酒店採購工作流程及規制度

酒店物資採購工作流程

1、為搞好酒店的採購工作，保證優質廉價的**，確保經濟指標的完成，以及防止一些不良傾向的發生，特制定本制度。

2、財務部是酒店採購工作的專業部門，酒店所需物品原則上均由其統一購買，其他部門有參與監督、支援配合權，未經同意不得擅自採購。

3、所有採購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。

4、相關人員在採購、收貨的過程中，必須遵守商業道德，努力提高業務水平，適應市場經濟的發展要求；講究文明禮貌，遵紀守法；以酒店利益為主，相互監督，相互配合，共同把關。

一、採購專案的申請

1.部門根據營業情況需要在部門、庫房沒有該專案或該專案不足的情況下可以申購；庫房在庫存定額不足的情況下要根據物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該專案庫存量及消耗量。

2. 庫房儲備以外的專案由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。

二、採購專案的審批、擇商、確認、**與購買

1.經確認實屬必要購買專案，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經部門負責人、庫管員、分管領導簽字，經總經理審批後交採購統一辦理。

2.酒店所需商品由財務部負責安排採購；

3.採購員應按照申購專案進行採購，如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤後，應按照要求盡快安排採購。

如該項物資由長期**商**，可直接聯絡**商**。如果沒有長期**商應尋找至少三家**商進行業務洽談，經過對比、篩選，並報有關人員同意後進行採購。對於零星專案的採購可安排採購員在市場上直接採購，但要做好採購監督工作。

4.**商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得佔為私有。

5.對有特殊要求的或需要加工定做的採購專案，申購部門需要作詳細的說明或提供樣品，**商**時必須提供樣品或有關資料，經部門負責人及有關人員同意後方可辦理採購。

6.財務部對內要主動與部門保持密切聯絡，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準和使用情況；對外經常做好市場調查研究，掌握市場資訊；積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品；積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。

7.所有採購專案擇商、**必須由財務部在充分準備、掌握市場**的條件下擇優確定；使用部門有權了解所需物品的**和提出質疑。財務部在擇商**中必須認真研究對待；使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合，對所掌握的**商情況及購物意向要主動通報財務部，由其選定質優價廉服務好的**商。

8.確屬疑難採購專案，財務部應及時與使用部門進行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同採購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。

9.所有採購專案依據有效申購單由財務部安排採購員統一購買，其他部門一般不得自行購買。

10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。

三、採購專案的驗收

1.無論是**商還是採購購回的物品必須首先於庫房聯絡，由庫房根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

2.對於不符合採購申請表的採購，庫房人員有權拒收。**商或採購人員辦理入庫驗收手續後，庫管員應開立入庫單，並將入庫單客戶聯交採購員或**商辦理結算。

3.庫房在驗貨過程中對專案質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或**商辦理退貨。

5.購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。

四、採購專案的結算

1.採購人員零星的採購可以直接支付現金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉賬結算；必須辦理現金結算的須經總經理同意。

2.**商結算的2000元以下可以辦理現金結算，超過2000元的必須辦理轉賬結算。

3.辦理結算時，必須按照報賬程式填好報銷單，經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批後方可交出納辦理結算

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