1. 郵件主題（subject）不需要寫自己的名字。名字是在郵件系統設定裡設定好的，在發件時會替換顯示實際位址，所以無需在主題裡再寫一遍。
2. 在第一封郵件中稱呼對方，兩種正式的方法如下。其他的方式都是錯誤的。（例如prof.、hello、全名云云）
dear dr. *** ／dear professor ***（***是姓）
3. 收到回信後，可以根據對方的落款，決定下一次如何稱呼。如果對方落款只有名字（first name），那麼下一次可以用名字稱呼。
如果對方落款是全名或是名字縮寫，那麼下一次仍然要用正式稱呼。不過，在任何時候，用正式稱呼都是保險的。
4. 正文的第一句話必然是介紹自己。這句話必然要遵循這個格式：my name is *** （全名），and i am … 例如：
my name is jeremy bentham, and i am a graduate student at the queen』s college, oxford.
5. 正文的第二句話必然要解釋自己是如何知道對方的。分三種情況：有人推薦；無人推薦；兩人原本相識，但很久沒有聯絡。
6. 接下來便可以提出問題或請求了。這個部分遵循的法則叫做「消極的禮貌」（negative politeness）。
常用的策略有：主動提及對方非常非常忙碌，可能沒有時間滿足自己的請求（也就是給對方乙個台階）；多用if句；多用過去時態。
7. 避免使用i want和i would like，實在要用，就用i would love。最壞最壞，也要用i wanted代替。
8. 多用i was wondering if（一定要用was，而不是i wonder或i am wondering）。
9. 多用would it be possible，以便從語法上規避直接牽涉到「人」，這樣可以減輕對方的壓力。例如：（隱含的意思在括號裡，但不可明寫出來）
would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
10. 避免使用「please」，因為「please」暗含了自己的期望，給對方壓力，是不禮貌的表達。
11. 提出請求後，一定要論證自己的請求是合理的。常用的方法是：
展示自己已經做了大量的前期工作，實在是迫不得已，無路可走了，才來求人。或者，要表明自己對對方的工作瞭如指掌，而請求正是建立在這種了解之上的。
12. 結尾必然要感謝。最正式的表達是：
thank you, and i look forward to hearing from you.
13. 落款之後的正式禮節問候是：sincerely; best wishes; best regards。其他的都不甚正式。
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