辦公室職責四川瀘天化麥王匯興水務有限責任公司
編寫審核
批准辦公室管理制度
一、職責範圍
1、辦公室人員在領導的主持下開展辦公室的各項工作。
2、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。
3、負責公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
4、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展提供相應的服務。
5、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項宣傳等工作。
6、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
7、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作。
二、辦公室事務管理
（一）檔案管理制度
第一條管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊；措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政辦公室，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政辦公室負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政辦公室負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理簽發。
4、機密檔案由行政辦公室保管，對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表。
5、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需總經理批准後方可借閱。
6、辦公室人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
7、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
8、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷毀，需上報簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷毀
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷毀
（二）文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結彙編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類演示文稿）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文件與電子文件的同步更新。
第二條制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，發文學習。
2、按照文書管理範圍，辦公室的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由辦公室分類存檔備查。
3、辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和儲存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。
6、若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→發文→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
（三）檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍：公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的資訊資料。
3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。
第二條制度規範
1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一專案文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由總經理簽字，審核通過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人資訊、公司**等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
三、辦公用品管理制度
第一條管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節約辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證價效比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公裝置的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
辦公室管理制度 試行
為進一步規範辦公室人員的工作秩序，辦公室的日常辦公管理，減少不必要的浪費，創造乙個良好的辦公環境，提高工作效率促使辦公秩序規範化，特制訂本制度。本制度適用於公司全體員工並嚴格遵守 1.上班期間不得無故串崗 不得在走廊 前台等區域大聲聊天 喧嘩 嬉鬧 不得做與工作無關的事情 2.嚴禁上班時間玩電腦遊戲...
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