開好會的三項原則

作者：steven g. rogelberg、cliff scott、john kello

其實可以開得更好

考慮到花在會議上的時間與金錢，提高它的有效性理應成為組織的乙個重要目標。為此，企業應重視三點：

提高員工和經理的開會技巧；

設定標準；

採用最好的、創新性的方法召開特殊會議。

評估和提高開會技巧。儘管大多數員工都認為他們具有較高的開會技巧，但事實並非如此。如果員工簡單地學習一些會議的基本技巧，比如，如何準備會議議程、如何鼓勵參與，以及如何協調文化差異和解決衝突等，許多企業都將看到開會情況的重大改進。

公司在會議上投入了很多金錢，但讓人驚訝的是，這些錢很少用在改善員工開會技巧上，也很少用在調查員工如何看待會議上。首先，企業應定期調查員工對會議的評價，並應將這種調查作為年度員工調查程式的一部分。另外，從乙個部門、分公司和整個組織的角度考察會議效果，是進行會議問題診斷和改進會議議程的有效途徑。

為了激勵員工提高開會技巧，組織應在員工績效考核體系中加入這項指標，從而使員工對自己的行為負責。除了要讓主管給員工提供反饋意見外，組織還可為員工的開會技巧提供全方位的評估，即從下屬和同級人員處獲得意見。

設定標準。會議管理的首要原則是，要知道何時某種方法適用，何時其他方法適用或更好。與其讓個人去選擇，不如由組織設定一些通用的指導方針。

比如，當乙個未解決的問題阻礙了乙個涉及多個部門的專案的推進時，你可以召集一次會議。又或者，只有當會議議程緊迫且需要全體人員共同參與時，才召開會議。

設立標準的目標不應僅僅是為了滿足會議本身的利益，也不要因為某次會議是周例會就為它設立標準。一旦組織者要召開會議，他們必須確定哪些人需實際出席會議，哪些人不需要，以及如何讓沒有出席會議的相關方知悉會議內容。公司應該給員工自由，允許他們不參加與之無關或超出其專業知識範圍之外的會議。

組織的每個部門也會設立自己的會議標準。我們贊成這種雙重標準，即核心小組成員和外圍人員可以通過不同方式參加會議。核心小組成員是指對推動會上要討論的議題有直接作用的人員。

外圍人員可提供重要的專業知識和建議，但他們的參與不是對每次決策都是必要的。與其讓他們參加每次會議，不如在需要他們意見的時候讓他們參與，這樣效果會更好。只有將兩種角色的重要性及劃分的理由都與他們溝通好了，才可避免雙方因是否參加了每次會議而產生不良情緒。

採用最好的方法。為了開好會議，組織者應知道哪些方法適用，哪些不適用，並且應該採用最好的方法。下面是一些應緊記的基本原則：

第一，提前計畫會議，以使會議效率最大化。在會議召開之前，組織者應提前發出會議議程及相關背景資料。如方便，應邀請與會者對議程進行補充。

會議議程應給出每個議題的大致時間。這樣做，一是為了提高效率，二是為了保證每個議題有充分的討論時間。

議題討論的順序也很重要。例如，在乙個以解決問題為重點的會議上，在討論解決方案之前，首先應保證每個人都已同意了對該問題的界定。同樣，在權衡特定的解決方案之前，方案的標準必須是事先經過討論的。

第二，建立清晰的基本規則。為鼓勵參與、明確會議重點，以及獲得預期效果，會議應該程式化。如果小組要召開乙個連續性的會議，那麼在第一次會議時，就應該制定出基本規則。

這樣也有助於確定領導者和參與者的角色及對他們的期望值，以及當這些人未能充分發揮其角色責任時，反饋建設性意見的機制。

第三，不要害怕嘗試新技術，以及在新場所召開會議。會議組織者應該大膽嘗試能鼓勵參與和激發思想火化的新方法。比如，在會議期間或讓人們進行幾分鐘的腦力激盪，將與會者分成幾個小組等。

又比如，還可指定某位小組成員扮演某些特殊角色（例如，扮演顧客或者未來參加會議的股東）。同樣，在新環境中召開會議有助於激發創新和打破陳規。

第四，建立會議評估機制。為增強會議的有效性，與會者應定期對會議進行評估，找出哪些地方需要改進。即使不為這次會議，也可為下次會議做準備。

另外，還應檢查一下會議的進度和流程，以及會議的基本規則和效果。

原文經許可摘自《麻省理工學院斯隆管理評論》2023年冬季版。麻省理工學院2023年登記版權。tribune media services發行。李冬譯。

steven g. rogelberg是北卡羅萊納大學的組織學和心理學教授。cliff scott是北卡羅萊納大學的組織學和傳媒研究助教。

john kello是北卡羅萊納州戴維森學院(d**idson college)的心理學教授。