在國家機關從事的文字工作是一種什麼工作，弄清這個問題十分重要。多年的實踐表明，機關文字工作並不是簡單的抄抄寫寫的事，是一項科學性很強、內涵豐富的工作，把握不住這一點是無法做好機關文字工作的。所以，認清所從事的機關文字工作的概念、特點和作用，對搞好具體工作非常重要，是必須首先認清弄懂的課題。
一、機關文字工作的基本概念
什麼是機關文字工作？這個詞句雖然常常掛在人們的口頭上，並且認可它，但並沒有多少人給它下乙個明確的定義。機關文字工作的概念，我認為機關文字工作不等於秘書工作，也不等於文書工作，不能與文秘工作簡單籠統地混為一談。
《辭海》對文書工作的定義和解釋是：文書，各種公文的統稱。我國現實的文書工作，一般包括檔案的收發、運轉、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等內容。
文書是秘書工作的組成部分。擔任文書工作的人員也稱「文書」。《辭海》對秘書工作的定義和解釋是：
秘書，職務名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性的工作，它的任務是收發檔案、辦公文書、檔案和領導交辦事項。機關文字工作一詞在《辭海》中並沒有給出解釋，但從字面和內涵來看確有不同。
文字，一般是指文章。機關文字直接體現出公務特徵，又表現出機關含義。機關文字工作，體現出機關的權利和職能，它是為機關行使職權服務的，這個概念更能直接體現機關文字工作的屬性和特徵。
機關文字工作與文書工作、秘書工作從內涵特徵上既有相同之處，又有較大區別，這也是它之所以能夠乙個單獨常用詞語的重要原因。機關文字工作與文書工作、秘書工作的相同點是：第一，行為物件都是公共組織，是為公務活動服務的，不是私人行為。
第二，都是以公文為載體，公文處理的各個環節是其主要表現形式。第三，三者都是一項管理工作，是一種管理職能的活動。不同之處是：
（１）界入參政的程度不同，文書工作、秘書工作主要指的公文的傳遞運轉管理工作，而機關文字工作除上述內容外，更多地表現為實現職能的擬搞成文上，是機關從事管理工作的乙個重要組成部分，具有直接參政性。（２）在工作中的主從關係不同。文書工作、秘書工作往往是以檔案為物件，是被動的，是領導交辦的。
其工作是受檔案的往來、多及其特點來進行工作的。機關文字工作除此上述之外，它是以「機關」為特徵的、是以公務來體現行政管理和領導意志與思想的，是屬於主動性，職能性。其工作主要是受職能和管理物件的善而左右的，並非以公文的往來而決定的。
（３）工作的目標不同。文書工作、秘書工作是以辦好公文和搞好服務為主要任務，目標是為機關工作服務好，以達到輔助機關實現其職能。而機關文字工作則直接屬於機關行政行為的範疇，目標是實現行政有效管理，發揮機關的職能作用。
因而在範圍、範疇和效力上差別很大。
機關文字工作的概念，我認為應是行政機關履行法律法規所賦予權利，以實現機關職能為目的，以公務文書為的成文、加工、傳遞和管理工作為主要表現形式，對國家實行管理的一種活動。它既不是單純的批文、**等公文辦理，也不是檔案起草和一般修改。這些都是它的表現，是一些具體內容，但都不足以說明機關文字工作的概念。
這些內容都包括在機關文字工作範圍之內，是一些比較具體的行政行為，但僅反映了機關文字工作某些內容和形式。
不妨結合我們的實際情況來分析一下這個概念。如果你是一名機關工作人員，你會在文字工作中發現許多有趣的現象，結合這些現象，可以看出一些問題。
現象之一：大學中文系畢業生到機關工作後，儘管寫作知識很多，但並不能立即就能從事文字工作。而一些具有一般中文知識的人員，在人從事某項工作一段時間以後卻有較強的機關文字工作能力。
這說明中文寫作知識只是機關文字工作的基礎，有較強文字工作能力的人首先應具備一定的中文寫作知識，這是必要條件，但不是充分條件，還不能決定文字工作能力的高低。
現象之二：許多在機關工作多年，甚至幾十年的人到退休仍不會做文字工作。這說明雖然在機關工作中積累了豐富的專業和業務方面的實踐經驗，並不能表示就等於有了較高的文字工作能力，文字水平與業務知識和工作經驗有關係，但是並不等同。
現象之三：一些口頭表達能力很強的人不會搞文字工作，而一些文字工作幹得比較出色的卻不能用流利的語言進行演講。這說明文字表達方式與口頭表達方式有較大差異，書面文字表達能力與口頭表達能力並不等同。
現象之四：文字工作能力較強的人換乙個工作崗位後仍然能在陌生的工作中迅速體現出原有的文字工作能力，並且有不少人能在較大的專業知識跨度中從事文字工作。這說明雖然文字工作涉及眾多領域，但它有自身的內在規律性，有自己的執行規則和方式。
現象之五：許多人在文章中自己創造和運用了一些新詞句，但無法從領導那裡通過。另一方面，總是下級原樣使用上級的話語詞句。
這說明機關文字工作在受到許多因素的制約，必須按照一定的領導原則和上級或領導的要求進行，個人思維在文字表達必需服從這種要求。
現象之六：多數人在要求把文章寫好的情況下，不知怎樣去寫，而有時主管領導並沒提出多少要求反而寫出了好文章。這說明機關文字工作在實際工作中有許多原則要求，有科學規範和思維方式。
從以上現象可以看出，從概念範圍上講機關文字工作不等於公文寫作。公文寫作只是機關文字工作的主要形式，而機關文字工作則是行政目的在文字材料制發過程的體現，它不僅是講求公文格式標準，而且在此基礎之上，利用文字為媒介，以實現國家職能和提高國家效能為根本的管理活動。把握不住這個本質問題，很可能就是許多長年在機關工作的人做不好文字工作的主要原因。
所以我們要明確認識機關文字工作的特點，把握本質性的東西，順應其內在規律，這樣才能掌握工作要領，提高文字工作質量。
二、機關文字工作的特點
機關文字的特點很多，如它的政治性、行政性、廣泛性、綜合性、社會性、規範性、強制性、法制性、權威性等等，不容易具體細緻的去表述。關於它的屬性，集中表現在政治性和行政性上，對此第二章和第三章將給予具體論述。這裡僅就其公文這個主體談一談。
體現在公文上，特點也十分明顯，我認為《公務員實用寫作》一書的概括比較準確，主要有四個特點：
（一）極強的政治性和權威性。這個特點說明了機關文字工作的本質。公文產生於階級、國家出現之後，應用於社會組織之中，是維護其利益和統治的一種工具。
一般來講，公文的基本內容是國家黨政機關的指揮意志、行動意圖、公務往來的規範記錄和傳達，直接反映國家政權的政治意向和根本利益，所以具有鮮明的政治色彩。我國現行的公文是傳達黨和國家方針政策、指導黨和國家行政活動的重要工具，所以也同樣具有極強的政治性和政策性；有些還具有法定的權威性和約束力，一旦發出，就必須執行，否則便要受到查處。
（二）明確的實用性和時效性。這個特點說明了機關文字工作的基本內在要求。公文是各級機關按照國家統一意志協調行動的重要依據。
各級機關都要根據實際工作的需要，利用公文提出問題、分析問題和解決問題。就是說，公文都是在現實中形成和使用的，並為推動現實工作服務，無論是在法律上、在教育上，還是在執行上，都要求直接起作用；而且一旦這項現實工作完成了，在這項工作中形成並使用的公文的作用也就隨之結束，這些公文則轉化為檔案材料，只供以後查核或參考。
（三）法定的作者和讀者。這個特點說明了機關文字工作的法制性。公文不是任何人都可以隨意擬寫和印發的，它必須由法定作者印製和發布。
所謂法定作者，就是指依法成立並能以自己的名義行使權力和承擔義務的組織。國家、省、市、自治區、縣級黨政機關和企事業單位、社會團體等，凡是依據國家法律、條例、決定、決議等建立與合法存在的組織，就是公文的法定作者。那些以國家領導人或機關首長的名義製發的公文，也並非是以其私人身份出現的，而是代表他所在機關行使職權的表現。
公文也不是任何人都可以收閱的，哪些人能看哪些公文，都是有規定的，不是隨意性的。
（四）特定的格式和語體。這個特點說明了機關文字工作的自身執行規則。公文既具有嚴肅性和權威性，而且也有方便處理、有效使用的要求。
所以黨和國家對一些重要公文的名稱和體例，甚至對文種、文面格式、內容構成等都作了明確的規定，制定了統一的規範和標準。那些未規定的公文，由於在公務活動中經常使用，也逐漸形成了特寫的慣用格式和平實、得體、明確、簡要等語體風格。如此，則使公文既能比較完滿地表達內容，又易於為社會各方面所理解和接受。
三、機關文字工作的地位和作用
機關文字工作是各級國家機關行政工作的重要組成部分，是管理國家的一種方式。機關文字工作的好壞，直接影響著國家機關正確行使職能，有效地從事國家的管理工作，可以說機關文字工作在一定意義上決定著國家機關的效能。因此，機關文字工作在黨政管理工作中有著十分重要地位。
機關文字工作的地位反映在它的作用上。機關文字工作的作用是重大的。《國家行政機關公文處理辦法》曾對公文作用有過表述，「是傳達黨和國家的方針、政策、發布行政法規和規章，請示和答覆問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
」這種表述僅僅是國家行政機關公文的具體功能講的，機關文字工作的實際範圍和作用遠遠大於這些。簡單講至少有以下１０條。
１、機關文字工作是制定、傳達、貫徹、執行黨和國家各項方針政策的工具，具有強大的領導作用。
２、機關文字工作是指導各行各業工作、管理社會的有效形式，對社會、各類組織和個人的工作及所有管理活動都具有有力的指導作用。
３、機關文字工作是加強行政各級各部門及各界溝通、交流情況、反饋資訊的重要途徑，具有重要的聯絡溝通作用。
４、機關文字工作是理論聯絡實際，加強對事物運動規律認識，用理論指導實踐的重要環節，具有鑑別和分析作用。
５、機關文字工作是實現紀律、法律和行政監督的重要渠道，因而有著監督作用。
６、機關文字工作是正確引導社會活動最權威的**導向，具有教育和引導作用。
７、機關文字工作是黨和國家了解社情、民情的重要橋梁和紐帶，對社會各類組織和民眾有凝聚作用，同時對實現正確決策有著保障作用、依託作用和糾偏作用。
８、機關文字工作是按照合法、公正的法律原則規範社會行為的重要方式，對社會活動具有規範作用。
９、機關文字工作是錄實記事的具體過程，也是對現實生活進行歷史記載的過程，具有客觀記載作用。
１０、機關文字工作是社會活動依據和憑證的提供者，大量的文字材料為法人、公民和其它各類組織的社會活動提供了憑據和證明，因而它在社會活動中起著重要的證實作用。
從上述１０條可以看出，機關文字工作與一般文字材料的寫作相比，最大的區別在於機關文字工作的出發點和落腳點不同，即目的不同。機關文字工作在社會主義國家的作用，實質上是一種體現黨和國家利益、表達人民的意志，通過媒介形式實現領導和管理的方式，是國家機關得以實現領導職能、實現有效溝通、對各項工作實施有效領導和管理的手段和工具。因而機關文字工作有很強的政治性、綜合性、指導性、執行性、監督性和約束性。
四、機關文字工作的發展特點
追溯機關文字工作的發展史，我們不難看出，機關文字工作從無到有、從無規則到完善，逐步走向成熟並納入了規範化的軌道，成為一門獨特學科。自從人類社會經歷蒙昧時代、野蠻時代而進入文明時代，機關文字工作隨著國家的產生而產生。再往前追溯，可以說是自從產生了階級就有了機關文字工作的雛形。
它隨著國家的產生而建立，伴隨著國家形態的發展而發展，在漫長的歲月中一直是國家機關活動的重要方面，在體現國家的本質、行使國家職能方面起著非常重要的作用。
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