一、 總則
1、 為了提高工作效率，保障資訊傳遞暢通，特制定本制度。
2、 oa辦公管理系統（以下簡稱oa系統）是以泛微協同辦公標準版辦公系統為管
理平台，採用伺服器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公資訊管理系統，實現網上辦公和資訊資源共享。oa系統是公司資訊化建設的重要組成部分，是提高辦公整體管理水平的重要手段。
二、 組織職責及許可權
oa系統的執行中，各部門各負其責，協同配合。職責如下：
1、公司決策層是公司oa系統的監督、審核、審批的最終決策者。決策層包括：總經理、董事長，主要職責有：
（1）負責確定、監管oa系統核心工作流程參與人員的許可權；
（2）負責oa系統各職能部門工作流程設計的審核；
（3）負責oa系統核心工作流程的設計、修改；
（4）負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；
（5）負責對系統內的保密設定進行定期檢查。
2、人力資源部是oa系統的歸口管理部門，oa管理員主要職責為：
（1）負責制定oa系統規章制度；
（2）負責領導、oa管理員和相關人員的培訓和技術指導工作；
（3）負責oa系統內各大功能模組資訊內容更新的監督；
（4）負責oa系統的資料備份；
（5）負責對系統內的資訊按照公司保密要求進行定期檢查、監督；
（6）負責工作流程的歸檔，並為其他部門提供查詢；
（7）負責系統使用者註冊、登出、現有使用者及新增使用者的審核等管理；；
3、總經辦負責oa 系統的建設、維護和服務支撐工作，負責伺服器的管理維護和日常執行。主要職責為：
（1）負責oa系統軟體的維護管理；
（2）負責制定oa系統應急方案和系統技術管理規章制度；
（3）負責oa伺服器、作業系統和硬體的維護，確保伺服器安全執行；
（4）負責檔案櫃功能模組各部門書寫許可權的設定。
4、其他部門主要職責為：
（1）負責制定本部門oa系統相應管理制度；
（2）負責指定部門oa管理員，參與本部門工作流程的定製、資料夾的建立以及本部門oa系統終端的日常維護、人員培訓等技術支援工作；
（3）部門oa管理員負責本部門參與oa系統人員許可權變更時，及時提供給人力資源部申請調整；負責處理oa系統中公文流轉工作及資料夾屬性和內容的變更工作；
（4）負責根據本部門工作需要，提出優化需求。
三、 登陸管理
1、系統正式執行後，所有使用者至少在每個工作日上午、中午的上班後乙個小時內，中午和下午下班前乙個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和資訊的及時傳送，最好能長期登陸進oa辦公。
2、系統使用者必須建立個人密碼，及時更改、保護好個人登入密碼。多人共用一台計算機的，如暫停oa辦公需及時退出oa系統，以免他人介入工作環境。
3、登陸oa系統使用者密碼應經常更改，以防他人有意或無意開啟系統資料庫獲取資訊，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾審批流程。
四、 安全保密
1、 公司oa管理人員
涉及修改流程及內容，必須經過部門經理、分管副總、總經理、董事長確認後方可實施，由oa管理員修改流程及表單，嚴禁擅自更改刪除，避免電子資料的失真或丟失。
2、 oa管理員應認真貫徹執行《中華人民共和國計算機資訊系統安全保護條例》，
不得利用oa系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上製作、傳播有礙社會治安和不健康的資訊，不得製造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的資料。
3、 oa系統中所有使用者應按規定的許可權閱讀和使用系統提供的資訊，不得盜用他
人使用者賬號，不得干擾其他使用者和破壞系統服務。
4、 未經管理人員本人同意，任何人不得隨意讓無關人員及外部人員檢視oa系
統中的內容，更不許**受控的內容。發生洩密的情況，將按內容追究相關人員法律責任。
五、 模組功能說明
（一） 我的流程
我的流程模組設新建流程、待辦事宜、辦結事宜等，亦可進行相關流程查詢等，新建流程模組按公司制度規定的審批流程處理。
（二） 新聞公告
1、 新聞公告模組包括：rss資訊、新聞發布、公告管理、文字聊天室和投票調查
等子模組。
2、 各部門發出、報送的各類公文原則上統一由總經辦通過辦公自動化oa系統
傳送，其他如通知、成績公告等欄目等由分管副總確定由oa管理員統一上傳，並內部提醒相關人員。
3、 公文簽發後，由總經辦編號、製作電子公文，使用oa系統檔案分發流程發
至各部門主要負責人和oa管理員各乙份，並根據實際需要列印紙質檔案若干份報出並歸檔。發文辦理程式為各部門擬稿人按發文流程，由本部門領導審核，提交分管領導、總經理、董事長閱批，後轉總經辦經理統一編文下發。
4、 電子公文與紙質公文具有同等效力，不加蓋電子印鑑。如需要對外提供紙
質檔案，各部門可向總經辦申請正式檔案。
（三） 我的任務
1、 此模組包括：常務安排、我的計畫兩個子模組，常務安排模組又分為我的
日程、新建日程、日程管理、我的日誌、下屬工作日誌等部分，我的計畫分為我的計畫、新建計畫、計畫管理等。
2、 各部門推行日誌管理，完善計畫管理，所有員工每天須填寫各自工作日誌
或提報分管領導。工作日誌每天下班前填寫或提報，工作計畫每週下班前填寫或提報。
（四） 我的協作
公司各級領導及各部門安排及布置的日常性、緊急性等重要工作，各具體策劃組織或發布者，可通過oa提報我的協作，具體版式及內容要求詳見oa產品使用手冊。
（五） 其他功能模組詳見oa使用手冊。
六、 oa辦公考核
（一） 批/ 回覆
為實現資訊的暢通，實現批/回覆管理，即員工按職責對相關資訊，應及時給予回覆：
1、 通知、企業制度、指令等欄目內容涉及全體員工的， 每個員工必須最遲在兩天
內給予回覆。
2、 急辦的內容發布，內容上應註明「急辦」，對急辦的內容，相關人員必須在當天
給予回覆。須急辦或重大資訊，除在oa上發布外，還應及時採用其它通訊方式進行溝通、傳遞，相關人員在接到通訊通知後，必須在通訊通知後一小時內給予回覆。
（二） oa辦公考核及獎罰
為強化oa系統的健康執行，發揮其有效作用，實施考核管理：
1、對未按規定及時回覆的由管理員進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；如若未能按照回覆的規定進行相應的回覆，則第一次由其分管領導在oa欄目上發布批評警告並通知，第二次未予及時批覆，總經理核實後，由公司給予50元的罰款並予以通報。
2、不按期、按時報送資訊的，如：專案演示文稿、管理週報等按漏報次數給予主要負責人經濟考核；
3、發生影響oa系統維護管理的，視情節給予相應的考核。
七、 網路維護
為確保網路的正常執行，全體員工都有對oa系統維護的義務；
1、 oa管理員是oa系統欄目、版面變更、組織架構調整、賬戶開通、登出及修改
和流程設計、修改唯一的指定人；
2、 禁止在oa系統上傳帶有病毒的檔案、**等。
八、 應急措施
應急措施是保證檔案資訊、資料不丟失的有效措施。
1、對制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、資訊，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免資訊丟失；
2、需要進行歸檔管理的資料、資訊由管理員指定相關人員進行備份；
3、oa管理員對oa系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每週進行一次系統清理和資料備份，對伺服器進行安全防護。
九、 附則
1、各部門領導對本部門在oa系統中對內、對外發布資訊的可靠性和嚴肅性負責。
2、為了保障oa系統的硬體、軟體和資訊的安全，保證系統的正常執行，全體使用者應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任並接受考核制度的處罰。
3、本制度未盡事宜按法律法規和有關規定執行。
一十、 本制度由總經辦負責解釋，自發布之日起實施。
總經辦2023年12月1日
OA系統使用管理制度
第一章總則 第一條為了提高工作效率，保障資訊傳遞暢通，根據公司實際情況，制定本制度。第二條本制度適用於公司oa系統的管理。oa系統管理網路系統是管理資訊傳遞的有效平台，它集合了各方面資訊，是公司實施高效管理的重要工具。第三條為了保證通過oa進行發起和傳遞的各類電子檔案能夠及時得到處理，原則上各環節處...
OA管理制度
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oa系統執行管理制度 第一章總則 一 目的 1.加強oa系統執行管理，保證系統有序 安全執行。2.理清流程 分清責任 明確許可權及辦理時限，提高工作效率 減少推諉扯皮。3.建立資訊整合平台，增強領導監控能力。4.強力推行無紙化辦公，實現oa系統價值的最大化。二 適用範圍 本制度適用於公司所有員工。三...