第二章工作分析----人力資源
管理的最基本工具
第一節工作分析概述
一、 工作分析內涵
簡單地講，工作分析就是對某一種特定的工作做出明確界定，並確定完成這一工作需要有什麼行為的過程，為這一工作收集所有與它相關的資訊並進行評價的系統工程。它包括工作說明、任職條件等。
職務分析：
1．who：誰來完成這項職務
2．what：這項職務具體做什麼
3．when：職務的時間安排
4．where：職務的地點在**
5．why：他為什麼任該職務
6．for who：他在為誰服務
7．how：他是如何服務的
二、工作分析所涉及的概念和術語
工作分析是一種專業性較強的人力資源管理工作涉及許多專業術語：
工作要素
工作任務
工作職責
職位職務
職業三、工作分析的內容
工作分析包括職務描述和任職說明。
（一） 職務描述的具體內容
職務描述，是指與工作有關的內容，如工作內容與特徵、責任與權力、目的與結果、標準與要求、時間與地點、崗位與條件、流程與規範等。見表2--1：
職務描述一般包括如下內容：
1． 基本資訊。
2． 職務概要
3． 工作職責與任務
4． 許可權關係
5． 工作關係
6． 工作環境
7． 機器、裝置及工具
8． 聘用條件
表2—1工作分析工作表
（二）任職說明書
任職說明書，又稱工作說明書或職務要求。它主要指明了任職者要成功完成此專案所需具備的資格標準，如知識準備、技術能力、身心素質、個性特點等。
1． 一般要求。
2． 體力要求。
3． 心理要求。
4． 技能要求。
5． 工作經驗。
四、工作分析的意義
工作分析圖
工作分析人力資源管理主要職能
工作職責工作內容工作職權工作關係工作條例
招聘工作說明培訓
調查分析職位說明書薪酬設計
任職資格績效評估
職業發展規劃
基本資格工作經驗工作技能任職培訓特殊要求
工作分析對於人力資源管理具有非常重要的作用
第一、有利於合理使用員工。
第二、有利於員工的培訓
第三、為制定合理的薪酬政策提供依據
第四、有利於科學評價員工的工作實績
第五、有利於理順管理關係
第六、有利於**組織未來的人力需求
第二節工作分析的程式
一、準備階段
準備階段的任務是了解有關情況，建立與各種資訊渠道的聯絡，設計全盤的調查方案，確定調查的範圍、物件與方法。
1． 確定工作分析的意義、目的、方法與步驟。
2． 組成由工作分析專家、崗位在職人員、上級主管參加的工作小組，以精簡、高效為原則。
3． 確定調查和分析物件的樣本，同時考慮樣本的代表性。
4． 根據工作分析的任務、程式，將工作分析分解成若干工作單元和環節，以便逐項完成。
5． 做好其他必要的準備工作。
二、調查階段
1．編制各種調查問卷和提綱。
2．在調查中，靈活運用面談法、問卷法、觀察法、參與法、實驗法、關鍵事件法等不同的調查方法。
3．根據工作分析的目的，有針對性地蒐集有關工作的特徵及所需要的各種資料。
4．重點收集工作人員必要的特徵資訊。
5．要求被調查人員對各種工作特徵和人員特徵的問題發生頻率和重要性做出等級評定。
三、分析階段
分析階段是對調查階段所獲得的資訊進行分類、分析、整理和綜合的過程，也是整個分析活動的核心階段。具體如下：
1．整理分析資料
2．創造性地分析、揭示各職位的主要成分和關鍵因素
3．歸納、總結出工作分析的必需材料和要素等工作。
四、總結完成階段
1．將資訊處理結果寫成職務說明書，並對其內容進行檢驗。
2．召開工作說明書和工作規範的檢驗會時，將工作說明書和工作規範初稿影印，分發給到會的每位人員。
3．將草擬的「職務描述書」與「任職說明書」與實際工作對比，以決定是否需要進行再次調查。
4．修正「職務描述書」與「任職說明書」，對特別重要的崗位，還應按前面的要求進行再修訂。
5．將「職務描述書」與「任職說明書」應用於實際工作中，並注意收集應用的反饋資訊，不斷完善這兩份檔案。
6．對工作分析工作進行總結評估，並以檔案形式將「職務說明書」確定下來並歸檔儲存，為今後的工作分析提供經驗與資訊基礎。
第三節工作分析的方法
一、工作實踐法
工作實踐法是工作分析者通過直接參與某項工作，從而細緻地、深入地體驗、了解分析工作的特點和要求，以達到工作分析的目的和方法。
二、直接觀察法
直接觀察法是指在工作現場觀察員工的實際工作，用文字或者圖表的形式記錄下來，收集工作資訊的一種方法。這種方法主要用來收集強調人工技能的那些工作資訊，像門衛、流水線上的作業工人和會計所做的工作。
三、 訪談法
訪談法是由分析人員分別訪問工作人員本人或其主管人員，以了解職務說明中原來填寫各項目的正確性，或對原填寫事項有所疑問，以面談方式加以澄清的方法。這是收集分析工作資訊的一種有效方法。
（一）訪談法的種類
個人訪談
群體訪談
主管訪談
（二） 訪談準則
1． 應該與主管密切合作
2． 面談應在輕鬆、愉快的氣氛中進行
3． 訪談時，應按照事先擬定的調查提綱，按照問題的順序一一發問，並做出詳細記錄。
4． 當完成工作任務的方式不是很有規律時，訪問者應當要求工作承擔者按照任務的重要性大小和發生頻率高低將它們一一枚舉出來。
5． 面談結束後，還要對資料進行檢查和核對。
（三） 訪談法的優點及缺點
優點：1． 應用廣泛。
2． 通過面談還可以發現一些在其他情況下不可能了解到的工作活動和行為。
3． 面談還為組織提供了乙個良好的機會來向大家解釋工作的必要性及功能。
4． 訪談法相對來說比較簡單，卻可以十分迅速地收集到有關資訊。
四、 問卷法
（一） 問卷法的形式及特點
問卷通常包括結構化的問卷和開放式問卷兩種。
（二） 問卷法的優缺點
優點：1． 費用低，速度快，節省時間和人力
2． 問卷還能在業餘時間讓任職者回答，既不會影響正常工作的進行，也不會耽誤太多業餘時間
3． 可以使分析的樣本量很大，因此，適用於需要對很多職務進行分析的情況
4． 分析的資料可以數量化，由計算機進行資料處理。
缺點：1． 設計問卷要花費大量的時間、人力和物力，費用較高；
2． 問卷缺乏面對面交流所帶來的輕鬆、合作的氣氛，缺乏對任職者回答問題的鼓勵或支援等肯定性反饋，不利於獲得準確而可靠的資訊。
五、工作日誌法
又稱寫實法，是由員工本人自行進行的一種工作分析方法。為了解員工的實際工作內容、人際關係及工作負荷，可以要求員工每天堅持記工作日記，然後加以分析，從而收集工作資訊。
工作日誌法的優點：可以長期對工作進行忠實全面的記錄，不至於漏掉一些工作細節。
缺點：任職者每日程式化的日誌記錄活動對他來說缺乏長久的動力，難免馬虎和敷衍。
六、典型事例法
也稱關鍵事件擴充套件法，是對實際工作具有代表性的工作者的工作行為進行描述。
優點：1． 直接描述工作者在工作中的具體活動，因而可以揭示工作的動態性質；
2． 它提出的問題更具有可操作性
3． 由於它所收集的都是典型的例項，因此，與確定工作標準相比，它對於防範事故、提高效率能起到更大的作用。
缺點：由於收集、歸納事例需要大量的時間，而且所描述的是具有代表性的工作行為，
第四節職務說明書的編寫
工作分析的最終成果是產生職務描述和職務資格要求兩個檔案。我們也可以把他們合稱為「職務說明書」。
一、職務描述的編寫
職務描述編寫的依據是工作分析的成果。在「職務描述」檔案中一般包括基本資訊、工作活動和工作程式、工作環境、任職資格、其他事項等方面的資訊。
「人事主管助理」職務描述
職務名稱：人事主管助理
所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源部經理
職務**：xl-hr-011
工資等級：9-13級
工作目的：負責公司人事管理事項
工作職責：1、人員招聘與訓練
2、人事資料登記與整理
3、人事資料統計
4、員工請假，考勤管理
5、草擬人事管理規章
6、辦理人員的任免、調動、獎懲、考核、薪資等事項
7、辦理勞動保險以及員工福利事項
衡量標準：1、工作報告的完整性
2、公司其他員工對人力資源部工作的反饋
工作難點：如何更好地為員工服務
職業發展道路：人力資源部經理
任職資格：1、工作經驗：三年以上管理類工作經驗。
2、專業背景要求：曾經從事人力資源管理工作兩年以上。
3、學歷要求：大專以上
4、年齡要求：25歲以上
5、個人素質：積極熱情，善於與人交往，待人公平
英語四級，熟練運用微軟辦公軟體（msoffice軟體）
二、 職務資格要求的編寫
職務資格要求編寫的依據是工作分析的成果。職務資格要求檔案中一般包括基本資訊、知識素質要求、生理素質要求和綜合素質要求等。
「人事主管助理」職務資格要求
職務名稱：人事主管助理
所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源部經理
職務**：xl-hr-011
第二章工作分析
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