華天動力支招OA管理制度制定

oa系統實施完成後，很多企業希望能夠建立乙個oa系統的管理制度，對oa系統的使用做出明確的說明和規範，確保oa系統的良好執行。

萬先生說，不同企業對oa系統管理制度的制定，差別會很大，他只能提供一些通用性的建議，說一些常見的問題，勉強可以稱為乙個制度樣本，各個企業可以根據自己的實際情況來制定。

根據萬先生的介紹，企業在制定oa系統的管理制度時可參考以下七個方面：

1、組織職責。

包括oa系統維護部門的職責明細，這部分需要詳細說明維護部門在oa系統設定、培訓、維護、資料管理、需求管理、賬號管理等方面的工作內容和許可權；還包括其他部門/子公司的職責明細，主要指對本部門工作內容的管理規定。

2、檔案管理。

檔案管理是oa系統應用的重點，所以需要嚴格規範公司收文、發文、通知、公告、審批檔案的管理方式，包括文件格式的規範，以及文件傳輸、審批、存檔的規範。

3、系統模組。

規範oa系統各功能模組的使用物件、使用許可權、使用方式、使用流程等內容。尤其是對於工作流這樣的核心應用，更需要做出明確的規範，包括表單、流程、審批方式、審批時限、資料檢視等方面。

4、使用者許可權。

包括普通員工、部門主管、職能人員、主管領導、公司領導、oa管理員等各類辦公角色的許可權劃分，每個角色在oa系統中的許可權是什麼要有清晰的規範，包括每個角色能做什麼，不能做什麼，以及怎麼做都要明確。

5、登陸規範。

包括oa系統的上下班登陸時間、考勤時間、賬號管理、密碼設定、登陸方式等問題做出規範。

6、安全保密。

安全保密是oa系統使用過程中的重要內容，所以必須對員工訪問oa系統的電腦、網路和方式做出嚴格要求，對訪問oa系統中的各項資訊、資料進行保密約束。

7、其他方面。

介紹oa系統管理制度和企業其他相關制度的關係，以及在使用oa系統的過程中可能產生的獎勵或處罰辦法。

最後，萬先生介紹說，如果使用者需要，華天動力會提供乙份管理制度樣本給使用者作為參考，使用者根據這份檔案來具體制定本公司的制度，就可以事半功倍了。

在實踐中我們發現，oa系統的良好使用，一方面需要系統本身通過完善的功能應用來約束和規範，另一方面也需要企業從管理制度的角度來約束和規範，這二者缺一不可。隨著中國企業對oa系統應用的不斷普及和加深，oa系統的應用體系也日漸成熟起來。