國際會議的財務結算步驟注意事項
工作步驟
第一步：計算會議的收入。
收入主要包括註冊費、展台費、贊助費、住房佣金、旅遊費等。
第二步：會議結束後要抓緊時間對賬並付款。
1. 盡快開始付款，對賬是付款的基礎。
2. 首先要支付會議場館內的各項費用，通常這是國際會議的最大支出。
3. 其次是向會議場館之外的會議服務機構付款。
4. 最後是向pco支付會議服務費。
第三步：向國外機構付款
1. 需要國外機構給會議組織者提供乙個付款憑證。
2. 憑此付款憑證向國家有關部門提出付款申請。
3. 經批准後通過銀行辦理具體付款手續。
第四步：編制財務總結報告。
1. 通常在會議結束後需要2～3個月的時間才能編制完成會議的全部收入和支出。
2. 根據財務部門提供的各種資料，會議組織者開始編制財務總結報告。
3. 財務總結報告要提交給組織委員會進行審查通過。如果會議出現虧損，會議組織者就要再次集資籌款彌補虧損，如果會議出現盈餘就要按協議分配。
第五步：會議餘款的分配。
1. 如果是國際組織的會議，首先要按申辦時承諾的上交比例支付給國際組織。
2. 如果會議有盈餘，會議的幾個主辦單位就要按會前簽訂的協議進行分配。
3. 由於是會議的結餘款，各個主辦單位要按當地的稅務政策上繳所得稅。
特別提示
在國際會議的所有收入中只有企業贊助費是會議結束後還經常不能如期到位的收入。
會期雖然通常只有短短的幾天，但會議組織方就要將會議收入的一半以上支付給會議場館提供方。
向國外機構支付外匯必須嚴格按國家有關部門的規定****手續。
1、國際會議的收入
國際會議一旦結束，會議組織者就要協助財務人員認真計算國際會議的各項收入。
1) 註冊費
註冊費是國際會議最主要的收入，雖然財務人員在會前幾個月就開始對註冊費的收入進行反覆核算，但是由於國際會議的收費特點，註冊費的收入在會前還不能完全落實。有時即使到了會議快結束時，會議組織者仍沒有收到有些採用銀行轉賬或以匯票托收方式交納的註冊費。這時就不得不讓這些會議代表現場再交納一次費用。
當會議結束，會議組織方收到這些遲來的註冊費時，應及時將註冊費退還給會議代表。計算註冊費收入是很細緻和複雜的工作，大型國際會議經常需要1～2個月的時間才能最後完成。
企業贊助費
企業贊助費是國際會議的第二項主要收入，通常贊助企業都會按合同付款。但是由於西方國家會計制度和我國的情況有很大的差別，一些跨國公司的贊助款遲遲不能到位，有時甚至會議結束後半年多的時間會議組織者還收不到贊助款，使得會議不能如期完成結算工作。在這種情況下會議組織者必須安排專門人員不停地「催款」，使贊助款盡早到位。
2) 旅遊費用
許多國際會議對會議代表參加旅遊給出乙個很寬鬆的條件，允許他們可以隨時報名參加某條旅遊路線，也允許他們隨時更換旅遊路線，當然也允許他們取消預訂的旅遊路線。如果會議代表取消預訂，還要按退款政策返還部分旅遊費用。會議代表在現場支付旅遊費用時，可以採用多種方式付款，如信用卡、旅行支票、美元和人民幣現金。
可見，結算旅遊費用也不是一項簡單的工作。
3) 住房佣金
計算住房的佣金也要根據不同的飯店和房型逐間計算。可能出現的問題是會議組織者計算的金額與飯店給出的金額相差甚遠。如果出現這種情況，雙方就需要花大量時間反覆核對。
4) 其他收入
國際會議還有許多其他收入。例如，不交註冊費的陪同人員要參加會議的宴會等活動，就需要現場付費。再如，有些在會議現場**的會議**集、紀念品等也需要現場付費。
這些費用的金額雖然不多，但也要一筆一筆計算清楚。
2、國際會議的支出
國際會議通常是在會議結束後才開始支付各項費用。國際會議的各項活動在會前都會與服務機構簽訂嚴格的合同，付款金額和付款方式都是其中重要的內容。正常情況下付款將會是很簡單的事情，但是如果在有些活動中，由於會議服務方在現場提供服務時出現了問題，從而使會議組織者與會議服務提供者在付款問題上產生分歧，付款的時間就會被拖延。
1) 裝置租用費
會議組織者是否能如期支付給裝置公司裝置使用費主要依據會議期間裝置公司服務人員的服務工作和裝置的質量。有些裝置公司為會議提供的裝置陳舊老化，在使用時經常出現如計算機宕機等故障，嚴重干擾了會議的正常交流活動。還有的裝置公司提供的裝置型號陳舊，如膝上型電腦配置較低，運算速度慢，沒有足夠的記憶體，會議代表使用三維動畫軟體製作的報告不能**。
會議組織者可以向這樣的裝置公司提出索賠。
2) 餐飲費
在任何乙個國際會議中，餐飲費都是很大的支出。餐飲費包括招待會、宴會、工作午餐和茶歇時的各種費用。由於餐飲費的標準和人數都是在餐飲活動前雙方協商的，因此通常付款時不會出現什麼問題。
但是如果某項餐飲活動在執行的過程**現了問題，甚至出現爭議就不能按正常情況付款，如亞洲預防口腔大會的宴會，由於30%的會議代表在宴會後產生了腹瀉和嘔吐的現象。出現這種情況後，會議組織者就會要求提供餐飲的服務方承擔一定的經濟損失，而不能按原來的**付費。
3) 工作人員補助
國際會議大多數工作人員都是兼職人員，因此不管會議是盈利還是虧損，會議組織者都要給這些工作人員一些勞務補助。在組織大型國際會議時，由於工作人員有時多達幾百人，總的勞務補助的金額也是非常可觀的。會議組織者要盡早和財務部門協商，按照我國**對國際會議財務制度的要求，制定勞務費的發放標準，編制勞務費發放表，並要為每位工作人員代繳個人所得稅。
4) 向國外機構付款
如果國際會議的某些活動是委託國外機構完成的，會議結束後就要向這些機構支付費用，如**集的編輯印刷等。由於我國是外匯管制國家，向國外機構支付外匯要經過嚴格的審核。通常，首先需要這些機構向會議組織者提供乙份付款憑證，憑證上面要寫明機構的名稱、付款的專案和金額。
財務人員要給當地的有關**主管部門提交申請報告和這份付款憑證，經審核批准後才能通過銀行辦理匯款手續。
3、退款
會議代表在參加國際會議時交納了各項費用。有些代表會因為各種各樣的原因不能如期前來參加會議，會後就要按會議退款政策向代表退款。每個國際會議都會制定退款政策，並設定截止日期，如果會議代表在這個日期之前通知取消參會的，會議組織者就要將大部分費用退還給會議代表。
因此，等到會議結束時會議的財務人員要盡快辦理退款手續，因為它關係到國際會議的信譽問題。按我國有關部門的規定，會議代表是用信用卡向會議付費的，退款時還必須通過信用卡公司退款。代表採用其他方式付款的統一採用匯票的方法向代表退款。
有些會議代表是在退款截止日期過後才通知會議組織者取消他們的參會，按退款政策將不再給這部分代表退款。但是會議組織者應在會後將會議的主要檔案如會議**集和日程手冊寄給這些會議代表，當他們意外收到會議的這些資料時，會對會議組織者表示衷心的感謝，也提高了該國際會議的聲譽。
4、國際會議的財務結算報告
會議組織者應該提早著手準備國際會議的財務結算報告，但是只有等到會議的全部收入到位和全部費用支付後，財務報告才能真正完成。財務報告包括會議收入、會議支出和財務總結三個部分。
1) 會議收入
註冊費收入是會議的主要收入，要求列出每值會議代表的姓名、國籍和他們所交納的註冊費金額。展覽收入要求列出每家參展公司的名稱、展台型別和交納的展台費。贊助費要列出贊助公司的名稱和贊助金額，還要附上贊助合同。
住房佣金要列出國際會議和所有使用飯店簽訂的合同、飯店財務部門出具的佣金返還證明等內容。
2) 會議支出
目前在我國舉辦的國際會議多數都是由幾個單位共同組織的，因此支出也是由這些單位的財務部門提供的資料組成的。會議財務報告中要將來自各個不同機構的財務資料按餐飲費、印刷費、交通費和會場租金等合併成幾個大項，最終編製成乙個總的會議支出。有的國際會議雖然籌備長達數年的時間，但在籌備初期支出專案並不是很多，因此在會議支出部分除了會議舉辦當年的支出按規定專案列示外，其他則按年度的支出進行歸納，採用這種方法製作的財務報告顯得更加清晰明確。
3) 會議總結
會議財務結算報告的最後一部分是根據會議的收入和支出，計算出本屆會議最終的財務狀況是盈餘還是虧損。通常，國際會議不會出現虧損，但是如果由於不可抗拒的原因致使會議出現了虧損，會議組織者就要尋求新的財務資助，最終也要使會議做到收支平衡。當國際會議出現盈餘的時候，會議的幾個主辦單位將會按照會前達成的協議按比例分成。
如果是國際組織的國際會議，還要將部分餘款上交給國際組織。財務結算報告完成後要提供給會議的主席、組織委員會審核批准。受**部門資助的國際會議，還要將會議的財務報告提交給這些資助部門。
財務結算報告是會議的重要檔案，要妥善保管。
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