第一部分會展預備階段的文案
第一節會展預備階段的文案簡介
一、 會展預備階段的文案的概念:
會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、 收集資訊、 進行展覽專案立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文字文案。
二、 會展預備階段的文案種類:
一般來說, 會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、 展會專案立項可行性研究報告、 參展說明書、 展會招展方案、 展會招展函、 招展進度計畫、 觀眾邀請函、 參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計畫、廣告文案等。 第二節會展預備階段的文案寫作
一、《展會立項策劃書》的寫作
(一《展會立項策劃書》的概念:
所謂展會立項策劃, 就是根據掌握的各種資訊, 對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃, 設計出展覽會的基本框架, 提出計畫舉辦的展覽會的初步規劃內容, 主要包括:展會名稱和地點、辦展機構、展品範圍、辦展時間、展會規模、 展會定位、 招展計畫、 宣傳推廣和招商計畫、 展會進度計畫. 現場管理計畫、 相關活動計畫等。
《展會立項策劃書》 是為策劃舉辦乙個新展會而提出的一套辦展規劃、 策略和方法,它是對以上各項內容的歸納和總結。
(二展會立項策劃書的內容結構:
一般地,《展會立項策劃書》主要包括以下內容:
1、 辦展市場環境分析:包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析, 對國家有關法律、 政策的分析, 對相關展會的情況的分析, 對展會舉辦地市場的分析等。
2、 提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、 辦展機構的組成、 展品範圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、 展會**及初步預算方案。
4、 展會工作人員分工計畫。
5、 展會招展計畫
6、 展會招商計畫。
7、 展會宣傳推廣計畫。
8、 展會籌備進度計畫。
9、 展會服務商安排計畫。
10、 展會開幕和現場管理計畫。
11、 展會期間舉辦的相關活動計畫。
12、 展會結算計畫。
(三展會立項策劃書的寫作要求:
1. 展會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容:基本部分、 限定部分和行業標識。 如 「第 93屆中國出口商品交易會」,如果按上述三個內容對號入座,則基本部分是「交易會」, 限定部分是「中國」和「第 93屆」, 行業標識是「出口商品」。
下面分別對這三個內容作一些說明:
·基本部分:用來表明展覽會的性質和特徵,常用詞有:展覽會、博覽會、
展銷會、交易會和「節」等。
· 限定部分:用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
展會舉辦時間的表示辦法有三種:一是用「屆」來表示。 二是用「年」來表示, 三是用「季」來表示。
如第三屆大連國際服裝節、 2023年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。 在這三種表達辦法裡, 用「屆」來去示最常見, 它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用「年」來表示。
展會舉辦的地點在展會的名稱裡也要有所體現, 如第三屆大連國際服裝節中的 「大連」。
展會名稱裡體現展會性質的詞主要有「國際」、 「世界」、 「全國」、 「地區」 等。如第三屆大連國際服裝節中的「國際」表明本展會是乙個國際展。
· 行業標識:用來表明展覽題材和展品範圍。如第三屆大連國際服裝節中的 「服裝」表明本展會是服裝產業的展會。 行業標識通常是乙個產業的名稱, 或者是乙個產業中的某乙個產品大類。
2、展會地點
策劃選擇展會的舉辦地點,包括兩個方面的內容:一是展會在什麼地方舉辦, 二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什麼地方舉辦, 就是要確定展會在哪個國家、 哪個省或者是哪個城市裡舉辦。
策劃選擇展會在哪個展館舉辦, 就是要選擇展會舉辦的具體地點。 具體選擇在哪個展館舉辦展會, 要結合展會的展覽題材和展會定位而定。 另外, 在具體選擇展館時, 還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、 展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
3、辦展機構
辦展機構是指負責展會的組織、 策劃、 招展和招商等事宜的有關單位。 辦展機構可以是企業、行業協會、**部門和新聞**等。
根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用, 乙個展覽會的辦展機構一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支援單位等。
主辦單位:擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。 主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
承辦單位:直接負責展會的策劃、 組織、 操作與管理, 並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
協辦單位:協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、 組織、 操作與管理, 部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支援單位:對展會主辦或承辦單位的展會策劃、 組織、操作與管理, 或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支援作用的辦展單位。
4、辦展時間
辦展時間是指展會計畫在什麼時候舉辦。 辦展時間有三個方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。 二是指展會的籌展和撤展日期。 三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有乙個統一的標準, 要視不同的展會具體而定。 有些展會的展覽時間可以很長, 如「世博會」的展期長達幾個月甚至半年; 但對於佔展會絕大多數的專業**展來說,展期一般是 3-5天為宜。
5、展品範圍
展會的展品範圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確
定。根據展會的定位, 展品範圍可以包括乙個或者是幾個產業, 或者是乙個產業中的乙個或幾個產品大類, 例如, 「博覽會」和「交易會」的展品範圍就很廣, 如 「廣交會」的展品範圍就超過 10萬種,幾乎是無所不包;而德國「法蘭克福國際汽車展覽會」的展品範圍涉及到的產業就很少,就只有汽車產業乙個。 6、辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次, 或者是不定期舉行。 從目前展覽業的實際情況看,一年舉辦一次的展會最多,約佔全部展會數量的 80%, 一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少, 不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。 我們知道, 幾乎每個產業的產品都有乙個生命週期,產品的生命週期對展會的辦展頻率有重大影響。 產品的投入期和成長期是企業參屜的**時期, 展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
7、 展會規模
展會規模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少, 二是參展單位的數量是多少, 三是參觀展會的觀眾有多少。 在策劃舉辦乙個展會時, 對這三個方面都要作出**和規劃。
在規劃展會規模時, 要充分考慮產業的特徵。 展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。
8、展會定位
通俗地講,展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會「是什麼」和 「有什麼」, 具體地說, 展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況, 通過建立和發展展會的差異化競爭優勢, 使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成乙個鮮明而獨特的印象的過程。
展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。 9.展會**和展會初步預算
展會**就是為展會的展位出租制定乙個合適的**。 展會展位的**往往包括室內展場的**和室外展場的**, 室內展場的**又分為空地**和標準層位的**。
在制定展會的**時, 一般遵循「優地優價」的原則, 即那些便於展示和觀眾流量大的展位的**往往要高一些。 展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
在策劃舉辦展會時, 要根據市場情況給展會確定乙個合適的**, 這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計畫
人員分工計畫、 招展計畫、 招商和宣傳推廣計畫是展會的具體實施計畫, 這四個計畫在具體實施時會互相影響。
人員分工計畫是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
招展計畫主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計畫主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計畫則是為建立展會品牌和樹立展會形象, 並同時為展會的招展和招商服務的。
11、展會進度計畫、現場管理計畫和相關活動計畫
展會進度計畫是在時間上對展會的招展、 招商、 宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中,到什麼階段就應該完成哪些工作, 直到展會成功舉辦。 展會進度計畫安排得好, 展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。
現場管理計畫是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計畫安排, 它一般包括展會開幕計畫、 展會展場管理計畫、 觀眾登記計畫和撤展計畫等。 現場管理計畫安排得好,展會現場將井然有序,展會秩序良好。
展會相關活動計畫是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計畫安排。 與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、 研討會和各種表演等, 它們是展會的有益補充。
二、《展會專案立項可行性研究報告》的寫作
(一《展會專案立項可行性研究報告》的概念
完成了 《展會立項策劃書》 , 並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。 專案立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了乙個初步的意見, 制定了一套初步的方案, 至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行, 還需要對該展會專案及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素,才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。
《展會專案立項可行性研究報告》 就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。 展會立項可行性分析是展會專案立項策劃的繼續。 展會專案立項策劃主要是在掌握各種資訊的基礎上,初步提出計畫舉辦的展會「是什麼樣的」; 展會立項可行性分析則是在仔細研究各種資訊的基礎上, 深入分析舉辦展會立項策劃提出的「那樣的展會」是否可行, 為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
如果展會立項策劃通過可行性分析, 證明計畫舉辦展會的市場條件具備, 專案具有生命力, 各種執行方案策劃合理, 專案在經濟上可行, 風險較小且有一定的社會效益,就可以通過該展會立項策劃,決策舉辦該展會了。
展會策劃書寫作
第一部分會展預備階段的文案 第一節會展預備階段的文案簡介 一 會展預備階段的文案的概念 會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材 收集資訊 進行展覽專案立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文字文案。二 會展預備階段的文案種類 一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書 展會...
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