會展接待方案
一、 時間、地點
時間：20 年2月20日（週日）16：00
地點：北京中心
二、 參會人員名單
**** 北京
**** 北京
**** 北京市
**** 北京
**** 北京市
三、 會議日程
四、 會議、接待流程
1. 文字材料準備：
a) 匯報材料準備：
i. 工作報告（）
ii. 中心報告（）
b) 報告製作、審核及提前上交
i. 根據會議需求確定檔案內容（）
ii. 審核會議材料（）
iii. 會議開始前，將終稿報告交給辦公室負責**的同事，放入螢幕**電腦，保證**正常（）
2. 領導邀請
a) 科委領導邀請：委辦溝通確認參會人員名單後邀請
b) 其他委辦局領導：委辦擬函確認人員名單後邀請
3. 會場布置
a) 背板設定：
i. 確認會議是否需要背板，根據會議要求聯絡背板製作
ii. 本次活動用g20背景牆設定背板
b) 桌椅擺放：（詳見
六、座位擺放圖）
i. 確定參會領導人數，根據主席台就坐情況，制定擺放方式（課桌式、u型桌等）（）
ii. 桌椅擺放、桌圍放置（）
iii. 擺放桌椅過程中還需落實如下專案：講台、綠植、背板等專案（）
c) 桌面布置：
i. 請放置如下物品：桌簽、鉛筆、中心稿紙、茶杯/礦泉水（）
d) 音響裝置：
i. 佈線：根據所有會場設定及人員情況，分配佈線方案—（）
ii. 除錯：（）
1. 會議接到通知後，除錯所有裝置是否有損毀，如有損毀及時更換
2. 會議開始前2-3小時，確定會場內所有音響裝置完好，電源充足，可以使用；如有問題採取備用方案
3. 備用方案：除錯中，要確定1-2個移動話筒，並除錯可使用，用於臨時發言人或應急使用
4. 會中操持：
a) 嘉賓行車指引：
i. 確定嘉賓名單，根據人員情況傳送當日停車證（郵件/郵寄）（）
ii. 如有重要領導，需要在重要路口位置及門口進行引領工作，並製作相關水牌或指示牌（）；引領指示牌製作（）；
iii. 嘉賓至會場門口，如需要中心領導接待，提前需要西門接應同事告知位置，及時聯絡領導迎接（）
b) 嘉賓歡迎：
i. 院內公升國旗（）
ii. 在前台接待處需要配合歡迎詞 （）
具體內容請參考：歡迎文字內容可為：「歡迎****視察中心」、「歡迎****蒞臨中心」、「歡迎蒞臨中心」、「歡迎****蒞臨中心」）
c) 嘉賓簽到：
i. 本次不設簽到臺，中心領導在門廳等候嘉賓到場，並引領至嘉賓休息室（國際合作會議室）（）
ii. 嘉賓簽到室請布置如下物品：茶杯、熱水壺、水果等 （）
d) 會議開始：
i. 召集中心員工落座（）
ii. 請嘉賓休息室嘉賓落座（）
iii. 請市長落座（）
iv. 會議期間茶水補水（）
e) 會議ppt**
i. 確保led螢幕工作正常（）
ii. 會議開始前**過場ppt（）
iii. 提前收集ppt放入**電腦中，並除錯電腦**正常
（）iv. 報告期間ppt**（）
f) 會議期間音響、麥克
i. 配備一名音響除錯人員（）
ii. 在參會人員發言期間或應急情況發生時，需要配備一名傳遞話筒人員（）
iii. 負責會議期間調節演講位置麥克高度（）
g) 會議期間錄音、速記
i. 錄音筆：提前放置，位置在音響附近即可（）
ii. 音響裝置自帶錄音，除錯是否可用（）
iii. 速記：本次會議不單請速記，採用錄音聽寫速記（）
h) 會議期間攝影、攝像：
i. 人員需於兩小時前抵達會場布置裝置，提前確定到場情況（）
ii. 攝像需固定位置/流動攝像，將整體攝像思路進行提前溝通（）
iii. 會議期間攝影需提前溝通要求，明確希望要的**內容及效果（）
i) ****寄語
i. 內容確定：「促成長、共跨越」——文字內容落實人：設施確定：簽字筆，簽到薄（）
ii. 引領簽字並題字（）
j) 合影-地點：中心正門前台階
a) 位置安排（詳見
七、照相位置圖）（）
b) 攝影師安排：與會議攝影公用；但是要求多帶裝置，補光和照明裝置都需要備齊（）
c) 座位擺放安排：提前將領導照相座位安排在休息室，並貼好桌簽；正門需全面四扇門全開（）
d) 會議結束後，應立刻召集大家在門前等候照相，並留出領導出門位置（）
5. 晚餐安排
形式：桌餐
a) 預定、點菜、酒水（）
b) 辦公室2人提前到餐廳（）
c) 一輛車先期引導，保證路面暢通（）
d) 與領導合影完畢後，請市領導、科委領導、經信委領導乘坐考斯特就餐（）
e) 中心人員請乘坐292車，至樓蘭酒店（）
f) 292引領考斯特車至南門（或經由中軸路）停車位處；
g) 領導下車，步行至酒店；——酒店門口接待引領領導入包間負責人（）
h) 其他就餐人員，自駕車跟隨130車統一至南門停車場，步行至酒店；——司機：；配合引其他就餐人員負責人（）
i) 座位示意圖（見
八、晚餐座位圖）（）
j) 座位排序：三桌，a為主桌，bc為副桌，人員名單見（六、晚餐排序）；桌簽列印及擺放
k) 晚餐期間照相：確定是否需要晚餐照相，適當保留有價值**()
l) 隨從人員就餐：領導司機在大廳中就餐，並同時完成司機費結算過程（司機費用申請請提前至周五完成）()
6. 會後
a) 撤場：照相後，全體男同事留下，整理會場（）
b) 總結：戰略研究部於周一中午前完成動態並報送
五、 行車路線圖
1、 入中心行車路線
六、 會議座位圖
七、 照相站位圖（從左至右）
五排(13)：
四排(12)：
三排(12)：
二排(13)：
一排：八、 晚餐座位圖
時間：17:30-19:30
地點：****酒店萬紫千紅房間
（順時針排序）
abc 九、 接待要求
1 、員工
①衣著整潔，儀表大方，正式員工需佩戴工作證。
②會議開始後關閉隨身攜帶的有聲裝置，如手機等（或震動狀態）。
③講者發言結束時，鼓掌致意。
2、辦公環境要求
①個人辦工作桌及地方要整潔不凌亂。
②各部門會議室物品擺放整齊。
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