仟吉集團採購部
集中採購
作業指導書
編制：審核：
審批簽發
編號發放範圍：
發布日期： 年月日
執行日期： 年月日
1.目的
對物資採購實施分類控制，選擇物資**商和培養物資**戰略夥伴，確保仟吉系統產品品質標準的統一。
2.範圍
適用於對仟吉集團各事業部、分子公司生產製作和服務所需物資(原材料、包裝物、代銷品、低值易耗品、消耗品、固定資產)採購**商的選擇和評定。
3.職責
3.1 集團採購部經理負責：
3.1.1 審核《**商年度採購合同》、《物資分類明細表》、《原材料採購合格**商名錄》、《包裝物採購合格**商名錄》、《代銷品採購合格**商名錄》、《低值易耗品採購合格**商名錄》、《消耗品採購合格**商名錄》、《固定資產採購合格**商名錄》。
3.1.2 審批和確認對物資**商的供貨業績評定。
3.1.3審核集團各事業部、分子公司《月度、年度物資採購計畫》。
3.1.4審核集團採購部計畫課提交的**商往來賬、請購單。
3.2 集團採購部**商管理課負責：
3.2.1 編制《物資分類明細表》。
3.2.2編制《原材料採購合格**商名錄》、《包裝物採購合格**商名錄》、《代銷品採購合格**商名錄》、《低值易耗品採購合格**商名錄》、《消耗品採購合格**商名錄》、《固定資產採購合格**商名錄》，報集團採購部經理審核。
3.2.3 組織對物資**商的選擇評定。
3.2.4 組織對物資**商的供貨業績評定，維護**商的客情關係。
3.3集團採購部計畫課負責:
3.3.1編制、發布集團各事業部、分子公司《月度、年度物資採購計畫》。
3.3.2審核集團各事業部、分子公司**商往來賬、請款工作。
3.3.3監督集團採購執行課及分子公司駐廠採購採購計畫完成情況、提交可行性採購分析報告。
3.4 集團採購部執行課負責：
3.4.1負責擬定物料需求計畫的採購分配方案。
3.4.2按公司發布的《物資分類明細表》、《原材料採購合格**商名錄》、《包裝物採購合格**商名錄》、《代銷品採購合格**商名錄》、《低值易耗品採購合格**商名錄》、《消耗品採購合格**商名錄》、《固定資產採購合格**商名錄》實施a類和b類物資的《月度、年度物資採購計畫》採購活動。
3.4.3負責原物料訂單下達、跟蹤及異常處理。
3.5各事業部、分子公司駐廠採購負責:
3.5.1 按程式和標準對自採c類物資的採購活動，及**商履行合同評定，並申報集團採購部計畫課審批、備案。
3.5.2實施本區域公司對物資**商的供貨業績年度評定並報集團採購部**商管理課彙總、備案。
3.6相關部門負責:
3.6.1集團質量管理部負責：
3.6.1.1審核**商資質及監督採購活動按程式執行。
3.6.1.2 參與對**商的樣品驗證和現場考察。
3.6.1.3 參與對**商年度業績評定。
3.6.2 集團研發部負責:
3.6.2.1 組織小樣試樣，反饋試用意見。
3.6.2.2負責**商研發能力考核，參與新原料審核評審。
3.6.3集團市場部負責:
3.6.3.1負責包裝類樣品設計標準符合性判斷。
4. 程式
4．1採購物資的分類：
集團採購部**商管理課按採購物資對產品質量影響的重要程度分類，制定《物資分類明細表》，將採購物資分為a、b、c三類。
4．1．1 物資定義：
原材料：直接用於生產產成品、半成品或影響產成品、半成品效能的可食用的物料，價值不等。
包裝物：用於產成品起包裝、裝飾作用，增加美感且不可食
用的物料，價值不等。
代銷品:直接從**商處採購，不需要做任何包裝和加工，直接用於加價售賣的商品，價值不等。
消耗品：價值低，用過以後不能**，更不可能重複使用的一次性用品。
低值易耗品: 用於生產製作和服務的配件(含工模器具)，價值在1500元以下的物品。
固定資產: 用於生產製作和服務的裝置（設施），使用年限較長，價值在1500元以上。
4．1．2 分類：
（a） a類物資：
·構成產成品、半成品的主體和關鍵部分，直接影響產成品、半成品品質和主要使用效能的原材料；
·影響仟吉集團產品形象或直接與產品接觸的包裝物；
·影響到連鎖店統一店面形象和產品主要品質效能的裝置（設施）。
（1）a類物資需要重點控制，其**商必須由集團採購部**商管理課選擇評定,並代表集團各事業部、分子公司與**商議價、定價/簽訂年度合同/供銷合同；各事業部、分子公司提交《物資需求計畫》報集團採購部計畫課統一審批後，由集團採購部執行課統一訂貨、各事業部、分子公司駐廠採購跟單對接倉庫辦理入庫，集團採購部計畫課統一審核**商往來賬、請款；
（2）每批進貨需要進行全項檢驗（按《採購物資驗證指導書》對a類物資的驗收專案執行）；
（3）需要對其**商進行供貨業績的季度/年度評審；
（4）根據具體情況可對其**商進行年度監督回訪。
（b） b類物資：
· 構成最終產品非關鍵部分的批量原材料；
· 不直接接觸食品或影響仟吉產品形象的包裝物；
· 對仟吉店統一店面形象和產品主要品質效能無重大影響的輔助裝置（設施）。
（１）b類物資可由集團採購部**商管理課統一選擇、評定**商，然後推薦給各事業部、分子公司駐廠採購。各事業部、分子公司提交《物資需求計畫》報集團採購部計畫課統一審批後，由各事業部、分子公司駐廠採購分別向**商要貨、結算，簡稱「統談分簽」採購模式；
（2）各事業部、分子公司駐廠採購也可視具體情況按４.3《新**商評定程式》自行選擇b類物資的**商，但需報集團採購部**商管理課審批、備案；
（3） b類物資每批進貨需要按照《採購物資驗證指導書》進行驗收；
（4） 每年需要對**商進行供貨業績的年度評審。
（c）c類物資：用於對生產製作和服務起輔助作用的自行訂購的物資(除a、b類物資以外的所有物資)：
（１）可由各事業部、分子公司駐廠採購自行選擇**商,必須將**商、產品等相關審核資料彙總後報送集團採購部**商管理課備案；
（２）每批進貨需要進行外包裝、內包裝、重量、感官指標的檢測驗收。
4.2 《物資分類明細表》的發布：
4.2.1 每季度最後乙個月11號-20號，由集團採購部經理組織集團採購部各課、各事業部、分子公司駐廠採購對本季度《物資分類明細表》進行評審，並結合集團研發部新研製產品所需求的物資按重要程度分類，由集團採購部**商管理課整理編制每季度《物資分類明細表》，經分管副總裁批准後發布。
4.2.2 2023年度第三季度《物資分類明細表》
（1） 原材料：完整資訊見附件
（２） 包裝物：完整資訊見附件
（3） 代銷品:完整資訊見附件
（4） 低值易耗品:完整資訊見附件
（5） 消耗品: 完整資訊見附件
（6） 固定資產:完整資訊見附件
4.3 新**商評定程式:
4.3.1 a類控制物資：
（1） 由集團採購部**商管理課根據需求對物資**商進行尋找和開發，根據《物資分類明細表》分類控制的要求，收集審核其相關資料，由集團質管部、集團研發部、集團市場部參與評估，並根據各部門的評估結論確定是否對其進行實地考查；
（2）集團質管部協同採購部對**商進行全面實地考查，填寫《**商現場評審表》，根據其得分情況來確定其是否有資格成為仟吉集團的**商；
（3）由集團採購部**商管理課收集物資基本資訊(名稱、規格、單價、到貨週期等)；
（4）根據**商提供的樣品和檢驗報告以及相關資料，集團質管部對樣品按《採購物資質量標準》和《採購物資驗證指導書》進行驗證，並在《新原料審核表》第2欄簽字確認；
（5）集團研發部根據要求組織小樣試驗，試驗合格後，在《新原料審核表》第3欄簽字確認；
（6）由集團採購部經理綜合評審，審核通過，在《新原料審核表》第4欄簽字確認；
(7) 各部門評估通過後，由集團採購部**商管理課匯**計後報分管副總裁審批，集團採購部**商管理課可將審批後的**商列入《合格**商名錄》，發文通知各事業部、各分子公司駐廠採購及通知**商正式開始供貨。
4.3.2 b類控制物資
（1） 由集團採購部**商管理課根據需求對物資**商進行尋找和開發，根據《物資分類明細表》分類控制的要求，收集審核其相關資料，抄送給集團質管部(或者分子公司質管部)、集團研發部、集團市場部，徵求各部門的評估意見，確定是否對其進行實地考查；
（2）集團質管部協同採購部對**商進行全面實地考查，分別填寫《**商現場評審表》，根據其得分情況來確定其是否有資格成為仟吉集團的**商；
（3）由集團採購部**商管理課收集物資基本資訊(名稱、規格、單價、到貨週期等)；
（4）根據**商提供的樣品和檢驗報告以及相關資料，集團質管部對樣品按《採購物資質量標準》和《採購物資驗證指導書》進行驗證，並在《新原料審核表》第2欄簽字確認；
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