【優質文件】公司檔案管理制度
1目的為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3職責3.1公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、**相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4檔案編制、審批、發布的權責
3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批准。
3.4.9公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案審核備案，並獲得檔案號。
3.5質量體系檔案的編制、審核、批准、發布，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
定義4.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、**進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無「受控」標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4外來檔案：指**於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
工作程式
5.1檔案的分類
5.1.1檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計畫及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4）技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5）外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、**商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2檔案階層分類
一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計畫、質量手冊。
二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
四階檔案：各記錄表單、報表等。
5.1.3檔案密級分類
絕密檔案：直接涉及到公司經營決策並影響公司權益的核心檔案，如公司經營方針、戰略與重大經營舉措；公司內部重大改革、重大研發專案資料；產品原理圖、總圖、源**及關鍵技術資料；公司財務總體狀況資料。
機密檔案：
公司尚未付諸實施的中長期經營規劃、經營/產品專案、經營決策及經營能力配置。
各階段的營銷政策及商務、服務策略。
公司內部掌握的合同書、協議書、意向書、招標檔案及可行性報告、重要會議記錄。
公司財務預、決算報告及內部經營指標、各類經營情況分析。
研發輸出的產品標準、產品零部件圖紙、編譯後程式、技術**、產品成本核算資料。
公司計算機網路資料及所涉及公司經營管理的重要資料。
秘密檔案
公司所掌握的尚未進入市場或尚未公布的各類資訊統計資料。
公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計畫、工資/勞務收入等有關資料。
公司機構設定和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調動、獎懲資訊。
**商檔案、採購合同/**協議、商務談判記錄等。
客戶檔案、銷售合同/**協議、商品需求及**資訊、商務談判記錄。
產品材料明細表、技術規範、經驗規程、各類工藝檔案。
各類印章（含印模）和重要證件。
無密級檔案：公司公開發布的管理制度、工作流程、產品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。
5.1.4檔案可以呈任何**形式，如文字、**、硬碟貝和電子**等。
5.2檔案標識與編號
5.2.1檔案標識
受控的質量體系、管理性檔案，其封面和正文頁面均加蓋紅色「受控」檔案專用印章（正本原稿除外），並標明分發號。
正式發布的行政性檔案，應加蓋紅色公司或部門印章。
質量體系檔案、管理性檔案發布時，應在檔案封面及正文頁尾處標明版本/修訂狀態標識。版本狀態用a、b、c順延表示；修訂狀態用0、1、2、3順延表示。
技術類檔案的受控標識及版本/修訂狀態標識，依《技術檔案管理制度》的相關規定執行。
有保密要求的檔案在檔案封面和正文頁右上角加蓋「絕密」、「機密」或「秘密」標識。
無紅色印章標識的檔案不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經發現，予以沒收並按作廢檔案的規定進行處置。
失效或作廢檔案需要留作參考時，檔案持有人應到原發文部門辦理作廢登記，並在檔案上加蓋紅色「作廢」印章和藍色「參考」印章。
5.2.2檔案編號規則
質量手冊
poiu/qm-rewq
發布年代號
質量管理手冊
公司代號「poiu」
程式檔案
poiu/cpre-re
程式檔案流水號
質量管理體系標準章節號
質量管理體系程式檔案
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...