採購計畫及審批流程方案
一、目的
規範春天物業公司採購流程,明確採購責任,對採購過程進行管控,確保採購的物資、服務符合公司規定的要求,以保證公司利益。
二、適用範圍
春天物業服務所需要的所有物資(如專案開辦物資、工程保養、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關部門所需物資等的採購活動。
三、職責
1、物業各部門:按照當月資金計畫由部門負責人負責制定採購計
劃申請,並由物資管理員進行物資核對、清點入庫或經濟採購
結算;2、春天物業:物業經理負責協助部門相關人員確定採購分供方、
把控物資**、協助簽訂合同、受理產品及服務質量的投訴等;
3、物業經理:負責審核採購計畫,包括計畫內和計畫外物資採購。
4、分管經理:負責複審採購計畫,包括計畫內和計畫外物資採購
申請。四、採購物資的分類
a類:辦公用品、勞保用品等日常耗材,單價≤300元
b類:保潔日常消耗品,單價≤200元
特殊類:用於公共區域裝置、設施修繕,≤500元
以上費用支出不包含:
(1辦公室水、電、暖費用;
(2交房印刷物料、門牌等;
(3用於公共區域裝置、設施重大修繕,如頂樓防水、上下水管道堵漏、綠化、硬化維修養護等;
五、採購、入庫、報銷流程
1、提出採購申請
由春天物業各部門負責人以《採購申請單》的形式在每月25日提出採購申請,由部門經理、分管經理、總經理簽字審批。
2、物資的採購
物業部將批准後的《採購申請單》提交給負責採購的人員,由其在合格**商處進行採購。嚴格控制在計畫範圍內安排開支。
所採購的物資有質保要求的貴重物資應簽署合同、協議並經評審。
如因特殊情況需追加計畫開支或超計劃開支的應由各物業管理處提出追加預算申請,並詳細說明原因。
採購人員在支付費用及採購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,分別經分管經理、董事長或股東審批後,財務部根據相關合同、協議辦理借款。
2、物資入庫
採購回來的物資由提出採購計畫的物業經理、物資管理員驗收,驗收合格後辦理入庫手續並填寫物資入庫單,留下記錄。
3、物資的管理及出庫
物資入庫後,由指定的物資管理員負責物品的出庫管理,領用物資的部門負責人須填寫《物資出庫領用單》,由物業經理審核簽字後,在交給物資管理員審核無誤後按照申請表填寫的領用清單發放物資,並做好登記,建立物資台賬。
4、銷毀
所有物資二次領用時,都是依照以舊換新的方式進行。已收回的的舊物資,乙個季度銷毀一次,由物業經理審核完畢簽字後銷毀,物資管理員做好銷毀記錄。
7、報銷
經驗收合格無誤的物資採購入庫後,採購人員以《費用報銷單》的形式於每月28日之前,向公司財務部提出報銷申請,並附上經審批完成的物資採購清單、入庫單及相應發票,並由物業經理、分管物業經理審核簽字後生效。
六、採購計畫
a類日常消耗品:
辦公消耗用品:中性筆、中性筆芯、筆記本、a4紙。
保潔消耗用品:小掃把、大掃把、鐵鍬、墩布、簸箕、洗墩布桶、洗潔淨、抹布。
維修耗材:防水膠布、生料帶。
a類消耗週期:
中性筆:每只使用時間三個月。
中性筆芯:每只使用時間乙個月。
筆記本:每本使用時間一年。
a4紙:每袋使用時間乙個月。
小掃把:每把使用時間三個月。
大掃把:每把使用時間三個月。
鐵鍬:每把使用時間一年。
墩布:每把使用時間三個月。
簸箕:每把使用時間三個月。
洗墩布桶:每個使用時間一年。
抹布:每塊使用時間三個月。
洗潔淨:根據清潔任務制定當月消耗量。
防水膠布:根據維修情況制定當月消耗量。
生料帶:根據維修情況制定當月消耗量。
a類物資採購:
採購日常消耗物資,在每個季度末各部門負責人根據庫存量對下一季度消耗品提出採購計畫申請,交由物業經理審核簽字,向公司上報採購單,按照採購審批流程購置所需物資。
b類及特殊類物資採購:
b類及特殊類物資根據當月需求,按照每月採購、入庫、報銷流程購置。
包頭市春天物業服務有限責任公司
二〇一五年十月十七日
領導審批意見:
主題詞:尚書苑專案部、採購計畫審批方案
打字:王海龍校對:王海龍共印:1份
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