酒店管理餐飲餐飲宴會——宴會的基本概念
宴會的基本概念：
何謂宴會？簡而言之，宴會指以餐飲為中心的聚會，其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂，採用同一款選單或自助餐形式，進行聚會活動。
宴會廳所能舉辦的會議形式：
目前使用宴會廳所舉辦的會議並非僅限於餐會，如下所述的10類活動都是宴會廳的服務物件，由此可知宴會形式的多樣性。
1. 訂喜宴、婚宴；
2. 滿月宴、壽宴；
3. 團拜會、迎春宴、尾牙宴（限於每年12月—2月新年前後）；
4. 同學聚會、謝師宴、畢業餐宴、慶功宴；
5. 新聞發布會；
6. 座談會、培訓會、新產品發布會、產品展示會；
7. 雞尾酒會、自助餐；
8. 其他。
宴會的經營形式：
因為宴會形式不一，有些宴會需要豪華的裝飾與布置，例如：婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會等。有些只需要一般桌椅陳設及視聽器材即可，如：
說明會、培訓會等。因此，一般宴會廳的基本裝飾通常較為簡單，若遇特殊需求，例如婚禮、壽宴等場合則需根據顧客需要，增設舞台、紅地毯、花卉、氣球、燈光、音響裝置、背景等，以便營造出宴會的華麗氣氛。
宴會預訂人員的基本職責：
對內負責與相關部門的溝通協調，對外代表酒店接洽會議、宴會及相關業務，並負責與老客戶保持良好關係的同時拓展、開發新客戶，並通過業務活動和了解市場資訊，協助上級制定策略一求達到酒店年度計畫和預算收入目標。
宴會、會議的洽談：
舉辦宴會，顧客所採取的第乙個步驟便是向中意的酒店諮詢相關的資訊，採取的方式大約可分為3種——來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場地是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器裝置、選單的內容、最低消費額、現場平面圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問，銷售人員中須一一為顧客說明，努力掌握每乙個可能的生意機會。
首先，一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意願，銷售人員最好能邀請顧客親自到宴會廳現場看場地。畢竟光通過**進行解說，無實物可供參照，往往無法讓顧客真正了解宴會場的實際情況，反而使其對場地的認識模糊不清，不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善，客人也很難體會。因此盡量邀請客人親臨宴會廳面對面解說，由銷售人員就現場裝置清楚地為其解答問題，不但可以增加說服力，讓顧客不願前往，銷售人員要考慮登門拜訪。
一般來說，宴會生意大概只有75%是自己找上門來的，其他25%必須依靠銷售人員進行**活動，主動爭取客源。
在洽談的過程中，負責接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例場地的平面圖、各式選單的**表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受諮詢時，首先要讓客戶了解場地大小和形狀，即使顧客已親臨現場，銷售人員仍需準備場地平面圖，為其解說。由於不同桌數與不同形態的宴會所適合的場地型別不盡相同，所以宴會廳要設多種平面擺設圖，滿足顧客需求。
宴會、會議的預訂及確認：
假使顧客有意預約宴會，銷售人員需詢問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質及聯絡人員姓名、**、並書面記錄下來。另外，選單內容、飲料種類、與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方面也應如實記錄。當然，在預約步驟中，銷售人員要提供**單給顧客，因為大多數顧客在簽訂合約後可能還會與其他飯店進行比價。
無論如何，銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果，除存檔備查外，也需正確無誤地將資料轉達給其他相關人員。只有如此，方能確保宴會的成功。
為方便記錄起見，預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表，銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥，並將客人的要求選出， 等到將宴會通知單發給各部門時，所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席，酒店則必須對其保持追蹤，直到客人下訂單為止。
若顧客取消訂席，也要詢問取消宴會的原因，並予以記錄，作為日後改進的參考。
通常，除熟客不收預訂金外，其他所有宴會及會議確認時，都必須先交30%的訂金，付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下。否則乙個宴會如果臨時取消，對酒店勢必造成重大損失，因此預收訂金酒店是另一種自保方式，誠屬必要。除此之外，若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地，銷售人員應打**給先預訂的顧客，詢問其意願。
如果顧客表示確定要使用該場地，就必須請其先繳付訂金，否則將讓給下一位想預訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預訂，銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會，而應積極推薦其他可替代的宴會廳，或嘗試說服客人更改宴會日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心，往往能成功促每筆宴會生意。
雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求，但是客人日後可能變卦卻仍是個潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上並請客人簽字，以保障客人與飯店自身的權利。倘若客人沒時間親自到酒店進行簽約手續，銷售人員可能通過書面傳真或郵寄的方式，將檔案送至顧客手中，請顧客在確認書上簽字，簽妥後再傳真或郵寄回飯店以示慎生。
在簽訂確認書時，酒店通常會要求收取30%作為訂金。有時銷售人員忘記與客人籤確認書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會的正常營運，與客人簽約是不可忽略的。
宴會、會議接待跟進工作要領：
1. 宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求，清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上，以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作，而無誤、遺漏之處。
2. 宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求，故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯絡，確實各部門已清晰各項宴會要求。
3. 宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況，如發現遺漏、有誤之處，需及時通知宴會負責人，處理解決。
4. 每個客戶對宴會的要求各不相同，但大致上以下幾點，都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。
01) 宴會開始前一小時，檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好，文字有無錯誤；
02) 在宴會、會議開始前一小時，檢查各種裝置、謝謝是否運轉正常，如照明裝置、空調**、背景**、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確；
03) 在宴會、會議開始前一小時，檢查各種裝置、設施是否運轉正常，如照明裝置、空調**、背景**、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確；
04) 在宴會、會議開始前一小時，檢查地毯、門、牆壁、洗手間及裝飾物是否乾淨；
05) 協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時，召集相關部門跟進人員開會，講解宴會的內容和注意事項，包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具體工作，指定各工作環節的檢查人；
06) 若需要演出公司、禮儀小姐，事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容，並安排他們提前到達；
07) 檢查餐台上杯具是否與酒水相對應，如白酒擺烈酒杯，紅酒擺紅酒杯，汽水、啤酒擺水杯；
08) 檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有pa值守，宴會空調是否已提前找開，溫度是否適合；
09) 宴會前半小時安排保安協助客人泊車；
10) 若是重要宴會、會議，提前安排美工到場拍攝；
11) 請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地，若有不甚滿意之處，可即協商更正；
12) 告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中，若有需要之處，請他隨時找你；
宴會、會議的追蹤服務：
宴會、會議結束後，由負責的銷售人員親自拜訪或打**給客戶表達感謝之意，並追蹤客戶對此次宴會的滿意度以及酒店所需改進之處，表示對客戶的一種售後服務。如果顧客反面反映居多，產生誤解之處便應及時解釋清楚，但若情況屬實，則可藉以得知改進方向。如果客人反映是正面的，即可作日後推廣宴會銷售的賣點。
所有追蹤的結果均應列入記錄並存檔，作為將來評核改善成果的參考，同時也可作為此客戶下次光臨時應特別注意的服務諮詢，以提供較高的服務品質。
餐飲會議宴會預訂流程
大秦溫泉養身苑 致 總經理 由 餐飲部 題 餐飲會議宴會預定流程 編號 餐字 2011 08號 1 與客人恰談具體事項。1 會議 會議的性質 會議 展銷會 舉辦時間，會議期間的颱型，所需物品，御政宮東廳或西廳，設施裝置情況 紙 筆 指示牌 音響 麥克風 演講台 背景板 投影幕布等 會議期間是否提供茶...
酒店餐飲部外接宴會工作計畫預案
外出工作預案 一 外出桌數 88桌 外出時間 11月29日晚地點 外出菜餚 88桌 二 負責人 負責當日外出的桌數 上菜時間 收尾工作的協調，其他的具體工作安排。三 工作安排 1 各班組領班外出前與賓館的各班組領班予以對接，確定當日選單 餐具 菜餚的品種 用具 調料 衛生用品等細節方面的交流 落實。...
酒店餐飲部宴會服務流程與標準
1 了解掌握情況 接到宴會預訂通知單後，餐廳管理人員和服務員應知宴會日期及開餐時間，知台數 人數 標準 菜式品種及出菜順序 主辦單位或房號 收費辦法和邀請物件。應了解客人風俗習慣 生活忌諱和特殊需要。對外國客人，還應了解國籍 宗教 信仰 禁忌和口味特點，還應掌握宴會的目的和性質 宴會的正式名稱 客人...