導言在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經常的工作。
一項調查表明：大多數商務人士有三分之一的時間是用於開會，有三分之一的時間是用於旅途奔波。有感於繁重不堪的會議邀請，萬科的總裁王石曾經說過一句很形象的話，他說：
「我如果不是在開會，就是在去往下乙個會議的路上。」
雖然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨
大耗費，但人們也不得不承認，會議是一種很有效的溝通手段，因為面對面的交流可以傳遞更多的資訊，尤其是很多需要各部門協作的工作，就更是需要會議的紐帶來協助運作。
【自檢】
你在會議溝通活動中是否具有以下行為要點？
以上12個問題，可能是你的會議溝通活動中常見的表現，你如果選擇了題號是單數的行為表現，請給自己加上一分；你如果選擇了題號是雙數的行為表現，請給自己減去一分。最後看看自己的總分吧！
3～6分：你的會議溝通技巧是值得稱道的。
0～3分：你的會議溝通技巧也還不錯，但需要進一步改進。
低於0分：你的會議溝通技巧真不怎麼樣，趕快努力吧！
會議的安排
會議安排核查表
會議的主持
(一)成功地開始會議
和其他的很多場合一樣,準備工作是避免表現緊張的關鍵：如果你知道自己將會說些什麼來作為開場白，你就會放鬆下來。更重要的是,你可以給整個會議帶來乙個富有組織的、卓有成效的開始。
會議開場秘訣
1．準時開會
對於每一位職業的商務人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事情莫過於對方不准時，不守時。在高速運轉的資訊社會，時間意味著搶占的商機，時間意味著金錢和財富，時間意味著一切。我們說「浪費別人的時間就等於謀財害命」也是毫不誇張的。
對於會議而言就更是如此，因為不准時召開的會議浪費的是所有與會者的時間，這不僅會加劇與會者的焦躁牴觸情緒，同時也會令與會者懷疑組織者的工作效率和領導能力。
2．向每個人表示歡迎
用巨集亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一隊新的成員，讓他們作向大家做自我介紹。如果他們彼此已經見過面了，也要確保把客人和新來乍到的成員介紹給大家。
3．制定或者重溫會議的基本規則
會議的基本規則是會議中行為的基本準則，你可以使用「不允許跑題」、「聆聽每乙個人的發言」以及「每人的發言時間不能超過5分鐘」這樣的規定。如果準則是由與會者共同制定的而不是由主持人強加給與會者的，效果要更好一些。你可以向與會者詢問「我們都同意這些規定嗎?
」要得到每乙個人的肯定答覆，而不要想當然地把沉默當成是沒有異議。
4．分配記錄員和計時員的職責
如果可能的話，讓大家志願來擔任這些職責而不要由主持人指定。計時員負責記錄時間並保證討論持續進行，記錄員則負責做會議記錄。對於一些例行會議而言，不妨由所有人輪流擔當這些職責。
(二)會議主持人的溝通技巧
乙個優秀的會議領導者總是經常提出他們簡短的意見以指引會議討論的程序。比如說「讓我們試試」，「這是乙個好的思路，讓我們繼續下去。」事實上，如果我們仔細觀察，就會發現優秀的會議主持人最常用的引導方式是提問題，針對目前所討論的問題引導性的提問，會使與會者的思路迅速集中到一起，提高工作的效率。
我們常用的問題大致可以分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。開放式的問題需要我們花費更多的時間和精力來思考回答，而封閉式的問題則只需一兩句話就可以回答了。
比如說：「小王，你對這個問題怎麼看？」這就是開放式的問題；「小王，你同意這種觀點嗎？
」這就是封閉式的問題。做為一名有經驗的會議主持人，你應該善於運用各種提問方式。
(三)圓滿地結束會議
無論是什麼樣型別的會議，在會議結束的時候重新回顧一下目標、取得的成果和已經達成的共識，以及需要執行的行動都是很必要的。
（1）總結主要的決定和行動方案以及會議的其他主要結果。
（2）回顧會議的議程，表明已經完成的事項以及仍然有待完成的事項；說明下次會議的可能議程。
（3）給每一位與會者一點時間說最後一句話。
（4）就下次會議的日期、時間和地點問題達成一致意見。
（5）對會議進行評估，在一種積極的氣氛中結束會議。你可以對每一位與會者的表現表示祝賀，表達你的讚賞，然後大聲的說「謝謝各位」來結束會議。
靈活地應對會議的困境
會議依賴於與會者的相互作用。開會時出現問題是不可避免的。有時問題因為人而產生，有時因為程式或邏輯而產生。
在任何情形下，主持者都有責任令討論熱烈，確保與會者都參與討論，並保持討論的正確方向。
(一)某些人試圖支配討論的局面
在會議中，常常會出現「一言堂「的局面。如果我們會議的目的是找出不同觀點，那麼廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時有些人可能因為富有經驗、或職位較高而處於支配地位。
當這種情形發生時，其他人通常就會只是坐著聽。這時，主持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。
如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。
(二)某些人想爭論
這種人可能自稱無所不知，或者掌握的資訊完全是錯誤的，或者是個吹毛求疵的傢伙，喜歡插話打斷主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強的發言，然後不再理睬他們。
通常，這種人會激怒全體，會有人講出不歡迎他們的話，然後一片沉默。這時，主持者可再問其他與會者一些直接的問題，從而維持會場討論氣氛的平衡。
通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然後不再提出問題。但如果這個人不敏感的話，主持者就必須直截了當地向他指出，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的程序，浪費了寶貴的時間。然後主持者立即向另乙個人提問，以便讓討論繼續下去。
(三)某些人和身邊的人開小會
當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是因為某個人想講話，但又沒有機會，或者某個謹慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會議中有人開小差是不可避免的。
不過這種小會一般比較簡短。只有當小會時間持續長了才會成為乙個問題。
乙個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另乙個辦法就是沉默，然後看著那個破壞秩序的人。通常，這樣就會恢復會議秩序。
(四)習慣性的跑題者
我們可以運用fast法來解決這個問題。這一談話技巧可以訓練乙個習慣性跑題者採取一些更富有建設性的行動：
f，面對造成問題的人；
a，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；
s，建議一種新的行為方式；
t，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：
例如，假設小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很風趣的人，但是他總是會讓會議跑題。為了管住他：
f，注視他，說:「小王，我有個建議……」
a，「首先，你的笑話都棒極了……」
s，「但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個問題真正是怎麼看的?說真的，你是否能夠告訴我們你的建議?」
t，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴厲一些：「別這樣了。我們已經樂過了，但是現在的要點究竟是什麼呢?」
如果這些公開的干預仍然不能夠見效，你可以問小王是否可以在休息的時候和他單獨談一談。私下裡告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價他的這些做法，你的感受和你希望他做些什麼。
這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定和嚴厲。
【自檢】
請你根據左欄的問題，從右欄挑出相應的對策，將問題和相應的對策用直線連線起來。通過該練習學習如何更好地控制會議。
問題對策
①你想令討論熱烈a.請每個與會者總結其他人的發言。
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第十章會議溝通技巧
第一節導言 在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經常的工作。一項調查表明 大多數商務人士有三分之一的時間是用於開會，有三分之一的時間是用於旅途奔波。有感於繁重不堪的會議邀請，萬科的總裁王石曾經說過一句很形象的話，他說 我如果不是在開會，就是在去往下乙個會議的路上。雖然大家都很了解會議所帶來的資源 ...
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