專業秘書訓練教
程課程提綱
第一講秘書角色扮演與人際應對
1．引言
2．秘書的自我定位
3．人際關係與溝通技巧
第二講辦公室禮儀
1. 同事之間的相處之道
2. 要有敬業精神
3． 指令的接受與匯報
第三講數字時代的檔案管理
1．檔案管理的原則及常用方式
2．檔案管理的方法
3．名片的檔案管理
4．運用電腦管理檔案
第四講專業形象塑造
1．如何建立專業形象
2．男性的穿著藝術
3．女性專業形象塑造
第五講訪客接待與拜訪禮儀
1．訪客接待禮儀
2．拜訪的禮儀
第六講中餐禮儀
1．引言
2．宴會前的準備工作
3．餐具的擺放與使用
4．餐桌上的形態禮儀
第七講西餐餐桌禮儀
1．引言
2．怎樣準備西餐宴會
3．西餐桌上的禮儀
4．如何成為稱職的主人和受歡迎的客人
第八講公司內部及國際性會議禮儀
1．會前的準備
2．跨國會議的安排
3．會議上的禮節
第九講商務活動規劃與上司行程安排
1．上司出差前的準備工作
2．上司出差當中的工作處理
3．上司出差回來後的工作處理
4．陪上司出差應擔負的職責
第十講企劃案撰寫與公文寫作
1．企劃案的撰寫
2．公文寫作技巧
★課程意義
——為什麼要學習本課程？（學習本課程的必要性）
開放式的市場經濟使得職業秘書的工作內容不斷拓展，工作理念不斷更新，這就要求職業秘書要不斷提公升自己的職業化和專業化素質。
☆本課程針對職業秘書當前所面臨的職業挑戰，為職業秘書提供了一套實用訓練教程，將為您系統講授職業秘書的角色扮演與人際應對、辦公室禮儀、商務用餐禮儀、檔案管理、會務管理、企劃案撰寫與公文寫作等方面的知識。通過本課程的學習，將為職業秘書不斷實現自我發展奠定堅實的基礎。
★課程目標
——通過學習本課程，您將實現以下轉變
1.掌握成為優秀專業秘書的各項技能
2.如何開創多元化秘書生涯
3.學習國際性接待和會議禮儀
4.掌握企劃案撰寫與公文寫作技巧
★課程物件
——誰需要學習本課程
★ 企事業單位的秘書及行政助理
★ 有志從事秘書職業者
★ 欲提公升自我職業化素養者
第一講秘書角色扮演與人際應對
第一節秘書的自我定位
當記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經營企業的秘訣時，他說「要請一位好秘書」，由此可見，秘書在企業中的位置有多麼重要。
1．秘書的工作內容
秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產生的任何事務性工作都可能會涉及，所以秘書需要非常細緻和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個方面：
輔助決策
當上司面對多個選擇而猶豫不決時，秘書要為上司收集相關資料，幫助上司分析情況。
調查研究
當上司接到乙個新任務時，秘書應協助上司進行調查研究，掌握具體的第一手資料。
收集資訊
當今的社會已進入資訊時代，秘書必須具備資訊處理能力，及時、準確地收集所需要的資訊。此外，還要善於運用網路收集資訊。
文書處理
文書處理包括整理資料、撰寫報告等等。一位優秀的秘書應該善於處理文書。
會務準備
所謂會務準備既包括公司內部的會議準備，也包括對外的會議溝通，準備工作主要是進行業務匯報。
公關工作
公關工作包括溝通、社交、商務等方面，有時也要代表公司進行發言，或者代表主管或老闆與**以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。
檔案管理
在高科技迅速發展的今天，我們已經擺脫了以前傳統的檔案管理方式，而是採用電腦來管理檔案，所以秘書應該學會在傳統化與電腦化之間取得平衡。
工作日程安排
上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據上司的時間以及事務的重要程度進行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個會議，秘書要把握好時間，留出往返的時間空檔，保證上司能及時參加。
查辦工作
查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進行核實，或者對一些須要重視的傳言進行證實。
接待工作
當有客人或來訪者的時候，秘書有責任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產生賓至如歸的感覺。
行政事務
行政事務管理包括所有檔案的流程、生產線的流程、所有空間的管理，以及下對上、上對下的溝通與協調。
保密工作
秘書要具備保密意識，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。
2．秘書應該具備的能力
秘書的工作非常繁瑣，而且經常有突發性的事件要處理，所以秘書的能力應該是多元化的，決不能只有單一專長。
【自檢】
以下是一些秘書在工作中的表現，你認為他們當中誰是合格的秘書，誰需要改進工作態度、提高工作能力？
（1）小王在處理其他的事務時都非常能幹，但是她討厭寫報告，認為寫報告是一件無關緊要的小事，所以沒有在寫作上下功夫。
（2）小李是財務經理的秘書，經常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地迴避這些話題。
（3）小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進電腦，實行電腦化管理，小張沒有學過電腦，覺得適應不了。
見參***1－1
小李是一名合格的秘書，小王需要提高寫作能力，小張需要提高操作電腦的能力。
第二節人際關係與溝通技巧
認知人際關係
1．增進人際互動
人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進行人與人之間的互動。人際關係涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關係，有一句老話說得好，「先學做人，再學做事」，如果不會做人，人際關係就會一團糟，辦事自然就會到處碰壁。
那麼怎樣才能增進人際互動呢？這要靠平時的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現，我們在平常的生活、工作、團隊活動中要有意識地結交朋友，建立人際關係網。
2．人際交往的流程
人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有乙個循序漸進的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。
圖1－1 人際交往的流程圖
3．人際交往的四種態度
人際關係有四種交往態度：
我不好，你好，這是大公無私的態度。
我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態度。
我好，不管你好不好，這是自私自利的態度。
我好，你也好，這是我們追求的目標，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響
人際關係的因素
1．影響人際交往的客觀因素
時代背景
時代不同，人們的觀念也會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關係無法突破。在以前的農業社會中，鄰居之間的關係非常好，尤其在農村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當今的商業社會中，人們住在電梯公寓裡，樓上樓下甚至都互不認識。但是隨著現代高科技的發展，尤其是網際網路的出現，使得空間距離已經不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。
生活壓力
人們在生活中難免會面對許多壓力，比如公升學壓力、家庭壓力、經濟壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們人際開拓的腳步。
環境的阻隔
環境是影響人際交往的最直接的因素之一，環境的改變可能會使親密的朋友很少有機會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。
角色定位
在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍套，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測出各種角色的生活面。所以我們要忠於自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達到最高境界。
2．影響人際交往的主觀因素
人格特質
有些人生性木訥，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。個性的不同，自然會帶來不同的生活面。
認知的差距
對事情認知的差異性，也會造成不同的人際距離。如兩個人相約去吃飯，乙個人要吃洋蔥面，而另乙個人要吃魚翅，兩人對美食的認識不一致，以後也很難在一起吃飯。
態度習慣
不同的生活環境、家庭教育培育出不同的習慣，每個人都有自己的處世習慣，如果習慣一致，則容易相處，所以有「物以類聚」的說法。
溝通協調
有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂「話不投機半句多」。溝通的瓶頸會使人們無法和睦相處，結果產生彼此之間的距離。
利益衝突
人們之間最常見的衝突大概就是利益衝突了，朋友之間因為利益衝突而造成老死不相往來的現象並不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協調起來。
當你總是把「我」字擺在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。所以，一定要兼顧每乙個人的感受，善於溝通，妥善維繫人際關係。
【自檢】
分析如下影響人際交往的因素，判斷哪些是客觀因素？哪些是主觀因素？
ａ人格特質溝通協調 ｃ時代背景
ｄ角色定位利益衝突 ｆ環境的阻隔
ｇ認知的差距 ｈ生活壓力 ｉ態度習慣
見參***1－2
促進人際關係的技巧及人際交往失敗的原因
1．促進人際關係的技巧
想要有效的增進人際關係，需要掌握下面的一些技巧：
守信用做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。
說好話心存善意，學習說話技巧，多鼓勵他人，隨時讚美身邊的朋友。懂得讚美別人的人，才是最佳的公關高手，讚美是人際關係的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。
勇於認錯
許多人明知犯錯，卻礙於面子死不認錯，甚至將錯就錯，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進死胡同。而勇於認錯的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。
尊重他人
「敬人者，人恆敬之」，乙個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因對方的出身卑微而不尊重對方。在表達尊重的時候，要因人而異，因場合不同，選擇不同的方式。
欣賞別人
古人云「三人行，必有我師」，每個人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學習、不斷進步。只有努力拓展狹隘的心胸，做乙個欣賞他人優點的鑑賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。
善於傾聽
很多時候，一雙善於傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。
重視儀表
據調查，乙個人的第一印象會影響他與別人日後長期交往的意願，所以我們必須重視儀表。乙個人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內在涵養，我們應該對成功者的個人特質多加揣摩，建立自己的印象特質，找出屬於自己的吸引力。
秘書類個人簡歷
本人概況簡歷 姓名 性別 女民族 漢政治面目 團員學歷 學位 大專專業 公關文秘聯絡 12345678 手機 1390001234 email address email protected 呼機 66881122 1234 聯絡位址 浙江省杭州市西湖區郵編 100007 教育背景 個人簡歷 畢業院...
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