常州大學機械石油樓、配電房∕儲運幫浦房工程
監理資料資訊管理及歸
檔制度專案監理機構（章
專業監理工程師
總監理工程師
日期一、總則：
1、 為加強建設工程監理工作的標準化、規範化管理，提高專案監理機構的工作水平，為工程專案建設有關部門分析、指導和評價工程專案建設監理工作質量提供準確、可靠的依據並以備追溯，需建立健全工程專案建設監理資料檔案制度。本專案監理部確定由總監指導和一名專職資料員具體負責資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等工作。
2、資料室由專人管理，按《城建檔案要求》的要求，建立檔案。
2.1.1監理資料與資訊管理職責分工
監理資料分程式資料、內部資料、往來資料；
程式資料為開停工報審、方案報審、工序、材料報驗等；
內部資料為監理規劃、細則、月報、質量評估、總結等；
往來資料為合同管理、業主來文、**行政部門檢查記錄等；
程式資料應由施工單位申報，專業監理工程師或總監理工程師審查完成簽批後，資料員核查後歸檔；
內部資料由總監或專業監理工程師在總監指導下完成，總監蓋章後，資料員歸檔；
往來資料資料員按公司及規範要求歸檔；
2.1.2資料的收發管理制度
2.1.2.1資料的收發文應採用公司配發的專用收發文表式;；
2.1.2.2資料的收發文前應仔細核對收發文編號、事由、簽章等是否與收發內容相符；
2.1.2.3資料的收發文時應登記詳細記錄：收發文時間、收文人、事由、往來單位、編號等。其中收文人應本人簽字確認；
2.1.2.4資料的收發文後應及時通知相關負責人。
2.1.3資料的存放、歸檔管理制度
2.1.3.1存檔的工程檔案的內容必須真實、有效、完整、準確、系統，與工程實際相符合；
2.1.3.2 存檔的檔案應手續完備，盡量採用原件，如為影印件應加蓋原件審核章，並標註原件存放處；
2.1.3.
3存檔的檔案需進行審查，字跡清晰，不得使用鉛筆、原子筆等易褪色的書寫材料。影印件不得出現模糊無法辨認的情況。存檔使用的紙張應使用標準紙，不應使用方格紙、作業紙等；
2.1.3.4存檔資料內容中有圖有文字的，應文字頁在前圖在後。文字頁較多的應進行編號；
2.1.3.5監理四版表示使用的檔案編號需符合在求，例：1208008，代表12年8月第008號；
2.1.3.6資料存放時應按照資料盒名稱分類、盒內目錄順序排放。目錄應上牆方便查閱，有分類有目錄，按編目歸檔；
2.1.3.7資料盒脊背應按照公司要求含有：公司名稱標識、專案名稱、資料盒編號、料盒內容標註，其布置方式應滿足規範要求；
2.1.3.8資料盒脊背應準確、標準化、寬度應與資料盒大小相符；
2.1.3.9資料在分部工程完成後應及時整理、封存。
2.2.1資料員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝釘、編制目錄，裝袋（盒）入檔。
2.2.2凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，專案監理部可根據需要決定是否留存。
2.3.1外來檔案、函件由資料員分類編號登記並形成來文登記，專案監理部有關領導閱後，即立卷歸檔。
2.3.2專案監理部發出的檔案，由資料員分類編號登記並形成發文記錄，資料齊全經相關領導審批後，即立卷歸檔。
專案監理部以外人員來專案部查閱資料檔案，必須經由專案監理部領導同意方可到資料室查閱資料，未經同意不得將資料帶出資料室，如若需借出必須經相關領導同意並立下借據註明借閱時間，在註明時間內完好無損地歸還資料室。
2.5.1資料室資料櫃由專人負責管理，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
2.5.2資料管理人員不得外洩檔案中的機密，資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密紙處理或銷毀。
1、監理單位對工程技術檔案的形成、收集、組卷有組織、審核的責任，應及時對工程技術檔案進行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完成交工技術檔案的歸檔工作。
2、需要移交公司監理資料的工程及移交資料內容要求：
（1）需要移交公司監理資料的工程分類：
a類：住宅及公用建築工程（28層及以上，單項面積3萬㎡及以上，小區建築面積12萬㎡及以上）。
廠房：18公尺跨度及以上。
省、市優質工程目標工程，省文明工地目標工程。
b類：級別a類以下工程。
（2）移交資料內容要求：
a類工程按本辦法附表一及附表二中全部資料內容；
b類工程只需要按照附表四移交公司有關需要存檔的檔案內容。
3、 工程竣工後,按附表二中案卷題名內容進行整理,並在每個檔案盒的側面貼好案卷題名(200×30公釐標籤紙,詳見附表一),每個案卷(檔案盒)內應有詳細檔案目錄。
（1）對於群體工程,當乙個檔案盒裝不下該案卷檔案時,可以分上、中、下冊或按流水序號進行分冊。
（2）檢驗批驗收記錄及其工序報驗單不需要存檔,水電分項、(子)分部工程驗收記錄和土建併入乙個案卷(案卷七)。
（3） 圖紙不需要交公司，因工程特殊情況確實需要暫時留存的設計圖紙，應摺疊整齊交到公司。
4、工程完工後,現場監理部應及時將監理資料整理移交給公司,並填寫好資料交接驗收記錄單,辦理移交手續。
5、公司收到專案監理部資料後,公司資料員應及時對每個案卷進行檔號的編號,並按附表三填寫好歸檔檔案目錄,將資料存入檔案室。
檔號的編寫說明:
具體資料流水號
案卷流水號
年度工程流水號
6、需移交檔案館的監理資料,由專案監理部在竣工驗收後按要求及時將原件移交建設單位或檔案館,公司保留影印件。需移交檔案館的資料詳見附表四。
7、資料儲存期：a類工程儲存期為五年，b類工程儲存期為三年。
四、建立資料管理資訊系統
在本專案監理採用計算機建立工程資料系統，形成本工程資料資料庫。專案監理機構應利用計算機建立臺帳、圖、表等系統檔案輔助監理工作控制和管理，要求建立的監理管理臺帳有：
（1）工程材料、構配件、裝置報驗臺帳；
（2）施工試驗（土建、安裝等）報審臺帳；
（3）分項（工序）、分部（部位）的驗收臺帳；
（4）工程量、月付款報審臺帳；
（5）施工進度執行和控制台賬；
（6）履行安全監理責任台賬；
（7）合同執**況的跟蹤及處理過程和管理；
（8）現行經濟法規、資料的查詢；
（9）其他。
附表一歸檔檔案目錄年份: 20xx
案卷目錄
年份: 20xx
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