那麼說完了人員的管理,接下來的就是非常重要的,也是重中之重的商品管理,商品管理說的簡單一點就是管理庫存,但是真正做起來遠沒有這4個字說出來那麼簡單,或許大部分的老闆會認為我的店到了新貨就加庫存,賣了東西就減庫存,好象很簡單.但是到了月末盤點的時候很多店的老闆還是會發現他們自己的店庫存數量總會有差異,或大或小,這時候就開始責怪軟體的問題了,但是實際上大部分問題的原因都是由於人為造成的,這樣即使是換任何一款分店收銀管理軟體都一樣會出這樣的問題,其實問題就是出在對分店業務流程這一塊的不熟悉,一直到現在仍有很多很多的分店分不清收貨單和盤點單的區別,什麼叫全店盤點什麼叫抽樣盤點?那麼這些呢我後面自然會談到.
首先我們來談談分店常見的幾種單據,分店所用到的單據全部都集中在後台的庫存管理模組裡,主要是收貨入庫單,採購訂貨單,採購退貨單,商品盤點單,商品報損單,商品報溢單.這6種單據裡收貨入庫單和商品報溢單的效果是相同的,他們都可以增加商品的庫存,而採購退貨單跟商品報損單的效果相同,會減少相應的庫存數目.至於採購訂貨單是個為收貨入庫單服務的單據,它的作用不是非常的明顯,也不會影響到實際庫存的增減,這裡就不做過多的說明了,至於收貨入庫單和商品報溢單的效果相同,採購退貨單跟商品報損單的效果也相同,那什麼時候用到收貨入庫單什麼時候又用到商品報溢單呢?
退貨單跟報損單呢?說簡單一點為了方便管理就是除了配送單添在收貨入庫單裡,退貨單填在採購退貨單裡其他的需要調整庫存的時候都只用商品報溢單和商品報損單,那麼在這裡我舉個例子,比如現在你有2家店互相調貨了,我用a分店和b分店代替,a分店調了10件內衣給b分店,按道理來說是a分店這款內衣少了10件而b分店這一款內衣庫存加了10件,那麼在這裡我們雖然可以在a分店的退貨單裡新建乙個單據輸這個商品10件然後審核來減少它的庫存10件,但是這樣在我們以後查以往退貨單的時候就會出現很多不必要的單據從而增加了清查的難度,單據的混雜看起來也不是很有條理,所以我們就可以在a分店的報損單裡來完成這些操作,新建單據輸入商品和數量,審核生效的這個時候這款內衣在a分店裡就減了10件了,效果跟退貨單一樣但是卻讓單據看起來更加直觀有條理性,那麼b分店的操作呢自然就是在報溢單裡填這款內衣10件審核就ok了.這是個很平常的分店互相調貨的例子,當然根據單據實際的作用我們還可以沿用在其他的地方,比如我這個店裡剛剛盤點,盤點單審核之後我才發現盤點單有商品盤錯了,怎麼辦?
單據已經審核了,庫存都已經以盤點單為準了,沒關係,除了加個抽樣盤點的方法我們一樣可以用這2個單解決,比如a商品實際數量20件盤點單隻寫著10件,那麼意思就是電腦裡的庫存數量比實際店鋪的數量少了10件,既然少了怎麼辦呢?肯定是加庫存補回來.那麼有什麼單是加庫存數量的?
沒錯!就是報溢單,這時候我們把這個商品輸在報溢單裡,10件,儲存審核ok!大功告成,這時候我們再養成個好習慣,單據審核之後立刻去報表中心查一查,開啟報表中心的商品庫存明細一查,果然變成20件了,這樣商品庫存就調整過來了.
當然,無論你是如何操作的或是運用哪個單據,我們的最終目的就是效正庫存,這都是數量增或減方面的事,只要理解了各個單據的作用自然就可以很容易的處理了,在前面我之所以推薦大家細分化單據的使用只不過是為了更加正規化.
那麼說完了以上的常用單據下面就要說說非常重要的盤點流程了,原來有很多分店每個月都會盤點但是每次盤點後都發現庫存還是不准,問我到底是哪齣了問題?不好意思,我也不知道你到底是哪齣了問題.但是別著急,讓我們一起來分析一下,首先我們要理解一下盤點的意思, 所謂盤點,就是定期或臨時對店內商品的實際數量進行清查清點的作業,目的是為了掌握貨物的流動情況比如入庫,在庫,出庫的流動狀況,對分店現有的物品包括庫存實際數量與保管帳和分店收銀管理系統上所記錄的數量相核對,以便準確地掌握庫存數量.
那麼這裡所說的定期或臨時就是指我們平時所經常談到的全店盤點和抽樣盤點,簡單的說如果是站在庫存數量變化的角度上來看,,而抽樣盤點就是在不改變其他商品庫存的情況下以盤點單上商品的數目為準附加到庫存上去,其實之前有很多分店盤點完銷售了一段時間之後很偶然的在後台報表裡才發現很多商品的庫存都為負數了,其實這就是因為盤點這2種方式不理解的原因,分店盤點經常會把盤點單錄成幾張單,然後每一張都選擇的是全店盤點,結果錄第2張單的時候就相當於把第1張單刪了,錄第3張單的時候就相當於把第2張單刪了,一直到最後真正的庫存就是最後那張單,其他商品就相當於全部沒入庫當然一賣就是負的了,這也是為什麼後來我們推薦各個分店盤點單都錄在1張單裡的原因,當然,如果真的非要分幾張單錄也是可以的,第1張選擇全店盤點,後面的全部選擇抽樣盤點及可,效果一樣,只是以後要查盤盈盤虧就不行了,畢竟電腦是只能拿1張盤點單來與以前的庫存做對比來查盤盈盤虧的,所以還是推薦大家盤點還是錄在1張單裡比較好.關於盤點這一塊其實也不難理解,主要是要熟悉業務的流程和知道各個環節的作用就很好進行變通了,有的店也提過這樣的問題,假如一天盤點不完怎麼處理呢?是不是也要選擇全店盤點還是怎麼?
乍一看似乎這個是不能實現的,一般都聽說盤點要一天完成就算不一天也是要連續的,即使是盤點單未審核前也不能前台賣東西,怎麼難道還可以把盤點分成幾份麼?其實這個是可以實現的,第一次聽到這個問題我也好好考慮了一會,但是後來還是訂出了乙個方案,大家可以借鑑,比如你把你們店劃為4個區域分別是abcd你今天晚上可以先盤a區的商品,然後輸盤點單進去,當然在盤點到盤點單審核之間這段時間是絕對不能前台銷售的,選擇全店盤點然後軟體庫存全部清零了,這時後台的庫存裡呢也只有a區盤點單的資料了,那麼第2天你可以繼續前台銷售,賣了一天東西其他商品的庫存肯定是為負數了,不過沒關係,你第2天再盤b區域的商品,輸完盤點單,選擇"抽樣盤點",切記!是抽樣盤點!
這樣子就會只改動你b盤點單裡商品的庫存數量,依次類推c 和 d跟b的方式一樣,這樣分店可以用4天的時間完成盤點,效果一樣達到了,就是效正了系統後台庫存資料,但是有一點還是要再次強調的就是盤點之後還沒審核盤點單之前是不能用前台賣東西的,即使有也只能先手工記下來再等審核了盤點單之後再賣.
那麼以上的所有內容呢就基本已經涵蓋了分店所有的軟體上需要操作的業務流程,而這些單據在分店庫存管理中也都發揮著至關重要的作用.終於好不容易理解了各個單據的作用庫存也終於可以抓得準了,但是似乎總覺得好象漏掉了什麼?對了,就是查報表,會管不會看也沒用,從報表我們才能得到重要的資訊和對於店鋪運營狀態明朗的答案,而且很多問題都需要我們通過看報表來進而推理得到答案的,在報表這一塊呢我們的軟體是比較全面的,涵蓋了4大模組,分別是庫存分析表,進銷存統計表,銷售分析報表,利潤報表.
首先我們來說庫存表,其實庫存表要說的並不多,因為大家都知道庫存表就是查庫存的報表,但是在我們軟體裡卻細分為了6個表,簡稱為管款號和管條碼的庫存表,負庫存報表,零庫存報表,庫存過高過低預警報表.具體用哪種庫存表要看你的商品檔案是哪種的,對應就可以了,如果是分顏色碼數的商品檔案2種都可以用,但是按款號的商品檔案只能用第1種管款號的查庫存方式,在負庫存報表和零庫存報表裡就可以輕鬆查到哪個商品庫存是負的哪個已經是沒貨了,很直觀.至於預警報表的作用主要針對與商品檔案裡定義的某個商品庫存上限和下限來決定的.
一旦超過自己定義的上限數量或者低於下限數量就可以在這裡查到,完全起到預警的作用.接下來的進銷存報表就相當重要的,這裡你可以查到非常詳細的某個商品的出入庫走向,比如某個店盤點完之後過了乙個月又盤了一次點結果發現有個商品盤虧了,數量竟然差了5件,重新覆盤還是差了5件,不知道到底是哪個環節出了問題,難道是丟了貨或者店員私自拿了?這時就可以借鑑進銷存報表,在這裡你可以輕鬆的查到這個時間段這個商品到底賣了多少,有沒有退過貨都可以查到,結果一查,上個月盤點30件,總共賣了15件,有5件退貨處理了,現在庫存10件,是沒問題的,結果好好想了一下,是月初時候調貨給其他分店了,時間過久差點忘記了,虛驚一場,差點就錯怪店員了.
所以說這個報表的作用是相當大的,前提是一定要會用.說完進銷存報表接下來的就是銷售明細報表了,當然這個報表很簡單也最常用的,所以很多加盟店老闆應該很熟悉了就不多做介紹了,利潤報表也是分的很細的總共有7種單,從每單到每小時每天每月每年,可謂是」體貼入微」,查業務員業績也有每日和每月之分,報表查詢的過程是很簡單的,只要提供條件點查詢即可.
因為這篇文章主要的目的是為了引導各個加盟店老闆如何更好的管理和經營好自己的店鋪,所以文章的重點並沒有完全放在軟體上面,但是軟體畢竟是現在分店管理最重要的輔助工具,所以本文還是沒有脫離軟體,而是以軟體為主幹圍繞著軟體來闡述各個加盟店的基本業務流程以及軟體相關操作的,除了學習業務的同時也可以熟悉軟體系統的操作.希望大家能在本文中學會很多明白很多,只有真正的幫助到大家,這才是我的初衷.
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