國有企業中,辦公室的位置重要、任務繁重,但不少人卻覺得索然無味,認為沒有發展前途。實際上,辦公室工作有廣闊天地,它既要收集資訊、輔助決策,又要組織辦公、反饋情況,既要上傳下達,又要協調溝通,既要作好對外宣傳公關,又要作好內部後勤保障。要想勝任辦公室工作,需要從以下方面付出加倍的努力。
一、有為必先有識
作為國有企業的運轉樞紐,從事辦公室工作的人員必須內外兼修,打造全方位的過硬的素質。首要的是通過學習領會政治理論方面的重要文獻,樹立正確的世界觀、政治觀。其次,要從理論和實務兩方面學深鑽透本部門、本崗位應知應會的各項業務知識和操作技能,如辦文、辦會準則,起草檔案規範、機要管理制度、公關、接待程式等。
要對國有資產監督管理機構、上級管理機關、本企業頒布的各項規章制度了然於胸,還應緊跟時代步伐,提高知識更新的頻率,實現對辦公室工作科學內涵的準確把握和熟練運用。再次,要視野寬廣,掌握現代社會公民、應當掌握的科學資訊、人文知識、法紀知識。現在不少國有企業提出了構建「學習型企業」的目標,為此,辦公室應因地制宜,全面提高政治理論、職業道德、業務素質,採取內部組織和外出學習相結合,定期或不定期相結合、自主學習與借用外腦相結合的形式,創造各種條件和氛圍加強辦公室工作人員的學習、培訓工作,打造適應企業改革與發展需要的「學習型辦公室」。
二、有為還須有謀
辦公室是保證國有企業正常運轉的支撐部門,是事務和業務工作的中轉站,是決策、執行、監控各環節的聯接點。辦公室工作千頭萬緒,不能鬍子眉毛一把抓,必須立足國有企業工作的大局,找準工作重心和著力點。辦公室工作主要定位於以下四個方面:
1.當好參謀助手
辦公室是領導的總參謀部,擔負著收集資訊、分析問題、評估情況、提供工作思路和建議的重要任務。乙個稱職的參謀,既要麵麵周全,又要拿捏要害,既要精於未雨綢繆,又要善於審時度勢,還要勤於查漏補缺。具體而言,辦公室要善於從巨集觀上把握經濟形勢、政策走勢、企業發展態勢,要搞好調查研究、嚴謹論證,提交出高質量的工作方案。
辦公室要時刻跟蹤了解企業各項決策、計畫、方案的執**況,及時提出督促、調整的建議意見。辦公室要做好突發事件的應對工作,能夠在第一時間內向企業決策層報告緊急事件的基本情況、影響評估、應對措施、後續處理方法等。
2.當好管理先行者
國有企業的各項工作能否躍上新的台階,內部管理極為重要,而辦公室擔負著企業標準化建設、模式化管理的策動者、標準制定者、檢查監督者的重要角色。當前不少國有企業既設定有企管部門,又有辦公室。有人據此認為,應由企管部門主抓管理,而辦公室主抓行政。
這種理解必然導致辦公室工作的缺位、失位。從現實情況看,辦公室和企管部兩者的職能的確有交叉,但從工作內涵上看,兩者的側重點還是有所不同的。辦公室側重於企業管理模式的設計和管理文化的培育,企管部門則側重於企業管理制度的執行。
在辦公自動化、檔案管理等方面,辦公室更發揮著不可替代的作用。辦公室必須圍繞規範管理、提公升質量、提高效率來做文章。比如公文的管理方面,辦公室要牽頭制定辦文標準、設計辦文程式,並對公文處理的每乙個環節嚴格把關,做到表述清楚、內容充實、體例規範、流轉迅速、處理及時、歸檔完整、查詢方便,並把這種管理風格推廣到國有企業的每一項工作中。
3.當好宣傳資訊員
市場經濟條件下,企業實力、企業形象、企業文化等因素共同構成了企業的綜合競爭力,其中企業形象等「軟實力」不容忽視。國有企業的辦公室雖不直接參與企業的生產營銷,但擔負著宣傳企業、「包裝」企業的重要使命。辦公室應立足於宣傳工作標準化、統一化,增強企業品牌形象的宣傳和產品服務理念的倡導,適時運用各種宣傳渠道,增強宣傳的實效性,力爭樹立具有特色和內涵的「企業形象、企業聲音、企業標準」。
資訊是企業的生命線,辦公室要把資訊管理納入工作職責範圍,保障資訊網路的通暢,確保資訊的高效運轉,實現資訊資源共享。為此,辦公室要探索建立資訊報送責任人制度、資訊報送通報制度等、資訊保密制度等,做到資訊內容含量大、針對性強、形式多樣、安全係數高。
4.當好服務保障者
辦公室是為領導、為業務、為基層服務的,服務是核心理念。辦公室所提供的服務看似瑣碎,像一張紙、乙份報紙、一筆調車單,但對保障國有企業的正常運**揮著關鍵作用。這就要求辦公室人員增強工作的主動性、自覺性和創造性,並且要正確處理和協調好各種工作關係。
在搞好為領導服務的同時,妥善處理好上級與下級之間的關係;在搞好為基層服務的同時,合理協調好平級與下級的關係;在搞好本職工作的同時,正確處理好區域性與全域性的關係。
三、有矩更能有為
做好國有企業辦公室工作,必須堅守口嚴、行實、心正三項紀律。「口嚴」要求辦公室工作人員要嚴守工作紀律,時刻注意言行,堅決保守秘密,不亂聽亂議,不亂當傳聲筒。辦公室經常和領導及各個工作部門接觸,掌握著企業內外部的大量機要性事項。
有的資訊非常要害,如企業的重大經營決策、人事變動、機構調整等,一旦外洩就會對企業的業務開展、資本運作造成極其負面的影響,辦公室人員必須做到不能公開的堅決不外傳,不到公開時刻的堅決不洩露,沒有必要知曉的堅決不去打聽。「行實」是要求辦公室工作人員要在本職崗位上兢兢業業,而且要努力有所作為。辦公室工作既有務虛的一面,更有務實的一面;既有執行性的工作,更不乏創造性的工作;既有類似於國家機關的固定工作程式,更有符合商場經營規則的靈活工作舉措。
這要求辦公室的工作人員必須與時俱進、腳踏實地、兢兢業業,全面、紮實、高效地完成好辦公室的每一項工作任務。「心正」是指辦公室人員必須培養敬業精神、犧牲精神、奉獻精神,做到一切從工作考慮,為企業著想,為人坦然,處事無私,在工作中不大包大攬,不文過飾非、不虛與委蛇。
四、有為必須創新
創新是企業發展的活力源泉。創新是要有把工作提高到乙個新境界的進取精神,不斷更新觀念,創新制度、機制和工作方式方法,為工作注入新的生機和活力,在改革中促進工作上水平。辦公室工作室比較嚴謹、程式化,但我們不能以此為藉口排斥創新,相反,我們可以從以下方面大膽創新:
(1)制度創新。辦公室賴以開展工作的制度首先是源自外部的,但要做到科學、合理,把各種可能性情況都加以充分考慮,就需要內部消化和創新,力爭將每一項工作加以定性化、定量化、定格化,實現有章可循,實現對上、對下負責的一致性。同時要按照系統化的原理,制定一整套操作性強的規範,為從事辦公室工作的人員在遵守制度的前提下創造更大的自由空間。
(2)機制創新。辦公室工作的高境界是構建結構合理、配置科學、程式嚴密的管理執行機制並能根據不同的工作內容使用不同的管理原則,在有些領域實施制度為基礎的剛性管理,在有些領域實施權變為原則的柔性管理,在有些領域通過道德和文化的約束力體現民主管理、自我管理的境界。而創新的著力點就在於把實施全程監控和推行專案管理結合起來,把目標考核和內涵建設結合起來,把民主化的工作方式和命令服從式的決策原則結合起來,把辦公室工作的優質性、效率性充分發揮出來。
(3)手段方法創新。辦公室工作人員在落實上級的決策和指示精神時,不但要努力做到一切從實際出發、具體問題具體分析,避免完全照搬、照抄、照套而陷入形上學的泥潭,更要貫徹以人為本,以事業為中心的原則,發揮人的主觀能動作用,凸現企業經營的特質性和辦公室事務工作的特異性。增加管理的科技含量,通過發揮廣域網、區域網、數字監控、自動化辦公、**遠端控制等先進設施的作用,實現對各種要素資訊化、智慧型化管理,實現數位化、資訊化的行政事務管理新格局。
辦公室工作人員的素質標準
近年來，我國經濟社會快速發展，對幹部隊伍的整體素質提出了更高的要求。辦公室是視窗單位，在一定程度上代表著本單位的形象。作為辦公室工作人員，日常工作紛繁複雜，服務物件涉及面廣，要求具有較高的素質標準。本人認為，辦公室工作人員的素質標準應該有以下幾個方面 一 具有較強的學習能力。學習是提高的根本，提公升...
辦公室工作人員職責
職位名稱 主任 職位編號 01 工作職責 本職位在局長和分管領導的領導下開展工作 1 制訂和實施本室年度工作計畫，並圍繞全域性中心工作進行政策性調研，為領導決策提供參考。2 搞好糧食工作的對外交流及招商引資工作。3 負責行業搶險救災組織工作。4 承擔市局會務安排 公務接待及機關公務用車等日常管理工作...
辦公室工作人員職責
14 負責各科室獎金核算和獎金報表，協調各科室在成本核算 現問題。15 完成院長臨時交辦的工作，並協助院長具體辦理日常行政事務。院長辦公室主任職責 1 在院長領導下，主持辦公室的日常工作，做好院長辦公室職責範圍內的工作。2 根據院領導的意圖草擬學院工作計畫，綜合性的工作報告，請示，總結，決議等檔案，...