第一章總則
第一條為了提高工作效率，保障資訊傳遞暢通，根據公司實際情況，制定本制度。
第二條本制度適用於公司oa系統的管理。oa系統管理網路系統是管理資訊傳遞的有效平台，它集合了各方面資訊，是公司實施高效管理的重要工具。
第三條為了保證通過oa進行發起和傳遞的各類電子檔案能夠及時得到處理，原則上各環節處理時間不得超過三個小時。
第二章管理職責
第四條原則上各子公司有行政部門的，行政部門負責人將作為各子公司oa管理員（二級管理員），沒有行政部門的，可指定專人作為管理員。各管理員要承擔起所屬公司oa子系統的管理工作，按照要求，在系統內進行分層級，分區域的全面管理工作，開展諸如電子檔案管理、通知通告下發、重要檔案資上傳共享（分許可權）、系統深化開發應用等工作。行政部將對上述管理員進行專門培訓。
第五條在系統執行初期oa系統管理員（包括二級管理員）須對系統平台進行實時監控，確保系統執行穩定。
第六條各系統管理員（包括二級管理員）及系統使用人要及時收集、歸納和反饋oa平台執行過程中的各類問題（包括表單設計、流程設定、功能模組、操作使用等方面問題），逐級上報解決存在的問題。
第七條 oa系統管理員需根據不同工作、不同崗位、不同團隊的性質，確定各子公司、部門的機構和許可權設定，凡需變更許可權或部門設定時，變更部門需向行政部提出申請，由行政部統籌考慮後決定是否同意變更，因員工調動、離職等原因造成崗位變動時，變動部門應及時將變動情況函告oa系統管理員，系統管理員須在收到函告後的24小時內完成相關賬號、許可權、歸屬等的調整工作。
第八條相關檔案、資料（包括傳審、傳閱、公告、新聞等等）由發起人負責對發起內容進行管理。
第九條為了確保oa平台的正常和高效執行，各系統使用人均有合理使用系統、進行系統維護、提出意見建議等的權利和義務。
第三章日常使用
第十條在oa系統上線執行之初，原則上所有傳審、傳閱、簽批、通知、公告、新聞及資料傳遞均需通過oa系統進行，但考慮到當前執行的實際，除部分檔案外的傳遞可沿用現有紙介質傳遞流程之外，其他傳遞均需通過oa系統。行政部將嚴格按照規定履行紙質檔案審核上報關，凡能通過oa系統上報的紙質檔案，一律退回發起人用oa系統上報。
第十一條 oa系統檔案審批環節的效率及時間限制
（一）凡上報審批的檔案，在每個環節停留時間原則上不得超過3小時，凡超出規定時限，又無正當理由的，每次處罰相關責任人200元，以下情況除外：
1.晚上九點至次日上午八點；
2.流程節點審批人因生病、出差、學習、開會及其他重要工作開展需要延長審批時間的；
3.流程節點審批人在審核中因傳審事項不清、資料及資料不全而要求發起人給予解釋或補充的。
（二）凡上報審批的檔案，因不達標被退回時，退回人應註明退回原因、修改要求、需要達到的標準以及重新上報的時間，並及時**或當面告知發起人，堅決杜絕無原由、無標準的退單現象發生。
第十二條由於oa系統流程屬剛性流程，存在一經發起便無法修改發起內容的問題，因此，要求各發起人在發起前仔細審核檔案內容，確定檔案資料資料齊全後方可上傳。審核及審批環節中各節點責任人均應嚴格把控審核、審批關，否則將進行如下處罰：
（一）日常上報審批的檔案（資料），部門必須認真把關，如拿不準時須及時徵求相關領導意見，幫助子公司完善檔案（資料）；如不認真修改，被總經理退回時，處罰責任經理200元；被董事長退回時，處罰責任經理 300元。
（二）各部門上報審批的檔案（資料），因不達標被總經理退回時，處罰責任人200元；被董事長退回時，處罰責任人300元。
第十三條傳審類檔案經過審批返還給發起人之後，發起人要及時將事務辦理結果反饋填寫入「辦理結果回覆」，經所在部門主管審核通過後，該審批流程方認定為最終辦理完結。
第十四條發起人在發起流程時，需準確把握檔案性質及重要程度，除個別突發類或領導臨時安排工作事項外，原則上任何檔案均需提前足夠多的時間上報，以備審核過程中的修改等影響工作開展，常規性審批因發起人未預留充足審批時間而造成的任何後果均由發起人及其所在子公司、所在部門全額承擔，審核及審批環節責任人不承擔責任（無故拖延除外）。
第十五條各審核、審批人在審批檔案前，應酌情處理標識為緊急或特急的檔案（待辦檔名稱字首紅色感嘆號，無嘆號表示一般，乙個嘆號表示緊急，兩個嘆號表示特急）。系統執行之初，建議發起人及各節點審批人在處理完成後向下一節點承辦人給予提示，保證檔案及時得到處理。
第十六條原則上各類檔案在發起時，發起人需承擔歸檔職責，除對通過oa傳遞的表單進行歸檔外，傳審時的原始檔同樣應妥善儲存，以備以後查詢或使用。
第十七條嚴禁任何人通過oa系統發布和傳遞含有非法、不健康和帶有病毒的檔案、**、應用程式等內容，一經發現，除立即停止責任賬號外，還將根據公司相關規章制度給予相應處罰，直到開除處理。
第十八條為方便檔案的傳遞和查閱，任何發起人在發起流程之前，均應檢查檔案格式，檔案一律採用office2003、office2007及wps（不建議採用該格式）格式；**在發起前，需檢查**的大小（不能過大，否則移動端將無法閱臨覽）、質量及格式（以jpg、jpeg格式為最佳）。流程發起前，相關附件名稱應修改為與發起事由一致，並註明各附件的功能作用。
第四章日常操作注意事項
第十九條發起人在發起流程時，需根據傳遞型別選擇表單模版（上報審批類選擇相關傳審單，傳閱類選擇傳閱單、人力資源類選擇相對應表單），並根據表單各要素進行填寫及完善並上傳相應附件後點選傳送，流程即告建立。發起人為部門主管及以上管理人員的，因流程發起時預設的身份均為部門員工，而其身份許可權包含部門員工與部門主管兩個層次，因此，流程提交後會再次回到部門主管處，要求部門主管用主管身份進行審核並提交後，流程方才進入下一節點（即一提交一審核）；子公司總經理級別發起流程時，因其身份許可權包含部門員工、部門主管、子公司總經理三個層次，因此，需要額外的兩次審核後，方才進入下一節點（即一提交兩審核）。為了避免在此環節出現不必要的延誤，。
第二十條對於超出系統現有模版的相關傳遞，可採用自由協同的方式予以發起，方便之處在於發起不受條件限制，並且在發起時複選修改正文選項後，各節點審批人均可對正文內容進行修改（附件不可修改），無需退回發起人修改後上報，並且全流程各節點由發起人制定，可指定任何人審閱，有很強的隨意性。不足之處在於，由於流程隨意性很強加之正文內容可修改，因此流程的客觀性大大降低，且各節點審批意見無法寫入固定表單，後期使用存在不便。適合發起需他人修改完善和傳閱的相關內容。
第二十一條受各模版許可權設定原因，各節點審批人如在審核提交後出現流程節點擊擇提示時，請根據所審核文件性質自行判斷檔案去向（去向包括許可權內審批、許可權外上報、下一節點審批人等），如判斷不清的可與檔案發起人或相關部門取得聯絡，以確保傳遞流程準確高效。
第二十二條各管理員在管理所屬公司子系統時，需嚴格按照許可權開展檔案資料的增、刪、查、改等工作，並在日常工作中注意隨時將所經手檔案資料進行歸檔，以便於日後查詢使用。
第二十三條因oa系統預覽格式與所上傳文件格式存在區別，上傳文件中的細節可能會在系統預覽中無限放大，因此，請各使用人在上傳文件前對源文件進行仔細檢查核對，確保文件格式正確、編排合規，且事由描述清晰、理由闡述準確、附件要素齊全，盡可能減少因退單而造成的損失。
第二十四條 oa系統是工作效率的倍增器，其包含的各種剛性流程及嚴格的時間限制將從根本上約束和限制各使用人的工作習慣，在使用之初，肯定會與現有工作流程和習慣有一定區別，請盡快適應，並堅持使用，確保oa系統真正達到提公升工作效率，優化工作流程，完善公司管理體系的目的。
第五章安全要求
第二十五條各使用人首次登陸時須將初始密碼修改為個人密碼並妥善保管，不得隨意將密碼外洩給他人使用。
第二十六條任何使用人（尤其管理人員）均不得將個人賬戶交由他人操作和管理，特殊情況下，系統管理員有權呼叫各使用人的賬號與密碼，但使用前需明確告知賬號所有人，並不得對該賬號開展除系統必要專案外的其他操作（即不得對具體工作事項進行任何操作）。
第二十七條所有使用人只可在許可權範圍內進行相關操作，特殊情況下如需提高許可權，請與各系統管理員聯絡，經審核確實需要提高許可權的，可由管理員給予調整。
第二十八條任何人不得隨意讓公司無關人員或外部人員檢視系統內容，更不允許**相關內容，尤其是涉密內容。多人共用一台電腦時，如暫停oa辦公並離開電腦，請及時登出或退出oa系統，以免他人誤操作。
第二十九條凡涉密內容需要在系統內發布的，發布人須嚴格設定檢視許可權和發布範圍。
第三十條如發生洩密的情況，將按照公司相關規章制度追究相關人員責任。
第六章附則
第三十一條本制度由行政部負責編制、解釋和修定。
第三十二條為保障oa系統的硬體、軟體和資訊保安，保證系統的正常執行，全體使用者應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任並接受公司《單項工作獎懲辦法》的處罰。
第三十三條本制度未盡事宜按國家法律法規和公司有關規定執行。
第三十四條本制度自下發之日起開始施行。
OA使用管理制度 華
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