資訊化建設的專案管理計畫、實施和控制兵法
黃萌凌 序言
目前，電子政務、企業管理資訊化等已成為資訊化建設的熱點。這些以業務、資料流程資訊化為主的建設專案相當複雜。有資料表明，這類資訊化建設專案在國內外成功的比例都不是很高。
正因如此，專案管理引起這個行業人士的普遍關注。同樣，也有資料表明，西方國家的一些企業採用專案管理後，專案成功的比例有顯著提高。
作者根據十多年專案管理實踐經驗，以及研究、培訓和諮詢的知識積累寫就這篇文章，相信對資訊化工程專案的建設者會有幫助。
本文涉及資訊化建設專案管理的內容包括：專案經過的階段；專案的計畫、實施和控制；開發商對專案的管理；使用者對專案的管理；專案的組織問題等。
一、資訊化建設的幾個階段
資訊化建設專案按時序劃分，一般經過可行性研究、系統分析、系統設計、開發和測試、安裝除錯、執行維護6個階段。
1、可行性研究階段
可行性研究階段段的主要任務是：識別需求，對專案產品進行描述，確定分階段實施的進度，從業務、技術、經濟效益等方面進行可行性研究，形成可行性報告。
2、系統分析階段
系統分析階段的任務是：對現行系統進行詳細調查，分析業務流程，分析資料與資料流程，分析功能與資料之間的關係。指出現行系統存在的問題和不足之處，確立新系統的基本目標和邏輯功能要求，最後提出分析處理方式和新系統的邏輯模型。
這個階段也稱為邏輯設計階段。邏輯設計解決系統「做什麼」的問題。因此，這個階段是整個系統建設的關鍵階段。
系統分析階段的工作成果為「系統說明書」，這是系統建設的必備檔案。系統說明書既要準確又要通俗易懂，使用者根據系統說明書可以了解未來系統的功能，判斷是不是他們所要求的系統。
「系統說明書」一經通過，就是系統設計的依據，也是將來評價和驗收系統的依據。
3、系統設計階段
系統分析階段的任務概括地講，已解決了系統「做什麼」的問題，系統設計階段要回答的問題則是系統「怎麼做」。也就是說，根據系統說明書所規定的功能要求，考慮實際情況，具體設計實現邏輯模型的技術方案，即新系統的物理模型。這個階段也稱為物理設計階段。
這個階段又可分成總體設計和詳細設計兩個階段。
這個階段的技術文件為「系統設計說明書」
4、開發和測試階段
開發和測試階段是按物理設計方案付諸系統實現的具體工作，包括開發與除錯程式，採購硬體。
這個階段的工作量很大。在這個階段，開發工作要重視文件的建設，測試工作需要寫出測試分析報告，包括功能「測試分析報告」和「系統測試分析報告」。
5、安裝除錯階段
本階段的工作包括：硬體裝置與軟體平台的安裝除錯，使用者培訓，資料檔案轉換，系統除錯與轉換等。
安裝除錯階段實現現有系統被新系統所替換，需要使用者許多部門的參與或配合。為了使系統順利轉換，必須精心安排，合理組織，統籌排程和協調。
6、執行維護階段
系統投入執行後，需要進行經常性維護和評價，記錄系統執行的情況，根據一定的程式對系統進行必要的修改，評價系統的工作質量和經濟效益。
上述6個階段，構成資訊化建設專案的全（整個）生命週期。
根據美國專案管理知識體系指南（pmbok）的定義：專案生命週期開始於專案啟動（例如簽訂承包合同），結束於專案收尾（例如按合同驗收）。因此，資訊化建設專案生命週期包括系統分析、系統設計、開發和測試、安裝除錯這4個階段。
參見下圖。
本文第二部分內容——專案計畫、實施和控制，是基於專案生命週期來考慮的。由於專案管理其實是一種方**，因此可行性研究階段的工作也可以按本文第二部分介紹的方法來處理。
二、專案計畫、實施和控制
1、整體計畫
整體計畫的核心內容包括：範圍計畫、時間計畫、成本計畫和組織計畫。
1）範圍計畫
專案範圍由工作分解結構（wbs）界定。工作分解是一種以結果為導向的分析方法，用於分析專案所涉及的工作。工作分解結構中所包含的全部工作構成了專案的整個範圍。
工作分解結構是專案管理的乙個非常基礎性檔案，因為它是計畫和管理專案進度、成本和變更的基礎。專案管理專家認為，沒有包含在wbs中的工作是不應該做的。
資訊系統建設專案的工作分解結構，第一層通常是由前面所述的專案生命週期的4個階段組成，第二層則包括每個階段需要完成的可交付成果，第三層包括第二層可交付成果進一步分解的結果——所有細化的可交付成果，…。
工作分解結構層次的多少，以便於管理為劃分標準。相同的專案，不同的人會做出不同的工作分解結構來。工作分解結構最底層的可交付成果叫做工作包。
2）時間計畫
時間計畫是確定工作分解結構中每個可交付成果的開始和結束時間。時間計畫通常用**或甘特圖、里程碑圖來表示。網路計畫技術中的關鍵路徑分析、併行工程等技術方法，可用來優化時間計畫安排。
由於有專案管理軟體的支援，生成時間計畫圖表，以及用網路計畫技術優化時間安排都變得十分地容易。
3）成本計畫
① 制訂資源計畫資源計畫確定了為完成專案中各活動所需要的資源（人、裝置、材料）。wbs是專案資源計畫最基本的輸入。
② 成本估算成本估算是利用wbs、資源需求、資源單價、活動歷時估計等成本要素，通過有關演算法與工具（專案管理軟體或電子**）算出完成專案所需各種資源的成本估計值。
③ 成本預算成本預算是為了確定測量專案實際績效的基準計畫，而把整個成本估算分配到由wbs確定的各工作包上去。成本預算和成本估算通常是同步進行的。
④ 成本基準計畫成本基準計畫是一種按時間分段的預算，可以用來測量和監控專案成本的績效。按時段把估算的成本疊加起來即可求得成本基準計畫。
4）組織計畫組織計畫是，利用責任矩陣確定wbs中各工作項的責任單位；利用組織圖確定報告關係。但是，組織計畫結果的具體形式受企事業單位的組織結構制約。（關於專案的組織問題，在本文第五部分解析）。
2、專案實施
專案實施總是乙個階段接乙個階段地進行的，前乙個階段的結果為下一階段提供輸入。資訊化建設專案中，第一階段的結果「系統說明書」，為第二階段系統設計提供輸入；第二階段的結果「系統設計說明書」，為第三階段的開發工作提供輸入…。
每個階段實施工作也都要首先做個計畫，這個計畫是為完成wbs工作包而採取的行動計畫，包括：基於各項活動的基準進度計畫，角色、職責分配計畫。類似於前面講到的組織計畫，角色、職責分配也利用了責任矩陣這種方法，只不過在這裡是把職責分配到個人。
專案子產品、產品實際上產生於專案實施過程中。
3、專案控制
專案控制包括績效控制和變更控制
1）績效控制
績效控制目的是使工作結果與計畫保持一致。
上面講到，專案子產品、產品產生於專案實施過程，因此在這個過程中必須持續測量相對於專案基準計畫的績效，以便將實際績效和基準計畫進行比較，並以此為基礎採取相應的糾正措施。
測量績效的方法主要有兩種，一是掙值測量，一是進度跟蹤。而且，這兩種方法通常是結合起來使用。
① 掙值測量
掙值測量在西方國家是測量績效最常用的方法。它綜合了範圍、成本和進度測量，幫助專案管理隊伍評價專案績效。掙值測量涉及三個關鍵值：
l 計畫值（pv）：在規定時間內花費的獲得批准的成本預算部分l 實際成本（ac）：在規定時間內完成工作發生的實際成本l 掙值（ev）：
在規定時間內實際完成工作的價值不難看出上述三個關鍵值是三個關於時間的函式。由於函式曲線呈s形狀，所以通常稱之為s曲線圖。
這三個值提供了評價工作績效的測量尺度。包括l 進度偏差（sv）：sv=ev-pv l 成本偏差（cv）：
cv=ev-ac l 進度績效指數（spi）：spi=ev/pv l 成本績效指數（cpi）：cpi=ev/ac
② 進度跟蹤
進度跟蹤是輸入實際工作進度，然後與基準進度計畫比較，找出各項活動進度上存在的偏差。利用專案管理軟體進行進度跟蹤極為方便、有效。
有了績效測量結果，接著便是對偏差原因進行分析，進而根據分析結果決定糾正措施。糾正措施沒有什麼新東西，都是平時習以為常的一些方法，比如對進度偏差有趕工、快速跟進（有些書上叫做併行工程）等措施。理論著作上對這些方法的外延問題講得很多，原因是在採取這些措施時，要考慮可能帶來的許多問題，但這些都不是本文所要描述的內容了。
2）變更控制
變更控制的目的是維護績效測量基準的完整性。也就是說對基準計畫的變更予以控制。
基準計畫變更包括：範圍基準計畫變更，時間基準計畫變更和成本基準計畫變更。一般說來，只有專案範圍變更才會影響測量基準。
但是，在某些情況下，進度延誤或成本偏差非常嚴重，需要「重新確定基準計畫」才能提供測量進度或成本執**況的切合實際的資料。
基準計畫變更是很慎重的事，應該：l 建立正式的變更程式l 由變更控制領導小組負責批准或否決變更申請l 定義正式文件變更的步驟
前面已經講了，一般情況下只有範圍變更才會影響測量基準。而在資訊化建設這樣的高科技專案中，範圍變更往往是因技術（功能、效能）要求的變化而起。專案管理中講到的配置管理，講的是專案過程中的技術管理問題。
配置管理內容包括：l 識別工作項或系統的物理特徵和功能特徵l 控制這些特徵的任何變更l 記錄和報告這些變更l 審計這些工作項和系統以證實其與需求相一致。
進行配置管理的目的是，專案過程中任何技術上的變更都要在範圍變更中反映出來，並要得到有關各方的一致認可。
三、開發商對專案的管理
無疑，開發商是資訊化建設專案中的主角。對專案計畫、實施和控制方面的工作，開發商都需要重視。
計畫方面資訊化建設專案往往帶有較多的創新成份和不確定性，專案成果在出來之前，並不確切知道它會是什麼樣子。因此，使用者的需求和任務目標在整體計畫中都不容易表述得十分具體，特別是對要實現的功能的規定往往有相當程度的靈活餘地。
由於這些原因，整體計畫中的工作範圍、完成各項工作（由wbs定義）所需的時間和費用都較難以準確估計，所以整體計畫工作必定是乙個反覆修改的過程。實際工作中，人們往往因為「計畫趕不上變化」而不願做計畫或只做乙個大致的計畫。專家認為，專案管理的首要任務是計畫！
計畫！還是計畫！先哲說：
「凡事預則立，不預則廢」。因此，儘管資訊化建設專案中存在諸多變數，但細緻的整體計畫工作是必須要做的。
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序言目前，電子政務 企業管理資訊化等已成為資訊化建設的熱點。這些以業務 資料流程資訊化為主的建設專案相當複雜。有資料表明，這類資訊化建設專案在國內外成功的比例都不是很高。正因如此，專案管理引起這個行業人士的普遍關注。同樣，也有資料表明，西方國家的一些企業採用專案管理後，專案成功的比例有顯著提高。作者...