企業檔案室工作模式調研思考

[內容摘要]影響企業檔案工作模式的原因是複雜多樣的，本文闡述了七種現代管理理念對企業檔案室工作模式的影響，領導者的現代管理理念越全面，即這些理念的綜合作用愈強，檔案工作就會愈全面、愈深入、定位層次愈高，在企業全域性工作中發揮的作用也就愈大。

[關鍵詞]企業檔案室工作模式思考企業檔案工作在企業是否受到應有的重視，企業檔案工作模式或定位層次如何，固然與所處的經濟環境有關，但在相似的物質能力下，還更大程度上取決於領導者的管理理念及由此導致的積極抑或消極的檔案觀。

檔案觀的積極消極與否，檔案工作模式的形成，直接受以下7個方面的現代管理理念的影響：一、追求效益的理念在社會主義市場經濟中，大力開發檔案資訊資源，為企業發展服務，是現代企業制度中實現科學管理的一項重要內容，也是企業檔案工作的中心任務和基本目的。

企業要在激烈的市場競爭中求生存、求發展、求壯大，不斷創造經濟效益和物質財富，要求科學的管理、正確的決策和建立科學的組織管理機制，這些都離不開對企業檔案的依賴。

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了乙個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、裝置儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。

例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來顯著的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。

企業檔案是企業的資訊資源和知識寶庫，是企業的寶貴財富。

不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發檔案這一重要資訊資源提供了客觀依據。

二、權益保護的理念社會的進步在一定程度上體現為法制的進步，市場經濟在一定意義上可以理解為法制經濟。

社會競爭的加劇，使我們必須增強法的意識和自我權益的保護意識。

具有這種意識的領導者，自然懂得維權或執法必須以具有法律意義的原始證據為憑。

受這種理念的影響，所屬的企業檔案工作一般會受到特別的重視，他們懂得對有關資格、合同、專利、著作權、商標等方面的檔案悉心管理。

當自身權益受到侵害時，他們能夠首先想到依靠具有法律證據意義的檔案來加以維護。

在這裡，檔案室或檔案館充當保護原始證據的保險箱。

三、超前控制的理念在現代領導科學和管理理論中，控制被理解為保證各項活動達到預期效果的職能。

控制的過程是否有效，依賴於能否找到問題的真實癥結。

一般的控制是在出現偏差之後，通過分析偏差產生的原因，追溯個人責任，這是事後控制或間接控制。

直接控制或超前控制則強調提高人員素質，尤其是他們的自覺規範，使行為盡可能不出偏差。

比如為了保證基建質量，需要工程監理作全程跟蹤的真實記錄。

一筆經費從獲得到開支都要帳目清楚。

一項工作從議事到執行都要有案可查。

這些都是為了實現控制。

當工程的質量發現問題，我們可以通過監理的真實記錄找到原因，訂出解決方案。

當財務出現疑點，我們可以根據帳薄核查漏洞。

這裡，我們可以清楚地看到檔案在管理的控制功能中所發揮的重要作用。

因此，懂得控制原理的領導一定懂得檔案的重要。

檔案的控制功能不僅表現為事後的糾偏和責任控制，還表現為事先的規範作用和超前控制。

在控制意識的作用下，領導者往往更多地關注會計檔案、基建檔案、裝置檔案和其它涉及責任控制的檔案。

他們特別注意文書處理的程式、歸檔的及時完整和系統以及檔案保管的安全，體現為以保管為重心的工作特色。

四、科學決策的理念現代管理的理論告訴我們，科學管理的核心是決策。