[摘要] 隨著計算機的應用和普及，人們普遍使用計算機來提高個人工作效率，但是在需要許多人一起協同工作的現代工作環境中，更需要提高我們的整體工作效率。如何針對目前辦公自動化時代存在的一些突出矛盾和問題加以有效解決，建設乙個安全、可靠、開放、高效的辦公自動化系統，為高職院校管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合資訊服務，是現今各高職院校重點發展的方向。[關鍵詞] 高職院校辦公自動化推進問題與對策隨著時代發展，現在的高職院校辦公已經不再是簡單的文件處理和單純的行政事務，而是側重於提高整個高職院校的運作效率，進而提高其工作效率和核心競爭力。
在資訊革命的浪潮中，為滿足高效率、快節奏的現代工作的需要。資訊處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視和廣泛應用。但同時我們也要看到，在高職院校辦公自動化快速發展並帶來較高工作效率的的同時，也出現了一些應當引進重視的問題。
一、高職院校辦公自動化過程中存在的問題1.現代辦公意識薄弱。這個問題是當前辦公自動化建設中最突出的問題。
在調查中發現，很多辦公人員對辦公自動化本質作用理解還不夠深，對使用辦公自動化系統的緊迫性和必要性認識不夠。出現「說起來重要，做起來次要」的情況。當問及是否有必要使用辦公自動化系統時，答案都是「必要」；但在涉及到個人使用的時候，很多辦公人員對辦公自動化系統仍有牴觸情緒，不願使用。
辦公自動化不僅是技術裝備的現代化，更是對傳統辦公的一場革命。傳統的手工公文處理方式已經執行了幾十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，辦公人員也習慣了這種公文處理模式，要一下子改變原有的工作方式和習慣，應用計算機處理公文，確實會在一部分領導和辦公人員之間產生疑問和牴觸情緒。由於當前的辦公方式仍能夠維持，一些辦公人員對傳統的辦公方式仍有較強的依賴性，不願主動去改變。
另外，部分辦公人員對辦公自動化有畏懼心理。有的辦公人員計算機應用水平較低，一聽到「電腦程式」，心理就發怵，覺得辦公自動化技術太難，無法掌握。2.
專業技術人員不足。一支高效的技術隊伍是辦公自動化系統成功實施的可靠技術保障。在辦公自動化系統執行過程中可能會遇到一些技術故障，如果不能夠及時解決，會影響到辦公人員的使用熱情和領導的信心。
3.辦公應用軟體缺乏。目前教育行政辦公系統主要使用的是c/s模式，仍需要安裝客戶端，當使用者較多時客戶端的維護任務比較繁重，另外一些使用者認為教育行政辦公系統操作比較麻煩，這也影響了它的使用。
人們對辦公自動化軟體提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡單。雖然目前的辦公自動化軟體沒有完全達到人們的要求，我們仍要大力推廣，以「應用促發展」，辦公自動化軟體只有在運用中才能完善起來。4.
配套硬體裝置短缺，辦公自動化系統建設需要一定的硬體條件。首先，要有校園區域網，辦公的電腦要基本上入網。乙個安全、穩定的校園區域網是辦公自動化系統執行的網路保障。
5.學校自身管理不力。辦公自動化系統建設是「三分技術，七分管理」。
同樣的系統和裝置在有的學校執行良好，而有的學校卻無法得到廣泛的應用，其關鍵在於管理的原因。辦公自動化不僅是新技術、新裝置和軟體，更重要的是管理。6.
領導日常重視不夠。高職院校的辦公自動化建設是一項複雜龐大、綜合性強的系統工程，沒有學校主要領導的重視推廣起來就會非常困難」。辦公自動化建設涉及軟硬體設施的更新，涉及到辦公人員原有的思想觀念、工作方式等的徹底變革，涉及到學校方方面面的工作。
而建設系統則需要建設隊伍、經費和裝置支撐。有了領導的重視，建設系統所需經費、技術隊伍、裝置等問題才會迎刃而解。7.
網路安全狀況堪憂。由於網路的開放性，辦公自動化過程中還存在著資料安全、資訊保安、電子簽名安全等方面的不確定性和危險性，一定程度上影響了高職院校辦公自動化的推進和發展。二、對策1．更新觀念，提高認識。
許多高職院校辦公自動化建立推進遲緩、以至在推進過程中呈現停頓以至擱淺的情形，高職院校領層對此有不可推脫的義務。因而，學校領導應更新觀念，提高認識，拿出抓學科建立和抓教學評價的勁頭來抓網路辦公自動化系統建立，同時做好辦公人員的隊伍培訓。要加大對推行辦公自動化的宣傳工作，要從學校資訊化建設的角度來認識辦公自動化系統的重要性，通過辦公自動化系統建設提高學校的行政辦公效率和管理水平，推動學校的資訊化工作。
提高辦公人員的辦公自動化意識，尤其要強化各級領導的辦公自動化意識，只有領導和辦公人員都有現代化意識和觀念，才有可能加快辦公自動化的建設步伐。2.建章立制，長效管理。
管理的標準化是辦公自動化系統正常運轉的制度根本，因而，建立健全各項長效管理制度是保證辦公自動化順利推行的重要保證。在辦公自動化系統執行的過程中，諸如《校園網路資訊管理方法》、《資料庫管理員職責》及《網路與資訊應用、失密管理方法》等各類相關制度也要相應出台，並在後續的系統運用過程中針對不斷出現的新問題對這些規章制度及時更新和完善。建立考核制度，沒有考核，辦公自動化的推行往往「事倍功半」，效果較差。
逐步規範公文在辦公自動化化系統中的運轉程式，要在系統上執行的公文必須明確規定，逐步取消部門紙質檔案。同時要及時做好備份工作，對於需要存紙質的檔案要做好存檔工作。使用者的責任要明確到人，對於沒有及時使用系統造成工作延誤的要給予一定的處罰。
3.加強學習，提高素質。由於辦公人員在辦公自動化系統這一人機分離系統的運用中起著主導作用，這就要求辦公人員一方面要精通現代辦公常識，另一方面還要純熟運用各種辦公裝置及辦公軟體。
因而，提高辦公人員的綜合素質，提高辦公人員的辦公自動化綜合技能就成為高職院校推行辦公自動化的重中之重。首先，要開展培訓。對於乙個新軟體的運用，要有計畫的開展培訓。
由於辦公人員的計算機水平差異較大，可以選一批基礎比較好的作為各個部門的管理員培訓，通過管理員對自己部門人員培訓，起到「以點帶面」的作用。此外，可以通過內部培訓來逐漸提高辦公人員的業務水平，經過考核持證上崗；還可以對重要技術崗位聘任計算機專業人才。4.
增強防範，確保平安。由於網路辦公自動化系統的執行會使高職院校的各類資訊在一定範圍內處於開放狀態，重要資料的安全性防護由此成為關鍵。因而，在辦公自動化推行的過程中，同時還要至少做好以下兩方面的工作，一方面，要增強高職院校全體行政管理人員的保密和安全認識，另一方面，要通過各種技術手段，即資料加密、身份認證、許可權控制等方式保證合法使用者的正常運用，從而在確保資訊系統安全的前提下推動高職院校辦公自動化系統有效運轉。
參考文獻：[1]蔣主力，高職院校辦公自動化系統建設的實踐與思考——以浙江商業職業技術學院辦公自動化建設為例，辦公自動化［j］ 2023年3期.[2]田園吳霞黃卉 ，高職院校辦公自動化管理的分析及對策，理論導報［j］，2023年9期.
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