做好重點建設專案檔案工作的步驟和方法

7、設定必要的檔案保管條件

①設定檔案庫房，具有八防措施；②購置必要裝置，如計算機、影印機、空調等；③統一檔案裝具，如檔案櫃架、捲皮、捲盒等。

8、專案辦檔案人員階段性的檢查、指導

開工之初，專案辦檔案人員要檢查各參建單位在建設過程中形成的檔案材料字跡材料是否符合要求，各種**格式是否符合要求，有關檔案材料蓋章簽字是否規範等等，除紙質檔案外，其它載體的材料也要及時收集歸檔。

9、竣工檔案編制階段

竣工圖是反映工程實際狀況的唯一依據。要注意竣工圖的編制。①竣工圖應準確、清晰、修改到位。

②更改內容要在相關圖紙上和相關部位上修改到位，並註明修改依據。③應逐件加蓋竣工圖章、竣工圖章中的內容應填寫齊全、清楚，不得代簽。④應有竣工圖編制說明，設計變更清冊，變更依據性檔案上應標明被修改的圖號。

10、立卷整理階段

建設專案試生產後，著重立卷歸檔工作。專案辦檔案人員要對參建單位的兼職檔案人員進行業務指導，重點指導組卷、編號、卷內目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。由於參建單位多，最好採取以點帶面的方法進行，以乙個參建單位為樣板，其它參建單位學習觀摩、既省時又省力，效果很好。

11、監理審核階段

監理審核的要點是竣工圖是否符合現場實際，設計變更的內容是否反映到竣工圖中，審核之後要編制竣工圖審核報告。

12、辦理移交手續

包括兩個方面：一是設計、施工、監理等參建單位將整理好的檔案向專案辦移交；二是專案辦向生產使用單位移交，移交手續齊全，有移交清冊和經手人簽名。

13、檔案排架、編目

按分類方案進行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或專題目錄。特別要注意，各種特殊載體的檔案也要編制案卷目錄。

14、自查

上述任務完成後，建設單位要對照重大建設專案驗收辦法和驗收標準進行自查。

15、申請

專案建設單位應向專案檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，並填報《重大建設專案檔案驗收申請表》，申請專案檔案驗收要符合《重大建設專案檔案驗收辦法》中明確提出的4個條件，同時內容要完整、準確。

16、預驗收與整改

這項工作很重要，是保證專案檔案齊全完整和專案檔案驗收順利通過的有力措施。預驗收有兩種方式：一是請組織驗收的單位組織有關專家進行預驗收；二是請當地檔案行政管理部門會同主管機關檔案部門進行預驗收。

預驗收組提出意見後，生產單位或專案辦領導要高度重視，拿出整改方案，由專案辦會同有關參建單位共同整改。

17、驗收

專案檔案驗收一般應在專案竣工驗收3個月之前完成，專案檔案驗收組全體成員參加專案檔案驗收會議，專案建設單位、設計、施工、監理單位的有關人員列席會議。檢查專案檔案採取質詢、現場查驗的方式進行。重點檢查專案前期管理性檔案、隱蔽工程檔案、竣工檔案、質檢檔案、重要的合同、協議等。