辦公室工作流程
第一部分辦公室工作流程
第二部分辦公室管理制度
一、收文、發文管理制度
1、 收文
（1）登記。收文後，根據來文單位（上級來文、平級來文、下級來文）及時錄入來文登記簿；
（2）辦理。來文登記後，視緩、急情況，及時填寫檔案處理標籤報送相關領導閱批；
（3）歸檔。檔案辦理完畢，及時歸檔，定期或按公司規定將已歸檔檔案再次分類整理，交由公司檔案室集中管理。
2、 發文
（1）提出申請。各部門根據需要提出發文申請，由部門負責人草擬檔案內容（草擬內容需用水筆書寫，以便長期儲存）；
（2）檔案審核。各部門草擬檔案必須交總經辦統一審核；
（3）領導審批。所有公司發文必須由公司領導審批後，方可印製；
（4）檔案發布。公司檔案領導審批後，由總經辦校對，用印，然後正式發布；
（5）文稿歸檔。所有公司發文文稿統一由總經辦整理歸檔。
二、會議籌備制度
1、會議組織
（1）每年召開一次總結表彰大會；
（2）每半年至少召開一次支部大會和經理以上管理人員會議；
（3）每季度召開一次辦公會；
（4）每月召開一次產品溝通會議；
（5）每週各部門召開一次周例會。
2、會前準備：（根據會議的規模大小、重要程度安排）
（1）安排會議議題；
（2）確定會議籌備方案；
（3）辦理會議報批手續；
（4）印發會議通知；
（5）準備會議檔案材料；
（6）會場的衛生、照明、通風、音響、桌椅排列；
（7）安排座次編組和邀請嘉賓；
（8）重要會議的新聞發布。
3、會中、會後安排：
（1）會議簽到；
（2）匯入會場；
（3）安排發言；
（4）會議記錄（錄音）；
（5）會場秩序和後勤服務；
（6）參會人員離會；
（7）清理會場；
（8）會議檔案的整理；
（9）會議新聞的報道；
（10）會議紀要的印發；
（11）會議精神的貫徹；
（12）會議決定事項的督辦。
4、精簡會議：
辦公室應當從實際出發嚴格控制會議的規模、會期，力戒形式主義，開會不得攀規格、講排場，要嚴格控制會議成本，努力提高會議質量。
三、辦公用品管理制度
1、採購、印製
（1）提前三天書面申請。部門負責人審核，報公司總經理批准，交由辦公室統一採購或印製。（特殊情況可委託辦理）。
（2）各部門在申報時，需認真填寫計畫單，計算好月使用量，一般採購或印製數量以半年使用數為上限。
（3）申請印製，應設計好規格、件數，並提出初步印製**。
（4）各部門驗收時，要先查明物品規格、件數、**是否相符，確認後在交貨單上簽字。
（5）辦公室在審核發票時，認真查對交貨單，確認無誤後簽字，報總經理批准後付款。
（6）低值易耗辦公用品，各部門應本著不鋪張不浪費的原則，從嚴從細控制使用。
（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機）在使用中，應注意日常的維護與保養；確需維修時，報請總經理同意後，辦公室通知具辦。
2、文印、傳真
（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統一採購，各部門登記領用。
（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統一使用a4紙，標題用華文中宋體，小二號字，正文用仿宋體，小三號字，紙張盡量雙面使用。
（3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。
（4）工作之外，需要打、影印的，一律收費（總經辦代收）；不允許私自打、影印或發傳真，一經查實，將給予當事人10元——50元/次罰款。
收費標準：列印：a4紙0.50元/張 b5紙1.00/元張
影印：a4紙0.50元/張 b5紙1.00元/張 a3紙1.00元/張
傳真：2.00元/次（發） 1.00元/次（收）
四、印章管理制度
1、印章刊刻與啟用
（1）公司行政章、合同專用章、財務專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財務使用的法定代表章，在刊刻前應當由經辦人到公司辦公室開具專門介紹信。
（2）公司直屬機構印章和出納印章刊刻前應由經辦人到公司辦公室開具介紹信。
（3）機構登出、裁撤、法定代表人變更及出納變更時，相關印章必須由辦公室及時收回、集中保管。
（4）印章啟用與變更按公安機關相關規定執行。
2.、印章保管
（1）各類印章應確定專人保管，保管人員應當同公司簽訂《責任狀》。
（2）各類印章保管人變動，必須先辦理印章交接手續。
3、印章使用
（1）用印審批：經濟合同、正式檔案用印前必須經領導文字批准，日常事務由辦公室主任或分管副職批准。
（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時，應逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批准用印的領導必須在登記表上簽字。
（3）空白介紹信：未經主管領導部門文字批准，嚴禁發出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領導人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須註明有效期，未使用的空白介紹信應及時退回。
（4）空白信箋：未經領導批准，嚴禁發出空白信箋。經批准發出的空白信箋印章上必須註明用途。
（5）攜章外出：辦公室主任及經理層人員確因工作需要須攜章外出的，應當登記，攜章人應當簽字並保證妥善保管、及時退還。
五、合同管理制度
1、訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統一文字或經省工商局批准、監製，企業設計的格式合同文字和資料電文合同，如：電子郵件、電報、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用**、口頭、便條訂貨，必須嚴格執行事後補訂合同。
2、對外訂立合同時，必須掌握供方的一些基本情況，必要時對供方進行現場考察。
3、訂立合同必須遵循平等、自願、公平誠實信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國家法律法規，損害國家和企業利益。
4、所定合同必須主體合格，標的合法，手續完備，條款齊全，意思表達真實，約定明確，文字清晰，語言規範，無矛盾條款，無空白條款。
5、嚴肅合同報批制度，訂立合同時，必須使用統一的合同審批標籤，經部門負責人審核、簽字，報請公司或集團主管領導批准後，加蓋合同專用章方為生效。
6、合同管理人員建立合同檔案分類台賬，合同執行完畢叫集團合同管理員存檔。
7、委託**人在簽訂合同時，不得超越委託書的許可權範圍，不得簽訂無效合同，違反合同。
8、合同文字由專人保管登記使用。
9、凡與合同相關人員，必須嚴格遵守公司制度，嚴守合同秘密。
六、檔案管理制度
1、歸檔範圍公司檔案材料的歸檔範圍，包括上級機關印發的有關檔案，批件及各部門產生的各種檔案材料，主要在以下幾個方面：①基礎管理； ②黨群工作； ③經營管理；④產品研發；⑤科學技術；⑥基本建設；⑦會計核算。
2、歸檔要求：
（1）辦公室為公司臨時檔案室，集中統一管理公司形成的全部檔案；
（2）歸檔的檔案材料應完整、準備、系統；
（3）檔案書寫和載體材料應耐久儲存，檔案不能以鉛筆，原子筆書寫，傳真件、影印件不得長期存檔；
（4）檔案材料整理符合規範；
（5）歸檔的電子檔案、應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存；
（6）各類檔案一般歸檔乙份，比較中和利用頻繁的檔案歸檔2-3份；
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