重點建設專案工程聲像檔案的前端控制

重點建設專案工程

聲像檔案的前端控制

口江偉琴

【摘要】重點建設專案工程聲像檔案是城市建設和發展的歷史記錄，也是專案投產後執行、維修、管理、改擴建和技

改等工作的重要依據，必須要高度重視重點建設專案工程聲像檔案的重要作用。文章分析了當前重點建設專案工程檔案管理的現狀，**了重點建設專案工程聲像檔案管理遇到的問題與挑戰，提出了加強重點建設項

目工程聲像檔案前端控制的對策措施。

【關鍵詞】重點建設專案工程聲像檔案前端控制

重點建設專案檔案工作是一項基台了～系列關於重點建設專案工程檔

礎性、保障性和管理性的工作，它是案管理的相關法規，各地以重點建設

專案建設的重要組成部分，也是專案專案檔案登記為基礎，以檔案專項驗

竣工驗收不可缺少的重要條件。聲像收、執法檢查、檔案目標管理認定等檔案利用**、影象等手段，可以真為手段。加強了對重點建設專案檔案實再現專案工程建設歷史，是重點建工作的全程監管和服務，重點建設項設專案工程檔案的重要內容。

做好重目檔案工作正朝著制度化、規範化、點建設專案工程聲像檔案工作，確保現代化方向邁進。檔案工作在重點建

專案工程檔案的系統性、準確性和可設專案建設中發揮了越來越重要的作重現性，對於加強專案工程管理與維用。護，提高重大建設專案建設和社會發

（一）重點建設專案檔案工作環

展的規劃決策水平，具有十分重要的境不斷優化

現實意義。

各級**和有關部門按照重點建設專案工程檔案管理相關規定，積極

當前重點建設專案工程

檔案管理現狀一、

推進重點建設專案依法治檔，切實加強對重點建設專案檔案工作的領導，

近年來，國家和省加大了對重點將檔案管理列入重點建設專案考核辦建設專案工程檔案管理工作，制定出法中，強化對重點建設專案檔案管理

２０１０年第４期建穗２９

的目標責任制考核，將檔案工作納入作納入到專案的全程管理和質量管院建設專案、市財稅大樓建設工程、

重點建設的整體安排中統籌考慮，有理，做到檔案工作與工程建設同步進麗水中學遷建工程專案等等。可以看

部署、有檢查、有考核，有力地推動行。同時，採取各種有效措施，確保出大部分單位的重點建設專案工程聲

了重點建設專案檔案工作的開展。

專案檔案的完整、準確和規範。

像檔案沒有採取集中統一管理，缺乏必要的管理制度，有的單位雖有管理

（二）重點建設專案的檔案監管機制不斷健全

二、重點建設專案工程聲像檔制度，但落實不夠嚴格，缺乏有效的

各級檔案工作者依法履行監管職

能，採取制定規範、業務培訓、現場

指導、執法檢查等多種形式。加強對重點建設專案檔案工作的監督指導和服務。在重點建設專案檔案管理工作中發揮了主導作用。各地行業主管部

門大力支援檔案行政管理部門開展工作，並會同人大和有關主管部門聯合開展經常性的檔案執法檢查活動，相互密切配合、齊抓共管，共同推動了重點建設專案檔案工作走上制度化、

規範化的軌道。另一方面，高度重視發展檔案中介服務，積極為重點建設專案單位提供整理檔案、業務諮詢、評估等服務，在重點建設專案檔案管理工作中發揮了積極作用。同時，重

點建設專案檔案工作積極為專案建設、管理、審計等工作提供基礎保障，為人民群眾解決實際問題提供優質有效的服務，取得了較好的社會效益和經濟效益。

（三）重點建設專案檔案管理水平不斷提公升

重點建設專案監管和服務力度不斷加大，重點建設專案檔案管理水平有進一步提公升。在建的重點建設專案單位都明確了分管領導，建立檔案工作機構，落實專兼職檔案工作人員，為檔案管理提供較好的基礎設施保障。將檔案管理納入工程質量領導責任制、專案法人責任制、招投標制、

工程監理合同制和施工合同。從源頭上加強專案檔案管理。將檔案管理工３ｏ鍛照檔菇２０１０年第４期

案工作存在主要矛盾與問題

聲像檔案是指國家機構、社會組

織以及個人從事政治、軍事、經濟、

科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有儲存價值的**（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄影帶等不同材料為載體，以聲像為主，並輔以文字說明的歷史記錄，是全宗檔案的重要組成部分。抓好重點建設專案工程檔案工作，就必須要高度重視聲像檔案工作，準確把握和應對當前重點建設專案工程聲像檔案工作面臨的問題與挑戰。

（一）聲像檔案管理制度不健全筆者在調查中發現，只有少數的單位制定了相應的聲像檔案管理制度，而大部分的單位基本上處於無章可循的自由形成、自由處理狀態。有的單位採取的是檔案室集中統一管

理，隨時形成隨時移交，這樣的單位

數量很少；還有部分單位是各科室一年一次移交檔案室；剩下的單位聲像檔案大多由科室分散保管或個人儲存。有的城建聲像檔案不能及時歸檔，以筆者所在地為例，如麗水市行政中心遷建工程專案、處州公園建設專案、紫金大橋建設專案等，到檔案移交時，面對一堆**，沒有人能說清來龍去脈。**說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理工作停滯．也給日後查詢利用帶來麻煩。

有的城建聲像檔案甚至沒有，如麗水學保障機制和措施。

（二）聲像檔案資料殘缺不全

由於工作人員肩負任務較多，沒

有過多的精力去抓好聲像的拍錄。有的領導沒有把拍攝工作納入整體計

劃，致使聲像檔案的蒐集流於形式。

有的對城市原貌的拍攝範圍把握不准，對什麼位置、多大規模設施需要拍攝儲存，缺乏清楚的認識。有的由

於拍攝人員技術水平不高、責任心不

強或者由於計畫性不周，對情況了解

掌握不透。喪失拍攝良機。加之徵集

措施不得力，渠道不暢，造成城建聲像檔案嚴重流失。有的單位和個人本

位主義思想嚴重，對聲像檔案任意處置，致使**、底片損傷嚴重或丟

失，導致聲像檔案資料殘缺不全，如緊電大廈建設專案最後只移交了兩張**。（三）收集渠道不暢

重點建設專案工程聲像拍攝多為

業務部門，隨機性強，城建檔案部門對拍攝時間、內容及**、錄影數量

不好掌握，收集上難以控制。在收集上，收集渠道總體上來說不十分順暢。由於多年來沿襲下來的聲像檔案分散儲存，難以及時完整歸檔統一管

理，致使基層檔案室聲像檔案不齊

全，城建檔案館的聲像檔案缺乏來

源。另外目前由於聲像檔案載體材料

成本較高，不宜控制，或者有些單位

高薪聘請專家拍攝，許多城建聲像檔

案形成部門，出於使用便利，不願將

其無償交給城建檔案部門管理，造成增強做好重點建設專案工程聲像檔案歸檔流程模板，使專案聲像檔案及聲像材料收集困難，如市政類工程建案前端控制的自覺性和責任感。

時、準確地流向檔案部門；在專案建

設、公用設施類建設專案聲像檔案幾

乎沒有移交。

（二）創新觀念，超前介入重點設過程中，城建檔案部門要會同有關

建設專案工程聲像檔案前期控制從重部門對專案聲像檔案進行跟蹤管理，點建設專案籌備初期開始，建設單位保證專案聲像檔案的編制質量。超前

介入，前端控制，將專案聲像檔案的

三加強重點建設專案工程就確定相關檔案人員

聲像檔案前端控制對策

做好重點建設專案工程聲像檔案工作，很重要的一點就是要加強重點建設專案工程聲像檔案前端控制，通過提前謀劃、超前準備，把聲像檔案前期工作做紮實，為重點建設專案工程聲像檔案的正規化管理提供可靠保證。

（一）提高認識，增強做好重點建設專案工程聲像檔案前端控制的自

覺性參與重點建設專案有關的單位和個人，應該充分認清形勢，端正思想，樹立現代檔案管理理念，擺正重點建設專案工程聲像檔案收集工作的位置。如果看不到資訊時代的特點，看不到現代化管理所需提供的基本條件，就必然無法擺脫因循守舊的老觀念；就不可能把聲像資料收集工作擺上應有的位置；必然會把資料收集工作看成是一種權宜之計，甚至看成可多可少，可有可無的工作，缺乏工作的積極性和主動性。要充分認識到重點建設專案工程聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不

同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案不可代替的作用，對現實和歷史都具有十分重要的意義。因此，

要抱著對歷史高度負責的態度，站

在全域性利益和長遠利益看待這一問題，並且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的支援，切實參與工程前期準備工作，熟悉相關專業管理環節，統籌專案工程聲像檔案管理工作，規劃專案工程聲像檔案管理模式，制定專案工程聲像檔案管理規章制度及標準規範，構建專案工程聲像檔案資訊系統。為重點建設專案工程聲像檔案

管理的後續工作穩步、有序、順利推進奠定良好的基礎。同時，要進一

步細化措施，制定重點建設專案工程聲像檔案管理規定，明確聲像檔案的接收、分發、審批程式；

構建聲像檔案登記分發系統，提高檔案管理質量和效率；與專案管理同步，及時檢查指導參建單位聲像檔案管理工作，參加專案部有關會

議，及時收集工程資訊，了解掌握施工進度。將聲像檔案管理工作延伸到工程建設的各個方面，從源頭上控制了專案工程聲像檔案的形成與流向，把對檔案完整性、準確性、系統性的控制要求，提前到工程聲像資料收集階段，有效減少聲像檔案在流轉過程中的散失與混亂現象。（三）加強指導，強化重點建設專案工程聲像檔案管理過程控制在重點建設專案建設初期，城建檔案部門就要及時開展聲像檔案

業務培訓工作，提高專案聲像檔案歸檔人員質量意識，強化聲像檔案管理的過程控制；明確專案聲像檔案

歸檔範圍和要求，固化專案聲像檔管理從末端移到前端，將後續工作變

為前置條件，從乙個工作環節擴充套件為貫穿始終的全程控制，使檔案管理與

專案建設同步進行，確保了重點建設專案工程聲像檔案的真實、準確、完

整。（四）強化管理，提高重點建設

專案工程聲像檔案管理質量與效益

要努力探索建立與重點建設專案

工程聲像檔案相適應的重點建設專案

聲像檔案管理制度，強化規範管理，

制定一套嚴格的制度，對產生的城建

聲像資料從收集、歸檔到移交檔案館統一管理，通過簽訂《建設工程檔案責任書》、《檔案移交目錄》、發放《檔案整改通知書》等，防止分散流

失，杜絕拒為己有，使專案工程聲像檔案工作進一步規範。對城建聲像檔

案的保管、查借閱、利用等要作出明確規定，確保有關法規和規章制度落到實處，明確責任，依法管理，做到

有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保重點建設專案工程聲像檔案的歸檔質量。同時，要結合實際，進一步改善重點建設專案工

程聲像檔案保管條件。從長久保管和

利用考慮，城建聲像檔案要求恆濕、恆溫、防磁、防震、防光、防火等。要結合實際，進一步改善條件，充分

發揮重點建設專案工程聲像檔案的綜

合效益。

作者單位：浙江省麗水市城建檔案館

２０１ｏ年第４期建張盞３１

重點建設專案工程聲像檔案的前端控制

水運工程重點建設專案質量鑑定辦法

做好重點建設專案檔案工作的步驟和方法

2023年貴州省重點建設專案名單

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