一、做好事前準備。通常情況下，舉辦或召開一次會議，都涉及到會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。
二、忠於會議原意。記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加物件、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等；尤其是要認真領會並忠實記錄好主要領導講話的原意，不可隨意偏廢。
對於每乙個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的物件較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會後即行予以核實，以免產生貽誤或遺漏。
三、把握會議要點。會議紀要的精髓在於「要」，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。要掌握會議的要點，關鍵在於能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。
具體要做到「四善於」：一是善於區分出討論性意見和表態性、結論性意見的差別；二是善於抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發言的實質；三是善於領會和把握會議主持人的總結性發言；四是善於統合大多數與會者形成共識的意見。可以說，把握了以上四點，就等於把握了會議紀要的基本框架。
四、確定紀要形式。整理會議紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻；既不能把會議涉及的全部情況都事無鉅細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個人的意見，而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據會議紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式，具體視會議內容而定。
如果會議只有一項議題，可採用綜述式，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規模較大或議題在兩個以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內容依其內在聯絡歸納成幾個方面，然後逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標題。
如果涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，並逐條說明。涉及重大或重要的會議如座談會、學術研討會等，也會使用摘編式，即將與會者在會上的重要性發言，以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現出來。
五、加工處理文字。一般可採取以下文字加工處理辦法。一是理順。
理順，包括兩個方面的工作，乙個是根據講話內容劃分不同的部分，讓讀者看後能夠明確會議紀要的主旨和內容。一般而言，參加會議者的講話基本是一種「即席性」的，有的可能講幾個部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會有個「大概講幾塊」的考慮。像這兩種情況，整理時分幾個部分都比較明確。
有的則事先沒有提綱，也沒有「講幾塊」的考慮，而是全賴即席發揮，邊想邊講。像這類「即興發揮」、內容較散亂和冗長的，就應予以統攬全篇、劃分內容、合理取捨。再乙個工作，就是無論哪一種「即席發揮」，整理時都要將前後交叉、「枝節」重複的內容進行分類合併，讓其各歸其主（即劃歸到各小標題下）、各表其意，使紀要提綱契領、簡明扼要。
二是修改。口頭語言與書面語言的最大差別在於前者表達靈活隨意而直白，後者必須嚴謹規範、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度「修改」上下功夫。
比如，對「估價」、「**」之類的話，就要注意「過」；對一般性、常規性的話，就要注意「漏」；對討論性、建議性的話，就要注意「撿」；對總結類、歸納類的話，則要注意「敲」，使其更為嚴謹。在語言的修改方面，應盡量去除「口語」，代之以規範性的書面語言；在內容的取捨上，要注意用分析、剝離的方法，去掉「虛」的部分，保留「實」的部分，增強可操作性；在秩序安排上，則要注意「主次分明，以主為先」，也就是重要的內容一定要安排在前面，以示突出重點。三是補刪。
會議紀要的補刪工作必須堅持原則。從「補」這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去，也可以說是一種「補充回憶」；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題，整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。
從「刪」的方面來講，除了注意刪除前後重複的內容和與議定主題關係不大的內容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大範圍知曉的內容，也可以說是刪去那些多餘的話和不可操作性的內容。
六、用好規範語言。會議紀要十分講究表述層次，先寫什麼，後寫什麼要非常明確，語言要十分規範，要少用修飾詞，不講含糊不清、模稜兩可的話。要站在會議的高度，綜合全域性的意見，而不能突出個人的意志。
通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規範語言有「會議聽取了」、「會議認為」、「會議指出」、「會議要求」、「會議強調」、「會議議定」等。此外，由於會議紀要屬於法定公文範疇，所以整理成文後還涉及到會審、簽發、分送等問題。它與其它法定公文的顯著區別在於一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。
同時使用統一規定的版式，不能以「紅標頭檔案」代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。
監理會議紀要
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