主動式內容管理

作者：編譯張磊

**：《中國計算機報》2023年第20期

為了滿足法規遵從的需要,企業迫切需要找到乙個適合自身實際需求的內容管理解決方案,以便隨時隨地獲得所需的資訊。企業在文件處理方面面臨的最大挑戰是如何有效地進行資訊管理,以保障業務流程的順暢。

響應速度要快

過去,企業可能會選擇乙個專門的文件捕獲解決方案,比如乙個批量化的文件捕獲解決方案、乙個表單處理解決方案、乙個業務流程管理系統或是乙個企業內容管理系統,以滿足業務的需要。但是現在,在亞太地區,越來越多的組織機構希望尋求一套端到端的內容管理解決方案,以滿足整個業務流程的需要。

隨著業務流程運轉的速度越來越快,企業需要更好地管理與業務運轉密切相關的各種資訊。借助網際網路、手機、掌上電腦以及其他數字技術,使用者可以持續不斷地訪問各種資訊。

與十年前相比,資訊的捕獲、使用和儲存的速度提高了數倍。今天的使用者對系統響應時間的要求變得更為苛刻。

隨著交易從紙張到電子化的轉變,人們對紙質檔案處理的期望值隨之提高。舉例來說,花費幾個星期的時間來處理文件是客戶無法接受的。客戶希望只用一天時間就能完成全部的文件處理工作。

一些先進技術的運用可以加快關鍵資料的檢索速度,使得使用者的請求在短短數秒內就能得到響應。目前一項非常流行的技術是企業級快閃儲存器驅動器技術,它有效地提高了應用軟體的效能。企業級快閃儲存器驅動器使用快閃儲存器來儲存資料,可以提供比傳統的硬碟驅動器更快的響應速度。

企業級快閃儲存器驅動器正逐漸成為高交易頻率環境下業務處理系統所需的一項關鍵技術。

文件數位化是第一步

以前,文件捕獲都是依靠具有掃瞄功能的裝置來完成的,並且需要相關人員進行操作。為了提高效率,企業正通過數位化和其他捕獲技術來實現文件的捕獲,並將文件捕獲整合到內容管理的整個工作流程中。