檔案。它形成於接受工程設計和施工任務的設計與施工單位。企業基建檔案以工程專案成套歸檔管理。
4.2 科學技術材料的歸檔要求
4.2.1 科學技術材料的歸檔職責要求
4.2.1.
1 技術檔案的歸檔工作，由技術質量部和相關技術人員承擔，科學技術檔案室專職檔案管理員進行協助辦理，專職檔案管理員每季度末對各有關單位科學技術檔案的管理和歸檔情況進行監督檢查。
4.2.1.
2 各單位技術人員要隨時對科學技術材料按照q/zsa1.01《產品、工藝圖樣管理制度》、q/zsa1.22《各類圖樣和技術檔案審簽制度》等相關制度進行編制、收集、整理，由有關技術人員按照檔案管理要求進行歸檔，歸檔時需規定歸檔檔案的保密等級、儲存期限，並履行審批和移交手續，專職檔案管理員進行統一管理，以保證歸檔檔案的完整性、準確性、系統性，符合檔案的標準化、檔案化要求。
4.2.2 科學技術檔案的歸檔範圍及時間要求
4.2.2.1 產品技術檔案歸檔範圍及時間要求
設計開發過程中的技術檔案可按設計開發階段整理歸檔，也可在專案完成後，整理歸檔。生產過程中產生的工藝、工裝、技術檔案、更改通知單等技術資料隨時歸檔。每年軍品產品合格證、原材料合格證、產品批次配套表等產品批次憑證，在次年一季度歸檔，檔案管理員根據產品批次管理情況組卷、裝訂成冊，形成產品批次憑證檔案管理。
4.2.2.2 裝置技術檔案歸檔範圍及時間要求
隨外購裝置而帶來的隨機檔案，如裝置圖紙、使用說明書、裝箱單等，以及安裝過程中形成的各種重要記錄、裝置維修等資料由機械動力部收集隨時歸檔。自行設計的非標裝置，由設計人員將完整的非標裝置設計資料整理後歸檔。
4.2.2.3 基建工程技術檔案歸檔要求
基建工程技術檔案在基建工程竣工後由基建部門對基建技術檔案進行整理歸檔。
4.2.2.4 特殊技術檔案的歸檔要求
4.2.2.
4.1 底圖歸檔：底圖是複製藍圖的底版，又是重要的技術檔案，底圖上有履行了審簽制度的簽署，由它復曬出的藍圖，對技術活動起實際指導作用，因此底圖必須歸檔。
4.2.2.
4.2 原圖、草圖、文字式技術檔案原稿的歸檔：原圖、草圖、文字式技術檔案原稿一般不需歸檔，但具有特殊重要原始憑證價值和依據參考價值的原圖、草圖、原稿也應歸檔。
4.2.2.
4.3 負結果技術活動的技術檔案歸檔：技術研究、新產品開發等技術活動未能獲得成功，其形成的技術檔案一般應歸檔儲存，這類檔案對於今後開展這類活動具有借鑑作用。
4.2.2.
4.4 協作性技術活動專案的技術檔案歸檔：複雜的技術活動專案常需要若干個單位分工協作，共同完成。
在這種情況下，應由主辦單位儲存該項目的全套技術檔案，而協作單位只儲存該技術活動專案中與己有關的檔案。
4.2.2.4.5 下馬技術專案的技術檔案歸檔：因某種原因而停止進行的某項技術活動，其技術檔案必須歸檔儲存，這類檔案對今後的技術活動具有一定的參考利用價值。
4.2.2.
4.6 標準化的技術檔案歸檔：企業技術活動中常採用標準化、規範化的設計圖樣和技術檔案，對這些技術檔案，企業檔案部門只需儲存一套。
各項技術活動套用這些標準化技術檔案時，不需要重複歸檔，但要給出參見標註，以保證技術檔案組集的成套性。
4.2.2.5 外來技術檔案的歸檔要求
重要的外來技術檔案隨時歸檔，外來圖紙是藍圖或列印、傳真圖紙時，到公司後歸檔乙份藍圖或列印、傳真圖。外來圖紙是複製底圖時，到公司後復曬乙份藍圖，底圖和藍圖一併歸檔。
重要並重複使用的備品、備件藍圖或列印、傳真圖紙到公司後，由技術質量部門描制底圖，底圖經審籤後與藍圖或列印、傳真圖一併歸檔。
4.2.2.6 電子檔案的歸檔要求
有底圖的技術檔案資料，只將底圖歸檔，無須存入電子檔案載體。無底圖的技術檔案資料，如只是作為記錄和一次性使用的檔案資料，可只將紙質列印件歸檔，無須存入電子載體；如比較重要且重複更改、使用的技術檔案資料需將紙質列印件與電子載體一同歸檔。
4.2.2.7 其它資料的歸檔要求
質量認證證書、產品獎勵證書、產品專案獎勵證書、產品專利證書、計量及理化資格認可證書、產品介紹等反映公司產品質量和技術水平的資料，應按時歸檔，統一管理，以方便公司各單位的使用和產品宣傳，歸檔時限為公司有關部門接收或製作資料完成後乙個月內。
4.2.3 歸檔檔案的份數要求
歸檔檔案的歸檔份數一般為乙份，重要的、需頻繁使用的技術檔案應歸檔兩份，供日常使用，以保護原件；需經技術質量部門彙總上報的檔案和需向專業檔案館報送的技術檔案，歸檔份數可根據需要增加。
4.2.4 科學技術檔案材料歸檔前的要求
4.2.4.1 完整性要求
技術質量部或技術人員應將技術活動中形成的所有產品技術檔案、裝置技術檔案、基建工程技術檔案或其他技術活動資料按專案收集齊全，完整成套，不能缺項少份，也不能缺張少頁。
4.2.4.2 準確性要求
技術質量部和技術人員應對歸檔檔案進行嚴格審查、核對，保證歸檔的檔案做到兩個「一致」；即技術檔案同它所記載和反映的技術物件及技術過程一致；技術檔案相互之間在內容上一致。
4.2.4.3 系統化要求
技術質量部和技術人員應根據技術檔案之間的有關聯絡，對歸檔技術檔案進行初步整理，組成保管單位，做到層次分明、系統清晰，符合檔案管理要求。諸如：封面各項目的填寫應完整準確、題目應確切簡明反映其內容、內部檔案排列整齊有序、檔案目錄等等。
4.2.4.4 儲存期限要求
對技術檔案進行價值鑑別，以確定儲存期限。儲存期限分永久、長期、短期三種。確定原則：
凡具有長遠利用價值的科學技術檔案應永久儲存；凡在一定時期內有利用價值的可為短期儲存；介於兩者之間的，其儲存期限一律為長期。
4.2.4.5 保密等級要求
根據國家和企業有關保密規定和秘密等級制度，對技術檔案保密級別確定為內部和密級。密級又分絕密、機密、秘密三種，除密級以外均為內部。
4.2.4.6 歸檔檔案的檔案化要求
歸檔技術檔案，線條、字跡必須清楚，紙質良好，不能用鉛筆(有特殊要求的除外)、普通原子筆或複寫紙書寫。各類技術檔案的規格、格式、編號、審簽等應符合產品圖樣管理制度、技術標準及技術檔案管理制度的規定，初步整理後的歸檔檔案應按規定劃分保密等級、儲存期限等，逐步做到規格化、標準化。
4.2.5 歸檔手續要求
4.2.5.1 技術檔案歸檔時必須辦理歸檔手續，以便明確職責，保證歸檔檔案的質量。
4.2.5.
2 歸檔檔案歸檔時要填寫《移交清單》，詳細規定保密級別、儲存期限等，《移交清單》的審批級別：產品定型圖、工藝、基建、非標裝置需經總工程師批准，其它需經技術質量部領導批准。
4.2.5.3 歸檔檔案正式移交時，按《移交清單》填寫內容交點清楚，由交接雙方分別簽字，各留存乙份。
4.3 科學技術檔案的管理
4.3.1 科學技術檔案的整理
4.3.1.1 科學技術檔案材料歸檔後，要按照一定的原則和方法對零散的檔案進行分類、組合、排列、編目、登記上帳，填寫備考表、封籤、背籤、裝訂成冊、上架備查，實行定置管理。
4.3.1.2 科學技術檔案形式多樣，其裝訂、保管方式也可以採用多種形式，如裝訂成捲、成冊、裝袋、裝盒。其各種包裝材料必須符合檔案本身的要求。
4.3.1.3 檔案裝具一般有檔案架、檔案箱、檔案櫃，裝具在檔案室中要排列整齊。
4.3.2 科學技術檔案的借閱
4.3.2.
1 科學技術檔案原則上不外借，在檔案室查閱，確因工作需要借出時，必須履行借閱手續，經領導批准後，方可按工作範圍借閱。一般科學技術檔案經技術質量部領導批准，限期一周內歸還；秘密級科學技術檔案經總工程師批准，並在批示當日交還；機密級以上科技檔案只能在檔案室查閱，不得借閱。
4.3.2.2 借閱者對檔案必須妥善保管，保證其安全、完整無缺，不得轉借，嚴禁在檔案材料上勾抹塗畫、抽換、損壞和丟失，嚴禁帶出公司外。
4.3.2.3 借出檔案要定期歸還，檔案管理員對歸還檔案要詳細檢查，辦理登出手續，當發現有違反規定者，要及時向有關領導報告，並按規定進行考核。
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