時代發展日新月異,大到國家、小到個人都在爭分奪秒地趕超時代的步伐。搶時間、爭速度、快節奏、高效率,已經成為現代資訊社會最突出的特點之一。在一定意義上講,現代社會的一切競爭都可以歸結為時間的競爭。
領導者的工作與時間息息相關,要使組織或群體始終具有強勁的競爭優勢,保證持續健康的發展,乙個明智的領導者就必須善於爭取時間、抓住機遇,努力在較短的時間內創造出最大的價值。美國麻省理工學院曾對三千名經理作了調查,發現凡是優秀的經理無一不是精於安排時間,使時間的浪費削減到最低限度的人。因此,領導者重視時間管理、掌握運籌時間的方法和藝術至關重要。
把握時間的特性
領導者要善於駕馭時間,就應該首先把握時間的特性:
1、不可逆轉性。時間是一維的,總是沿著過去、現在、將來的方向流逝,一去不復返,永不回頭。這表明,時間對任何人來說都是一種稀缺資源。
每一位領導者必須認清時間這一特性,懂得"機不可失,失不再來",才會理解時間的寶貴。
2、價值性。人類的一切實踐活動,都必須花費相應的時間來完成,我們往往用在一定時間內完成工作量的多少,或一定工作需要花多少時間來衡量事物的價值。所以說,時間創造了一切,時間是有價值的。
"一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰"。領導者只有充分發揮每時每刻的價值,才能最大限度實現領導價值。
3、均等性。時間為人們提供了均等的機會,不論你地位多高,權利多大,時間絕對鐵面無私,一視同仁,不會因為你有領導的身份而偏愛你。在時間面前人人平等。
4、有序性。客觀時間總是先後相承,順序而行,只能從早到晚,從春夏到秋冬,從過去到現在,再到未來。領導者做工作只有與時間的順序相符合,才能使紛繁複雜的事物協調有序。
5、可控性。雖然時間的存在和執行是不以任何人的意志為轉移的,人們不能改變客觀的時間,但是,時間與工作的關係是可以調控的,由於人們對待它的態度不同,同樣的時間所創造的價值和收穫也因人而異。能夠科學控制時間的領導者,可以使時間的價值得到更有效的發揮,用較少搶時間做更多工作。
合理運籌時間
1、合理運籌時間是提高工作效率的必要條件
領導者要統領乙個組織或群體,工作相對重要而繁忙,涉及到方方面面的事物,因此,花費的時間也相對比較多。但是,時間是乙個常數,每天都是24小時,每小時都是60分鐘,每分鐘都是60秒,對任何人都不會多一分,也不會少一分。領導者要妥善處理好各方面的工作,就必須提高工作效率,而提高工作效率的根本途徑就是要節約時間,合理安排時間,力爭使時間成為乙個"變數",通過優化配置,在有限的時間內做更多的工作,取得更大的成效。
工作效率高的領導者無一不是懂得駕馭時間的高手,他們能清醒認識什麼時間該做什麼事,什麼工作該在什麼時間內完成;合理排程各種工作的使用時間,使每一項工作有時間可用,每一單位時間有工作可做,他們往往能在相同時間中完成比別人更多更好的工作。工作效率低的領導,缺乏良好的時間觀念,做事沒有計畫,今日事推明日辦,一天任務做三天,不善運籌時間,往往"時倍功半"。所以,領導者要提高工作效率,出色完成各項任務,就必須珍惜時間,善用時間。
2、抓住良好時機是高效決策的關鍵環節之一
領導者在工作中要擔起重要決策的職能,而成功的決策往往與時機緊密聯絡在一起。領導者要善於在實踐中發現機遇、尋找機遇、把握機遇,同時,也要善於發揮聰明才智當機立斷,果斷拍板,確保決策的及時、有效和準確。只有大膽抓住時機,及時予以決斷,才能使決策贏得優勢,取得成功。
掌握不好時機,當斷不斷,徘徊觀望,猶豫不決,或不當斷時匆忙去斷,都會造成決策失誤。可以說,掌握良好時機,有助於領導者運籌帷幄、決勝千里。
3、領導者運籌時間是否得當,不僅涉及到個人的成敗,往往會影響和制約組織或群體的發展作為組織或群體的核心人物,領導者的行為和決策具有較強的影響力。乙個不注重時間效率、辦事拖沓的領導者,會因為個人原因導致乙個組織或群體發展時機的延誤或滯後。領導者只有成為利用時間的能手,恰到好處地安排工作,並且,能夠在關鍵時候把握良機,才能保證整個組織或群體健康發展。
運籌時間的方法和藝術
1、瞄準工作目標,科學規劃時間
大家都知道,"雁陣"中的"頭雁"要**遠矚,始終朝著明確的方向飛行,才能帶領群雁最省時省力地到達目的地。領導者在組織或群體中就是充當"頭雁"的角色,可以說,目標是領導者"用時之道"的基礎。領導者是時間的決策人,又是實現目標的責任者,一定要做到心中有目標,根據工作目標科學地規劃自己的時間。
(1)按工作主次規劃時間。通過記錄自己的時間安排,分析自己的時間,按工作輕重緩急進行排隊,分出重要、次要、一般三類,重要的必須自己親手抓,次要的可以委託他人抓,自己只需過問一下;一般的可以暫時放一放。這樣,把時間用到最有價值的事情上,減少猶豫和徘徊造成的時間浪費和時機喪失,使最重要、最緊迫的工作得到時間的保證,把時間花在"刀刃"上。
(2)合理制定工作時間表。俗話說:"凡事預則立,不預則廢。
"領導者應該培養自己用戰略眼光來規劃長遠工作,最簡單的方法是預先列出工作時間表,有計畫地從整體上使時間安排趨於優化。制定時間表要注意以下幾個方面:首先,要優先列出抓大事的時間。
一般情況下,每年度領導者都要根據上級精神和本單位的實際情況,抓幾件建設性大事。工作時間安排要充分考慮各種客觀條件和領導者自身情況,使之切實可行,合理優化。其次,常規性工作要注意在時間上相對固定。
把每年度都定期開展的一些工作在時間上相對固定,會使有關人員事先有所準備,做起來更熟練、更方便,使時間利用更合理。再次,一定要把各項工作在時間上相互穿插開,避免時間上衝突,保證工作得到有效的落實。最後,在安排時間表上要留有餘地,以便應付偶發事情。
2、注重發揮實效,善於節約時間
科學家雷巴柯夫說得好:"用分來計算時間的人,比用時來計算時間的人時間多59倍。"善於把時間分配得精密的領導者工作實效性也往往更高。
一方面做事貴在及時,當斷即斷,該為就為,抓住時機;另一方面要注重每一單位時間的效用,講究時間的有效價值,使單位時間創造出盡可能高的效益。
領導者發揮工作實效性就必須善於節約時間:
(1)提高時間的使用率。乙個領導者每天都有很多事情要處理,往往會感到時間安排很滿,甚至不夠用,稍不注意就會陷入事物堆中。領導者一定要盡量克服浪費時間的弊病,如紀律觀念差;開會時間過長;多數人等少數人;作報告拖沓、羅嗦;制度不健全,職責不清;相互扯皮,人浮於事等等。
另外,領導者要盡可能把一次可完成的相聯的幾件事放在同一時間裡去做,把互補的幾件事穿插來做,減少工作的空隙,提高時間使用價值。比如,領導者開會一定要講求效率,每次會議議題要精當;一次會議能解決的問題就不要分幾次開;會前讓與會者對會議先有充分準備,嚴格限定會議各項議程時間等都會提高時間效率。
(2)學會"有所為,有所不為"。乙個明智的領導者要掌握"有所為、有所不為"的藝術,才能抓住根本,竭力節約自己的時間。不該管的事不要去管,沒意義的事不要去做,儘量減少不必要的行為,使自己的每一行為盡可能都具有一定價值。
比如,領導者常會被請去參加各種活動以撐門面,如果領導者礙於情面或其他原因總是有求必應,則會大大減少自己的時間。領導者應有選擇的參加各種活動,對於並無多少必要的邀請,應學會說"不",敢於拋開不必要的應酬,把時間用在有意義的領導工作上,同時,領導者有充裕的時間積聚精力會使工作更加從容自如。
(3)不必過分追求完美。領導者沒有必要在任何事上要求自己盡善盡美,方方面面都做行家裡手,要允許自己存在不足,有些"不能"。過分求全,會時時刻刻處於一種緊張狀態,也會花費太多時間在一些無意義的表面工作上,使重要工作的時間不能高效使用。
所以,領導者應有清醒的自我意識,要努力去做乙個稱職盡責的好領導,而不要努力做完人。
(4)對下屬明確時間要求。領導者時間運籌狀況與下屬工作參考文獻密切相關,也會受下屬工作時間的影響和制約。因此,領導者對下屬安排工作要有明確的時間規定,不能只給任務,不限時間,必須提出嚴格要求,並經常檢查工作完成的進度,才能保障工作的時效性。
適當建立獎懲制度也不失為一種好方法,按時完成或提前完成工作任務的應給予表彰和獎勵,不能按時完成工作任務、作風拖沓的要給予批評和懲罰。
(5)"把握住今天,勝過兩個明天"。李大釗說過:"我以為世間最寶貴的就是今,最容易喪失的也是今,因為他最容易喪失所以更覺得他寶貴"。
他強調:"今是生活,今是動力,今是行為,今是創作"。高效的領導者往往都是有強烈"今"意識的人,懂得抓住今日,努力在今日。
相反,把時間寄託在明天的人很難有所成就。
3、掌握生活規律,系統優化時間
現代生物學揭示,每個人都有自己的"生物鐘",每個人的生理狀況都有週期變化,在週期的不同階段,反應能力和機體水平也因人而異。領導者應逐漸摸索出自己的生物鐘,掌握自己每天最有效率、精力最充沛的時間,系統總結出一套工作規律,盡量用精力最充沛的時間去完成最重要的工作,把一些次要的工作放在自己精力低潮時去做。反之,不善於根據自身規律系統安排工作,時間運用不分主次,就會大大降低工作效率。
當繁事成堆時,就會眉毛鬍子一把抓,東幹一點西幹一會兒,陷入混亂狀態,導致雖然終日忙碌,但仍事不能盡其善。
另外,領導者掌握"有張有弛"的用時之道也十分重要。領導者也是人,其精力總是有限的,不可能永不疲倦。我們強調節約時間,珍惜時間,並不是說,領導者每時每刻都要緊張,一天到晚忙碌不停。
要在有限時間中做出更多成績,只靠從早到晚是不夠的,必須懂得"有張有弛"的用時辯證法。領導者要使自己在工作時間保持充沛精力,高效率做好工作,就必須有一定的時間放鬆自己,通過輕重工作的搭配,通過工作與休息相結合來做到有張有弛。工作時弓張弦滿,全力以赴,休息時鬆弛身心,舒展精神。
這樣,領導者才能養精蓄銳,以飽滿的工作熱情傾其全力做好領導工作。
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