陝西省城鄉居民社會養老
保險業務檔案管理實施辦法（試行）
第一章總則
第一條為加強和規範全縣城鄉居民社會養老保險業務檔案管理，維護城鄉居民社會養老保險檔案真實、完整和安全，進一步發揮檔案服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《規定》）等規定，結合我省城鄉居民社會養老保險經辦工作實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用於全省各級城鄉居民社會養老保險經辦機構的業務檔案管理工作。
第三條各級城鄉居民社會養老保險經辦機構（以下簡稱經辦機構），負責本級城鄉居民社會養老保險業務檔案管理，接受本級行政主管部門領導，在上級業務部門和檔案管理行政部門指導下，按照村（社群）收集業務檔案，鄉鎮（街道）負責對業務檔案進行整理和審核，縣（區）負責指導和保管業務檔案模式，明確各級對業務檔案管理職責，形成「統一領導、分級負責、集中儲存」的管理機制。
第四條本辦法所稱城鄉居民社會養老保險業務檔案，是指導經辦機構在業務經辦過程中，直接形成的具有儲存和利用價值的有關城鄉居民社會養老保險的文字材料、電子文件、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第五條為實現對參保人員「記錄一生、服務一生、保障一生」的總體目標，各級經辦機構要把業務檔案管理列入本單位的整體工作規劃和年度目標責任考核範圍，按照《規定》要求，落實專職或兼職業務檔案管理人員和場地裝置，健全檔案組織機構，統籌安排並不斷推進業務檔案管理工作。
第二章檔案管理組織機構及檢查考核
第六條城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作實行全省統一領導，分級負責、集中儲存的原則。
陝西省社會保障局負責全省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作的組織、協調和領導，日常管理指導工作由局綜合處負責；市人社部門和經辦機構負責業務檔案管理工作的領導和組織實施以及對下級經辦機構業務檔案管理工作指導；縣（區）經辦機構負責做好業務檔案實施和管理工作並指導鄉鎮、村檔案管理工作。各級經辦機構應按照業務檔案工作量情況設定檔案管理崗位，指定專、兼職人員具體負責本級業務檔案管理工作，同時接受檔案行政管理部門的業務指導和上級人社部門和經辦機構的監督、檢查和考評。
第七條檔案管理工作人員應當忠於職守，遵紀守法，參加檔案業務學習和培訓，具備大專以上學歷和一定的檔案專業理論知識。
第三章城鄉居民社會養老保險業務檔案的管理內容
第八條各級經辦機構根據本單位實際，建立以下業務檔案管理制度，確保各項工作有章可循。
（一）檔案管理領導責任制。
檔案管理主管領導負責審定並組織施行本單位業務檔案管理工作，將業務檔案的管理納入本單位年度工作計畫和發展規劃，完善業務檔案管理工作流程，對所屬經辦機構業務檔案工作進行監督、指導和年度考核，明確各檔案管理環節工作人員職責，協調內部相關科室對檔案資料交接、服務，逐步實現業務檔案管理工作標準化。
（二）業務檔案登記制
為實現業務檔案的完整與安全，提高業務檔案管理工作水平，依照《檔案法》和《規定》等要求，結合本單位實際制定業務檔案登記制度。制度包括：檔案資料交接、檔案移交、檔案利用與效果、檔案鑑定、檔案銷毀、檔案裝訂登記、庫房各項檢測記錄（安全情況、溫濕度等）、檔案工作重要活動記錄等。
業務檔案登記要明確責任，做到日常化、制度化。
定期對業務檔案清點核對，達到歸檔檔案與登記數字相符，並按月統計業務檔案資料利用的件數。
（三）業務檔案立卷、歸檔制。
凡涉及到《規定》中的業務檔案資料均應定期立卷、歸檔經辦機構要制定科學的業務檔案立卷、歸檔流程和制度，相關業務科室和崗位須定期立卷，案卷要求保管期限劃分準確、卷內檔案排列科學有序、正確填寫卷內目錄、備考表、封面乾淨規範、案卷標題準確、裝訂結實、齊整。檔案管理資料分類應嚴格統一，不同編目、編號、載體、門類、保管期限、接收和歸檔日期等應由移交和接收人員簽字複核。
任何科室和個人不得將應歸檔的業務資料據為已有。
（四）業務檔案保管制。
經辦機構要制定業務檔案保管、存放示意圖、檔案工作流程圖，建立規範的全宗卷和歸檔檔案目錄。保證業務檔案妥善保管、存放有序，嚴防毀損、遺失和洩密。做到每日檢查業務檔案儲存的物理環境、裝置、設施情況，對業務檔案受損情況及時匯報並採取修復、復原、保護等安全措施。
（五）檔案資料交接制。
管理人員工作變動，要辦理交接手續。各科室、向檔案室移交檔案資料時，要辦理交接手續。交接雙方填寫移交表備查。
（六）檔案保密制。
外部、內部人員應嚴格遵守檔案借閱、查詢、利用制度，查閱檔案只限在指定的閱覽室內。
檔案要及時入櫃、入庫，不得在不利於保密的地方存放。檔案庫房重地，非因工作事宜不得進入。對違犯規定者，視情節輕重追究責任。
（七）檔案借閱、查詢、利用制。
業務檔案的借閱、查詢、利用，實行登記備案審批制度。
本單位工作人員因工作需要，查閱本職範圍內的檔案須登記備查，不得將檔案資料損壞、塗改、篡改，對於返還的檔案資料，管理人員要核對無誤後再行歸檔。查閱本職範圍外檔案的，須經主管領導審批。
外單位或個人須持介紹信或個人有效證件，履行審批手續並進行登記後，在相關工作人員陪同下，可查閱、影印有關檔案資料。
（八）檔案鑑定銷毀制。
各級經辦機構應成立檔案鑑定小組，定期對檔案進行鑑定，對要銷毀的業務檔案，嚴格執行檔案銷毀制度。
（九）檔案歸檔範圍、保管期限制。
按照《規定》執行，詳見附件。
（十）檔案資訊管理制。
各級經辦機構要因地制宜，積極推進業務檔案資訊化管理，逐步建立科學的計算機目錄和檢索工具，依靠現代辦公設施和軟體，進行科學化、數位化和網路化管理。檔案管理人員應熟知資訊管理程式，迅速調閱檔案目錄，準確將數字檔案與室藏檔案對接，積極主動為參保物件服務。
（十一）業務檔案統計報表制。
業務檔案管理所需的表證要做到統計及時、數字準確、賬實相符，上級機構或檔案行政管理部門要求報送的相關報表和資料須做到真實準確，報送及時。
第九條經辦機構在檔案行政管理部門指導下，開展業務檔案的編研工作，撰寫資料為社會各界提供服務。
第十條經辦機構定期與有關檔案行政管理部門聯絡，在檔案移交和利用方面互相協作。
第十一條經辦機構應當對檔案管理採取以下措施：
（一）結合城鄉居民社會養老保險經辦資訊系統，建立業務檔案管理資訊系統，逐步實現業務檔案管理規範化、標準化、資訊化、專業化。
（二）檔案室按照庫房、查閱室、辦公室三分開的原則設立。檔案室庫房的面積，參照建設和國家***《檔案館建設標準》（省級40平方公尺/萬卷、市級50平方公尺/萬卷、縣級60平方公尺/萬卷）確定，並配備防盜、防火、防潮、防霉、防漬、防磁、防紫外線、防強光、防高溫、防有害生物等保證安全的必要設施。
（三）檔案庫房、查閱室、辦公室應配備計算機、防磁櫃、空調、滅火器、溫濕度計、列印影印機、碎紙機、掃瞄器等裝置。
第十四條對於有密級的業務檔案的利用和管理，密級的變更和解密，按照國家有關保密的法律和行政法規規定執行。
第十二條鑑定檔案儲存價值、保管期限、銷毀檔案等原則和程式，須按照《檔案法》和《規定》等要求，嚴格執行檔案保管、保密、利用、移交、鑑定、銷毀等制度，任何機構和個人不得擅自銷毀檔案。
第十三條嚴禁單位或個人以倒賣、贈送檔案等方式非法牟利。
第四章業務檔案的利用和公布
第十四條各級經辦機構管理的業務檔案應當按照《檔案法》有關規定，為參保人員提供檔案資訊查詢服務。對於不宜公開的業務檔案應在技術上作出處理、標記。
第十五條本辦法所指業務檔案的利用是指對業務檔案的閱覽、複製、摘抄。
第十六條業務檔案的利用，嚴格實行申請審批和登記備案制度。
第十七條各級經辦機構應當為社會利用業務檔案提供便利條件和服務。
第五章業務檔案的歸檔範圍與保管許可權
第十八條經辦機構辦理養老保險業務過程中形成的記錄、證據、依據等，按照人力資源和社會保障部、國家檔案局《規定》，進行收集、整理、歸檔，確保歸檔資料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第十九條業務檔案分類應當按照城鄉居民社會養老保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則、錄用採用「年度—業務環節」的方法進行，及時編制全宗卷、分類示意圖，檔案管理流程示意圖、歸檔檔案目錄、備考表等。檔案管理人員應當對接收的檔案材料及時進行收集、檢查、分類、整理、編號、歸檔。
第二十條城鄉居民社會養老保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年。各類業務檔案的具體保管期限按照人力資源和社會保障部、國家檔案局《規定》執行。
業務檔案定期保管期限為最低保管期限。業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第六章業務檔案的鑑定、銷毀和移交
第二十一條經辦機構應對已到期的業務檔案進行鑑定。鑑定工作由各級經辦機構相關負責人、業務工作人員和檔案管理人員以及上一級業務檔案管理部門相關人員組成鑑定小組負責鑑定並提出鑑定意見。鑑定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續儲存的，應當重新確定保管期限。
第二十二條各級經辦機構對經過鑑定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報上級管理部門備案，經單位主要負責人批准後銷毀。銷毀時，經辦機構應當派兩人以上工作人員負責監督。監督人員要在銷毀清冊上簽名，並註明銷毀方式和時間。
銷毀清冊永久儲存。
未經鑑定和批准，不得隨意銷毀任何檔案。
第二十三條經辦機構應按照有關規定，將永久儲存的業務檔案向同級綜合檔案館移交。
第七章檔案管理的表彰獎勵和責任追究
第二十四條有下列情況之一，建議給予表彰或獎勵：
（一）對檔案收集、整理、提供利用方面做出顯著成績的單位或個人；
（二）對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的單位或個人；
（三）對檔案管理研究做出重要貢獻的；
（四）同違反檔案法律、法規行為作鬥爭，表現突出的；
（五）利用和開發檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務受到好評的。
第二十五條經辦機構有下列行為之一的，限期改正，並對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
（一）將應當歸檔的資料據為己有，不按規定歸檔的；
（二）據不按照國家規定向檔案管理部門移交檔案的；
（三）不按照國家規定開放檔案為參保物件提供服務的；
（四）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
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