一． 跟單員職責： 1．跟蹤每張單訂單的生產並將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。 2．同新、舊客戶保持聯絡增加溝通，了解客戶所需。
3．接收客戶的投訴資訊，並將相關的資訊傳遞到公司的相關部門。 4．掌握、了解市場資訊，開發新的客源。 5．做好售後服務。
二．跟單員在收到訂單後要做的工作： 首先談接單的方法 1．客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、**口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。
下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。
2．訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至裝置也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。 要分清此單是加工單還是op單。
3．開生產單、流程卡每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。 4．生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5．小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板後再下單做貨的。 6．修改定單一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。
當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。 7．大貨生產出來後，還要按排出貨。 三．售後服務客戶投訴或是退貨時：
對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，並要採取措施，找到對策，避免下次出現。 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好後再出貨。
很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。 還有採用相互讓步的折扣法。 有時只能按客戶的要求來處理。
最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。 四． 如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內的各部門溝通： 面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。
多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。 同客戶的溝通： 這只能代表我本人的體會，先要了解客戶的心態，他們是希望你在最快的時間裡，給
他最好的貨，面價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。
其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老闆有錢賺，你自己也能有公升職加薪的機會。
我們何樂而不為了？
外貿業務跟單工作流程
一、跟單 1、製作合同：客戶下單以後，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入專家軟體裡做合同給客戶確認，如是做t/t30%，並讓其安排打訂金，待定金到帳後，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前t/t，則可直接安排生產。無論是在做合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，**，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以後趕不交期。
下購貨合同到工廠後，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以後安排訂艙拼櫃事宜。 2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。
如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天後，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢後，傳真換證憑條給你，留存以便日後安排。換證憑條只顯示實際商品的第一項商品及總金額，有效期一般為三個月，實際金額可以小於換證憑條上的金額。
但一張換證憑條只能用一次，不可重複使用。 3、辦理c/o或form a：看所屬客戶是屬於哪乙個國家或客戶的具體要求來辦理c/o或form a。
form a是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。c/o是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。
在裝運期至少乙個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程式都是先在網上製作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）後再發過去,待機器檢查合格後再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格後就可以去領取了。 4、驗貨訂艙：
經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安編輯本段外貿跟單員必須具備的5種素質一是良好的溝通能力，做好內、外部溝通; 二是英語口語較好，實現語言無障礙交流，掌握外貿英
英語函電及翻譯基本知識; 三是很強的應變能力，處理緊急、突發事件的方式方法及用語得當; 四是專業知識紮實，了解行業專業知識才能及時發現問題，要求工廠進行改善，掌握足夠量的專業術語，能鎮得住外行客戶和工廠**商; 五是要細心，具有很強的服務意識。[2]詞條圖冊更多圖冊參考資料
1 2023年外貿跟單員資格考試大綱
2 外貿跟單員必須具備的5種素質
擴充套件閱讀：
1 外貿跟單員考試教材：
2 環球網校外貿跟單員頻道
3 外貿跟單員考試論壇：4 5
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